Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, giúp xác thực danh tính và đảm bảo tính bảo mật. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi trường hợp người dùng bị mất chữ ký số. Việc xử lý nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp này là vô cùng cần thiết để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
Bài viết này sẽ trình bày 3 trường hợp thường gặp khi mất chữ ký số cùng với hướng dẫn xử lý cụ thể cho từng trường hợp để bạn đọc tham khảo.
1. Chữ ký số và cách hoạt động
Chữ ký số (một dạng của chữ ký điện tử) là phương thức xác thực và bảo mật cho các nội dung, tài liệu điện tử được sử dụng phổ biến trên toàn cầu.
Được tạo nên bằng cơ chế mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai – khóa bí mật, chữ ký số có nhiều ưu điểm vượt trội so với phương thức ký điện tử thông thường như:
- Bảo đảm sự toàn vẹn cho nội dung được ký. Khi đã ký thì không thể thay đổi, chỉnh sửa.
- Khả năng truy vết nguồn gốc của chủ thể chữ ký nhờ vào thông tin chứng thư số đi kèm.
- Ký giao dịch, nội dung từ xa, tiết kiệm thời gian công sức.
- Đảm bảo về tính pháp lý cho nội dung được ký.
Loại chữ ký số phổ biến nhất tại thị trường Việt Nam là chữ ký số Token bao gồm 1 thiết bị phần cứng dạng USB chứa thông tin mã hóa, Ngoài ra, còn có các dạng chữ ký số khác như chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa,… Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng.
2. Các trường hợp mất chữ ký số và cách xử lý
Mất chữ ký số nhưng nhớ mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin Thuế
Trường hợp mất chữ ký số nhưng người dùng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin Thuế điện tử, việc xử lý sẽ bao gồm các bước như sau:
Bước 1. Người dùng liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.
Khi gặp sự cố mất chữ ký số, người dùng cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ thông qua tổng đài chăm sóc khách hàng.
Người dùng cung cấp các thông tin cần thiết cho tổng đài viên, bao gồm mã số thuế và thời gian sử dụng chữ ký số.
Bước 2. Sau khi liên hệ, nhà cung cấp chữ ký số sẽ cấp lại USB Token mới với thời gian sử dụng mới cho người dùng.
Bước 3. Cài đặt lại USB Token và tiếp tục sử dụng chữ ký số trong các giao dịch hoặc văn bản, tài liệu điện tử.
Mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin thuế
Nếu mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập tài khoản Thuế điện tử, người dùng sẽ tiến
hành các bước giải quyết bao gồm:
Bước 1. Lấy lại mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin thuế điện tử.
Để lấy lại mật khẩu, người dùng cần đến chi cục thuế, cung cấp các thông tin cần thiết để xác minh theo quy định và yêu cầu cấp lại mật khẩu đăng nhập.
Trường hợp kê khai thuế qua trung gian, người dùng cần liên hệ để tạm khóa tài khoản và yêu cầu cấp lại mật khẩu mới.
Bước 2. Người dùng thực hiện tương tự như các bước ở trường hợp 1:Liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số, cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu và cài đặt chữ ký số mới được cấp lại.
Hướng dẫn xử lý mất chữ ký số trong trường hợp khác
Trường hợp mất chữ ký số nhưng không thuộc 2 trường hợp kể trên, người dùng có thể thực hiện như sau:
Bước 1. Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cung cấp hồ sơ pháp lý gồm có bản sao giấy phép kinh doanh, căn cước công dân của người đại diện/đứng đầu doanh nghiệp… để xác minh và yêu cầu cấp lại thiết bị ký số USB Token.
Bước 2. Cài đặt chữ ký số mới và sử dụng.
3. Lưu ý trong quá trình sử dụng chữ ký số để không làm mất chữ ký số
Bảo quản USB Token cẩn thận
- Giữ USB Token trong hộp hoặc túi đựng chuyên dụng.
- Không để USB Token tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc môi trường ẩm ướt.
- Tránh va đập mạnh hoặc làm rơi USB Token.
- Không cho người khác sử dụng USB Token của bạn.
Lưu mật khẩu an toàn
- Không chia sẻ mật khẩu với bất kỳ ai.
- Sử dụng mật khẩu mạnh, bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký hiệu đặc biệt.
- Thay đổi mật khẩu thường xuyên.
- Không lưu mật khẩu trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Cài đặt phần mềm bảo mật
- Cài đặt phần mềm diệt virus và phần mềm chống trộm trên máy tính.
- Cập nhật phần mềm thường xuyên.
- Sử dụng tường lửa để bảo vệ máy tính khỏi các truy cập trái phép.
Sao lưu dữ liệu
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu chữ ký số vào ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Lưu trữ bản sao lưu ở nơi an toàn.
Sử dụng dịch vụ chữ ký số uy tín
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp trước khi đăng ký dịch vụ.
- Tham khảo ý kiến của người thân, bạn bè hoặc chuyên gia trước khi lựa chọn dịch vụ.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý:
- Không sử dụng USB Token trên máy tính công cộng.
- Không sử dụng USB Token để truy cập các trang web không an toàn.
- Cẩn thận với các email lừa đảo yêu cầu cung cấp thông tin về chữ ký số.
Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, bạn có thể bảo vệ chữ ký số của mình an toàn và tránh bị mất mát.
