Sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử là những nghiệp vụ doanh nghiệp cần nắm rõ khi quản lý quan hệ lao động trên môi trường số. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Thông tư 08/2026/TT-BNV và Bộ luật Lao động 2019, mỗi nghiệp vụ đều có yêu cầu riêng về căn cứ pháp lý, sự thỏa thuận, thủ tục thực hiện và quản lý dữ liệu. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý hợp đồng, cách quản lý mã ID hợp đồng lao động điện tử và những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý về sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử
Để thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần xác định văn bản điều chỉnh quan hệ lao động và quy định về giao dịch điện tử. Đây là cơ sở để triển khai việc sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử đúng thẩm quyền, bảo đảm quyền lợi của các bên và hạn chế rủi ro khi kiểm tra hồ sơ.
Quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV
Nghị định 337/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 24/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định về hợp đồng lao động điện tử. Văn bản này tạo cơ sở pháp lý cho việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử. Thông tư 08/2026/TT-BNV được ban hành ngày 15/05/2026, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đối chiếu hai văn bản khi triển khai quy trình xử lý hợp đồng điện tử và thực hiện các yêu cầu liên quan đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Các điều khoản liên quan trong Bộ luật Lao động 2019
Bên cạnh quy định riêng về hợp đồng điện tử, Bộ luật Lao động 2019 tiếp tục là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ và điều kiện xử lý hợp đồng. Các điều khoản cần chú ý gồm:
- Điều 30: Các trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động.
- Điều 31: Nhận lại người lao động sau thời gian tạm hoãn.
- Điều 33: Sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.
- Điều 34–36: Các trường hợp chấm dứt hợp đồng và quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
- Điều 48: Trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp cần áp dụng đồng thời các quy định về lao động và giao dịch điện tử. Hình thức điện tử không làm mất đi những điều kiện pháp lý bắt buộc đối với việc sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt quan hệ lao động.
Sửa đổi, bổ sung HĐLĐ điện tử được thực hiện như thế nào?
Khi có thay đổi về tiền lương, chức danh, địa điểm làm việc hoặc thời hạn hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định hình thức điều chỉnh phù hợp. Đối với việc sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, yêu cầu quan trọng là nội dung xử lý phải có căn cứ, được xác nhận hợp lệ và liên kết với hồ sơ hợp đồng ban đầu.
Các hình thức và nội dung sửa đổi hợp đồng lao động
Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, khi một bên yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng, bên đó phải thông báo cho bên còn lại biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần thay đổi. Nếu hai bên thống nhất, việc sửa đổi hợp đồng lao động điện tử có thể thực hiện bằng cách ký phụ lục hợp đồng hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.
Nội dung sửa đổi thường liên quan đến tiền lương, phụ cấp, công việc, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc hoặc các điều khoản khác đã thỏa thuận. Hồ sơ cần thể hiện rõ nội dung thay đổi và thời điểm áp dụng. Nếu không đạt được thỏa thuận, các bên tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết.
Quy trình sửa đổi, bổ sung HĐLĐ điện tử
Để thực hiện thủ tục sửa đổi HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp có thể triển khai theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định nội dung cần sửa đổi. Bộ phận nhân sự rà soát hợp đồng hiện tại, xác định điều khoản cần điều chỉnh và thời điểm dự kiến áp dụng.
- Bước 2: Trao đổi, thống nhất với người lao động. Hai bên làm rõ nội dung thay đổi, quyền lợi liên quan và hình thức sửa đổi phù hợp.
- Bước 3: Lập phụ lục hoặc hợp đồng mới. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra thông tin và bảo đảm nội dung không trái quy định pháp luật.
- Bước 4: Ký xác nhận điện tử. Các bên thực hiện ký theo quy trình và yêu cầu pháp lý áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử.
- Bước 5: Lưu trữ và cập nhật dữ liệu. Phụ lục hoặc hợp đồng mới cần được liên kết với hồ sơ ban đầu. Việc quản lý mã ID hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định về định danh, không tự ý tạo mã mới hoặc thay đổi mã gốc khi chưa có căn cứ.
Nếu hợp đồng ban đầu được ký bằng giấy, doanh nghiệp cần xác định quy trình chuyển đổi phù hợp theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và pháp luật về giao dịch điện tử trước khi xử lý hồ sơ trên hệ thống.
Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ điện tử: Điều kiện và thủ tục
Tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động là việc tạm thời chưa thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi xử lý sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt rõ tạm hoãn với nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương hoặc chấm dứt hợp đồng để lựa chọn đúng thủ tục.
Các trường hợp được tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
Theo Điều 30 Bộ luật Lao động 2019, các trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động bao gồm:
- Người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự hoặc nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ.
- Người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật về tố tụng hình sự.
- Người lao động phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc.
- Lao động nữ mang thai thuộc trường hợp quy định tại Điều 138 của Bộ luật này.
- Người lao động được bổ nhiệm hoặc ủy quyền thực hiện một số quyền, trách nhiệm quản lý vốn nhà nước theo các trường hợp luật định.
- Các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận.
Doanh nghiệp cần xác định căn cứ cụ thể trước khi lập hồ sơ tạm hoãn. Đối với trường hợp theo thỏa thuận, nội dung thống nhất nên được ghi nhận rõ ràng, bao gồm lý do và thời gian dự kiến tạm hoãn.
Quy trình tạm hoãn và tiếp tục thực hiện hợp đồng
Để quản lý đúng trạng thái hợp đồng, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Xác định căn cứ tạm hoãn. Kiểm tra trường hợp pháp luật quy định hoặc đề nghị của người lao động và thỏa thuận giữa hai bên.
- Bước 2: Lập hồ sơ xác nhận. Ghi rõ lý do, thời điểm bắt đầu, thời hạn dự kiến, trách nhiệm của các bên và giấy tờ chứng minh nếu có yêu cầu.
- Bước 3: Xác nhận bằng phương thức phù hợp. Với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp lưu lại thỏa thuận, tài liệu và thông tin xác nhận theo quy trình áp dụng.
- Bước 4: Theo dõi quyền lợi trong thời gian tạm hoãn. Theo khoản 2 Điều 30 Bộ luật Lao động 2019, trong thời gian tạm hoãn, người lao động không được hưởng lương và quyền, lợi ích đã giao kết trong hợp đồng, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
- Bước 5: Tiếp nhận người lao động trở lại làm việc. Theo Điều 31 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn, người lao động phải có mặt tại nơi làm việc và người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm công việc theo hợp đồng nếu hợp đồng còn thời hạn, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.
Khi hoàn tất thời gian tạm hoãn, doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ để phản ánh đúng trạng thái thực tế. Tạm hoãn không đồng nghĩa với chấm dứt hợp đồng, vì vậy không nên xử lý hai nghiệp vụ này theo cùng một quy trình.
Chấm dứt HĐLĐ điện tử: Quy định và quy trình thực hiện
Chấm dứt hợp đồng lao động liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và trách nhiệm của doanh nghiệp. Vì vậy, trong quy trình sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp cần xác định chính xác căn cứ chấm dứt, thực hiện nghĩa vụ thông báo và hoàn tất hồ sơ, thanh toán theo thời hạn pháp luật quy định.
Các trường hợp chấm dứt HĐLĐ theo quy định pháp luật
Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể chấm dứt trong các trường hợp như:
- Hợp đồng hết hạn hoặc công việc theo hợp đồng đã hoàn thành.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
- Người lao động bị kết án thuộc trường hợp luật định, bị trục xuất hoặc bị cấm làm công việc theo bản án, quyết định có hiệu lực.
- Người lao động hoặc người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; các trường hợp chấm dứt hoạt động của người sử dụng lao động theo quy định.
- Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
- Người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35 và Điều 36.
- Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo các trường hợp tại Điều 42 và Điều 43.
- Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động nước ngoài thuộc trường hợp luật định.
- Trường hợp thử việc được ghi nhận trong hợp đồng lao động nhưng thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc theo quy định.
Tùy từng trường hợp, điều kiện chấm dứt và nghĩa vụ báo trước sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng điều khoản áp dụng, không mặc định rằng mọi trường hợp chấm dứt đều phải có sự đồng ý của cả hai bên.
Thủ tục chấm dứt HĐLĐ điện tử và nghĩa vụ của doanh nghiệp
Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động điện tử cần bảo đảm có đầy đủ căn cứ và chứng từ để xác minh. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt. Rà soát thời hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt hoặc các sự kiện pháp lý liên quan.
- Bước 2: Thực hiện nghĩa vụ thông báo. Nếu thuộc trường hợp phải báo trước, bên chấm dứt cần tuân thủ thời hạn tương ứng theo Bộ luật Lao động 2019. Thông báo điện tử phải bảo đảm xác định được nội dung, chủ thể gửi và thông tin liên quan.
- Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ. Lưu thỏa thuận chấm dứt, thông báo đơn phương chấm dứt, tài liệu chứng minh căn cứ và bằng chứng gửi, nhận thông báo nếu có.
- Bước 4: Thanh toán và hoàn tất nghĩa vụ. Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, hai bên có trách nhiệm thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Doanh nghiệp còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động theo quy định.
- Bước 5: Cập nhật trạng thái hợp đồng. Doanh nghiệp lưu hồ sơ chấm dứt và thực hiện việc gửi, cập nhật dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo yêu cầu áp dụng. Hồ sơ phát sinh cần được liên kết với hợp đồng gốc để thuận tiện cho việc tra cứu.
Những lưu ý khi quản lý và cập nhật dữ liệu HĐLĐ điện tử
Sau khi hoàn thành nghiệp vụ, doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu điện tử phản ánh đúng tình trạng pháp lý và quá trình thực hiện hợp đồng. Việc quản lý chặt chẽ giúp giảm sai sót khi đối chiếu hồ sơ nhân sự, xử lý tranh chấp hoặc thực hiện yêu cầu kiểm tra.
Khi triển khai sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Quản lý mã ID hợp đồng lao động điện tử: Theo dõi mã định danh đã được cấp và liên kết hợp đồng với phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt cùng các tài liệu liên quan. Không tự ý thay đổi mã ID khi chưa có căn cứ theo quy định.
- Gửi và cập nhật dữ liệu: Thực hiện việc gửi dữ liệu lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV. Cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận, kết quả xử lý và khắc phục sai sót nếu có.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Bảo quản hợp đồng gốc, phụ lục, thỏa thuận, thông báo, dữ liệu xác thực và lịch sử giao dịch để bảo đảm khả năng truy xuất.
- Kiểm tra thông tin và thẩm quyền ký: Đối chiếu thông tin người lao động, người đại diện doanh nghiệp, thẩm quyền ký và tính hợp lệ của chữ ký điện tử.
- Phân biệt cập nhật dữ liệu với hoàn tất thủ tục pháp lý: Thao tác thay đổi trạng thái trên phần mềm không thay thế thỏa thuận, thông báo hoặc nghĩa vụ bắt buộc theo Bộ luật Lao động.
Việc chuẩn hóa các bước trên giúp doanh nghiệp quản lý thống nhất toàn bộ quá trình sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, tránh tình trạng hồ sơ trên phần mềm không khớp với thực tế.
Câu hỏi thường gặp về sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử (FAQ)
Trong quá trình triển khai hợp đồng điện tử, doanh nghiệp thường có thắc mắc về hình thức sửa đổi, điều kiện tạm hoãn, sự đồng ý khi chấm dứt và cách quản lý mã định danh. Dưới đây là giải đáp cho những vấn đề phổ biến nhất.
Sửa đổi HĐLĐ điện tử có bắt buộc phải lập phụ lục không?
Không. Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, nếu hai bên thống nhất sửa đổi, bổ sung hợp đồng thì có thể ký phụ lục hợp đồng hoặc giao kết hợp đồng lao động mới. Hình thức thực hiện cần phù hợp với nội dung thay đổi và quy định áp dụng đối với hợp đồng điện tử.
Tạm hoãn HĐLĐ điện tử có cần sự đồng ý của hai bên không?
Đối với trường hợp tạm hoãn theo thỏa thuận, hai bên cần thống nhất nội dung. Với trường hợp được pháp luật quy định, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ và lưu hồ sơ chứng minh tương ứng.
Chấm dứt HĐLĐ điện tử có cần sự đồng ý của người lao động không?
Không phải mọi trường hợp đều cần sự đồng ý của cả hai bên. Nếu chấm dứt theo thỏa thuận thì cần có sự thống nhất; nếu đơn phương chấm dứt, bên thực hiện phải đáp ứng điều kiện và thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019.
HĐLĐ giấy có thể sửa đổi hoặc chấm dứt bằng phương thức điện tử không?
Việc xử lý hợp đồng giấy bằng phương thức điện tử cần tuân thủ quy định về chuyển đổi và giao dịch điện tử áp dụng cho từng trường hợp. Doanh nghiệp cần bảo đảm hồ sơ có thể xác minh, liên kết với hợp đồng ban đầu và đáp ứng yêu cầu pháp lý liên quan.
Mã ID hợp đồng lao động điện tử có thay đổi khi sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt không?
Doanh nghiệp cần quản lý mã định danh theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn. Khi phát sinh phụ lục hoặc thay đổi trạng thái hợp đồng, cần liên kết hồ sơ với hợp đồng tương ứng, không tự ý tạo mã mới hoặc thay đổi mã gốc khi chưa có căn cứ.
Giải pháp quản lý HĐLĐ điện tử thuận tiện cho doanh nghiệp
Việc quản lý hợp đồng bằng các tệp rời có thể khiến bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian tìm kiếm, đối chiếu và cập nhật khi có thay đổi. Một giải pháp số hóa phù hợp cần hỗ trợ quản lý tập trung hợp đồng, phụ lục, thông báo và trạng thái xử lý, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử giao dịch thuận tiện hơn.
>>> Xem thêm: Ký hợp đồng lao động điện tử bằng OTP, eKYC hay chữ ký số?
Để tối ưu quy trình sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp có khả năng hỗ trợ ký kết, xác thực, lưu trữ và tra cứu hồ sơ theo nhu cầu thực tế; đồng thời đáp ứng yêu cầu kết nối, gửi dữ liệu theo quy định áp dụng.
>>> Doanh nghiệp đang cần số hóa quy trình quản lý hợp đồng lao động? Hãy tìm hiểu giải pháp FastCA e-Contract để được tư vấn phương án triển khai phù hợp với quy mô nhân sự và quy trình vận hành. Quản lý hợp đồng, phụ lục và hồ sơ phát sinh trên một quy trình thống nhất sẽ giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Follow Zalo OA FastCA ngay để được tư vấn chi tiết sớm nhất!
