Scan chữ ký có thể hiểu đơn giản là chuyển từ chữ ký tay ở tài liệu giấy sang dạng điện tử sau khi ký tay. Cùng FastCA tìm hiểu chi tiết cách scan chữ ký phổ biến nhất và những lưu ý khi scan chữ ký trong bài viết dưới đây.
Quy trình scan chữ ký phổ biến nhất
Quy trình scan chữ ký thường sẽ bao gồm các bước sau:
B1: Chuẩn bị tài liệu. Bạn cần chuẩn bị tài liệu có chứa chữ ký mà bạn muốn scan. Đây có thể là văn bản, hợp đồng, tài liệu hay bất kỳ tài liệu nào mà bạn muốn chuyển đổi chữ ký tay thành dạng số hóa.
B2: Mở thiết bị quét scan chữ ký, tiếp theo là mở máy quét nếu bạn sử dụng máy quét chuyên dụng để scan, hoặc mở ứng dụng scan chữ ký trên thiết bị di động để quét tài liệu cần scan.
Quy trình scan chữ ký thường sẽ trải qua 5 bước cơ bản. Ảnh: Internet
B3: Lựa chọn khu vực scan, đưa máy quét hoặc các thiết di động thông minh có chứ ứng dụng để scan vào vị trí cụ thể, căn chỉnh sao cho khung hình quét hết dữ liệu cần scan.
B4: Scan tài liệu, bấm vào nút “Scan” trên máy quét chuyên dụng hoặc bấm nút “Chụp ảnh” trên ứng dụng di động để thực hiện quá trình scan, từ đó sẽ tạo ra một hình ảnh chữ ký số dựa trên chữ ký có trên tài liệu.
B5: Lưu chữ vào sử dụng, sau khi quá trình scan hoàn tất bạn có thể lưu chữ với nhiều định dạng khác nhau để sử dụng. Hình ảnh chữ ký scan có thể sử dụng vào các tài liệu điện tử, giao dịch trực tuyến, hoặc hệ thống điện tử để xác thực danh tính của chủ sở hữu.
Scan chữ ký bằng máy quét và điện thoại có điểm gì khác nhau
Scan chữ ký bằng máy quét và điện thoại đều là hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay, để chuyển đổi chữ ký tay thành dạng kỹ thuật số. Dưới đây là bài so sánh hiệu quả giữa hai phương pháp này:
- Phạm vi sử dụng: Máy quét thường được sử dụng trong các môi trường văn phòng hoặc doanh nghiệp nơi có nhu cầu scan lớn và cần chất lượng scan cao và sử dụng thường xuyên. Trong khi đó, điện thoại di động có thể được sử dụng ở bất cứ nơi nào, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng với các ứng dụng scan chữ ký cài đặt trên thiết bị.
- Đặc điểm thiết bị scan: Máy quét chữ ký là một thiết bị độc lập riêng biệt, thường được kết nối với máy tính hoặc mạng qua cáp USB hoặc kết nối mạng. Trong khi đó, scan chữ ký bằng điện thoại di động sử dụng trực tiếp bằng camera của thiết bị để chụp ảnh chữ ký.
- Chất lượng scan: Máy quét thường cung cấp chất lượng scan cao hơn, đặc biệt là với các máy quét chuyên nghiệp, cho phép chụp ảnh chữ ký rõ ràng và sắc nét có độ phân giải cao. Trong khi đó, điện thoại di động phải phụ thuộc vào chất lượng camera của thiết bị và điều kiện ánh sáng khi chụp ảnh chữ ký.
- Chi phí: Scan chữ ký bằng điện thoại di động thường là giải pháp tối ưu kinh tế hơn so với mua một máy quét chữ ký riêng biệt. Tận dụng tính năng có sẵn trên điện thoại di động giúp người dùng dễ rụng hơn. Còn máy quét chuyên dụng thường chỉ được sử dụng ở các công ty doanh nghiệp lớn có tần suất sử dụng nhiều.
- Điểm tiện ích: Scan chữ ký bằng điện thoại di động thường dễ sử dụng và không đòi hỏi nhiều kỹ thuật. Đơn giản là mở ứng dụng scan chữ ký, chụp ảnh chữ ký và lưu trữ lại. Scan bằng máy quét có yêu cầu cao hơn mang tính chuyên dụng không đa năng.
Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của mỗi người sẽ có nhu cầu sử dụng thiết bị scan khác nhau, nhìn chung cả hai thiết bị đều có ưu và nhược điểm riêng phù hợp với nhu cầu của mỗi người.Vì vậy các bạn hãy cân nhắc scan chữ ký bằng thiết bị nào tối ưu và đảm bảo hơn nhé!
Những lưu ý khi scan chữ ký mà bạn nên biết
Khi scan chữ ký, có một số lưu ý quan trọng bạn nên chú ý để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của chữ ký. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện quá trình scan chữ ký bạn nên biết:
– Chất lượng chữ ký scan: Bạn phải đảm bảo được rằng chất lượng scan đủ tốt để chữ ký số hóa rõ ràng và sắc nét. Nếu bạn sử dụng máy quét để scan, hãy đảm bảo rằng máy quét được cài đặt đúng cách. Còn scan bằng điện thoại hãy đảm bảo về nguồn sáng có có được ảnh scan chất lượng cao hơn.
– Kích thước tài liệu scan: Nếu bạn scan chữ ký từ một tài liệu có kích thước lớn hơn khu vực scan, hãy đảm bảo lựa chọn khu vực chứa chữ ký cần scan, tránh việc scan nhầm lẫn dẫn đến thiếu thông tin quan trọng.
– Bảo mật dữ liệu: Chữ ký là một thông tin quan trọng và nhạy cảm, vì vậy hãy đảm bảo rằng dữ liệu chữ ký sau khi scan được bảo mật và lưu trữ một cách an toàn nhất. Tránh chia sẻ qua các thiết bị và liên kết không an toàn nếu không thực sự cần thiết.
– Đúng định dạng: Nếu bạn muốn sử dụng chữ ký số trong các hệ thống điện tử hoặc giao dịch trực tuyến, hãy đảm bảo rằng định dạng chữ ký số phù hợp với yêu cầu của hệ thống, các định dạng phổ biến như: PEM, PFX, P12, DER…
Tóm lại, khi scan chữ ký, hãy chú ý đảm bảo đến chất lượng scan, kích thước và bảo mật dữ liệu, định dạng chữ ký số để đảm bảo chữ ký scan sử dụng bình thường và an toàn không có rủi ro xảy ra.
Khi scan chữ ký, hãy chú ý đảm bảo đến chất lượng scan, kích thước và bảo mật dữ liệu, định dạng chữ ký số.
Những hạn chế của việc ký thủ công, Scan chữ ký
Ký thủ công, quét (scan) chữ ký tuy dễ thực hiện, thao tác đơn giản nhưng lại có một số hạn chế cần lưu ý:
Khả năng giả mạo: Chữ ký thủ công và scan có thể dễ dàng bị sao chép hoặc giả mạo. Điều này giảm tính xác thực và đáng tin cậy của chữ ký số.
Không bảo mật: Chữ ký thủ công và scan không có tính bảo mật cao. Một khi chữ ký được quét hoặc chụp, nó có thể dễ dàng chia sẻ hoặc lưu trữ mà không có sự kiểm soát và bảo vệ đủ mạnh.
Khó tích hợp và xử lý tự động: Chữ ký thủ công và scan không dễ dàng tích hợp vào quy trình tự động hoặc hệ thống số. Điều này gây khó khăn trong việc xử lý tài liệu số hóa và tự động hóa quy trình.
Tốn thời gian khi cần ký nhiều tài liệu hoặc quy trình giao dịch lớn.
Có thể làm chậm quy trình xử lý và giao dịch, đặc biệt trong các hoạt động có tính chất thời gian thực.
Vì những hạn chế trên, ngày càng có nhiều tổ chức và cá nhân chuyển sang sử dụng chữ ký số hoặc các giải pháp ký số thông minh, giúp cải thiện tính bảo mật, xác thực và hiệu quả trong quy trình ký tài liệu và giao dịch điện tử.
FastCA đơn vị cung cấp chữ ký hàng đầu tại Việt Nam
Với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin và kỹ thuật số, ngày càng có nhiều công nghệ và sản phẩm thông minh ra đời, chữ ký số là một trong những sản phẩm minh chứng trong đó. FastCA với khả năng nắm bắt nhu cầu và sự tiện lợi của chữ ký số, đã và đang cố gắng cải thiện hệ thống cung cấp dịch vụ chữ ký số cho quý khách hàng một cách tốt nhất.
Có nhiều năm kinh nghiệm trong mảng chữ ký số, FasCA đảm bảo về độ uy tín cũng như chất lượng, mang đến sự trải nghiệm hài lòng tốt nhất. Liên hệ ngay qua hotline để được tư vấn và hướng dẫn sử dụng dịch vụ chữ ký số nhanh và tốt nhất.
