Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là biểu mẫu bắt buộc và quen thuộc đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử hoặc khi cần thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn trong việc xác định các trường hợp áp dụng, địa điểm nộp cũng như cách thao tác trên hệ thống thuế điện tử.
Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lập và nộp mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT chuẩn xác, giúp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và đúng quy định hiện hành.
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là mẫu gì?
Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT là “Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử”. Đây là văn bản pháp lý dùng để doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu hoặc cập nhật các thay đổi về thông tin đã đăng ký trước đó với cơ quan thuế.
Về căn cứ pháp lý mẫu này được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng là từ ngày 01/06/2025 mẫu này sẽ áp dụng theo các nội dung sửa đổi, bổ sung tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Mẫu mới bổ sung thêm các trường thông tin định danh như số CCCD/Hộ chiếu của người đại diện, giúp tăng cường tính bảo mật và xác thực.
Đối tượng áp dụng bao gồm:
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Các đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
- Các đơn vị đang dùng hóa đơn điện tử nhưng có thay đổi về thông tin đăng ký (như thay đổi nhà cung cấp, chữ ký số, email nhận thông báo…)
Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, bạn có thể xem và tải mẫu chuẩn tại link dưới đây
>>> Tải mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT file Word
Các trường hợp cần nộp mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Về nguyên tắc, doanh nghiệp chỉ cần gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế 1 lần duy nhất lúc ban đầu. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh các tình huống làm thay đổi bất kỳ thông tin nào trên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước đó, đơn vị bắt buộc phải lập lại mẫu này để gửi lên cơ quan thuế với hình thức là “Thay đổi thông tin”.
Dưới đây là 2 nhóm đối tượng chính cần thực hiện nộp mẫu này:
Nhóm 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu
Đây là nhóm bắt buộc phải nộp mẫu 01 trước khi bắt đầu xuất hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa từng thực hiện đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt đầu chuyển đổi phương pháp kê khai và sử dụng hóa đơn.
- Đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy cũ muốn chuyển sang hệ thống hóa đơn điện tử hiện đại.
Nhóm 2: Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã nộp tờ khai lần đầu thành công, bất kỳ thay đổi nào liên quan đến các thông tin đã đăng ký đều phải thực hiện nộp lại mẫu 01 và lựa chọn là “Thay đổi thông tin”. Các trường hợp phổ biến bao gồm:
- Thay đổi thông tin định danh: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, mã số thuế (nếu có điều chỉnh).
- Thay đổi thông tin liên hệ: Số điện thoại, email – nơi nhận thông báo của cơ quan thuế.
- Thay đổi công cụ ký số: Gia hạn chữ ký số (Token) hoặc chuyển sang nhà cung cấp chữ ký số khác.
- Thay đổi hình thức hóa đơn: Chuyển từ hóa đơn có mã sang không có mã của cơ quan thuế hoặc ngược lại.
- Thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Để giúp bạn dễ hình dung và tra cứu nhanh, dưới đây là bảng tóm tắt các tình huống thực tế:
| Tình huống phát sinh tại doanh nghiệp/Hộ kinh doanh | Có cần nộp lại mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT không? |
| DN/Hộ kinh doanh mới, lần đầu sử dụng HĐĐT | ✔️ (Đăng ký mới) |
| Đổi tên doanh nghiệp, tên hộ kinh doanh | ✔️ (Thay đổi thông tin) |
| Thay đổi người đại diện pháp luật/số CCCD của người đại diện | ✔️ (Thay đổi thông tin) |
| Đổi nhà cung cấp phần mềm xuất hóa đơn điện tử | ✔️ (Thay đổi thông tin) |
| Gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số (Chứng thư số) | ✔️ (Thay đổi thông tin) |
| Đổi địa chỉ trụ sở (do dời văn phòng sang nơi khác) | ✔️ (Thay đổi thông tin) |
| Chuyển từ hóa đơn không có mã sang có mã CQT | ✔️ (Trong vòng 10 ngày làm việc) |
| Chuyển từ hóa đơn có mã CQT sang không có mã | ✔️(Sau 12 tháng sử dụng) |
| Thay đổi loại hóa đơn (VD: Từ GTGT sang Bán hàng) | ✔️(Thay đổi thông tin) |
| Thay đổi số điện thoại, email liên hệ nhận thông báo thuế | ✔️(Thay đổi thông tin) |
| Tạm ngừng sử dụng HĐĐT (do sự cố kỹ thuật, giải thể…) | ✔️(Thay đổi thông tin) |
| Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp | ❌ |
| Thay đổi logo, thiết kế hiển thị trên hóa đơn | ❌ |
| Thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn | ❌ |
| Thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính (từ 01/07/2025) | ❌ |
Lưu ý cực kỳ quan trọng: Theo quy định mới, bắt đầu từ ngày 15/05/2026, sau khi nộp mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT, người nộp thuế bắt buộc phải thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile. Nếu bỏ qua thao tác này, tờ khai của bạn sẽ không được cơ quan thuế tiếp nhận.
Chi tiết cách nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên trang Thuế điện tử
Rất nhiều kế toán viên và chủ doanh nghiệp thắc mắc mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nộp ở đâu? Hiện nay, bạn có 3 phương thức để nộp tờ khai này: Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế, nộp qua phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp (MISA, VNPT, Viettel, xCyber Bill,…), hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Trong đó, việc chủ động nộp online qua cổng Thuế điện tử được rất nhiều người lựa chọn. Dưới đây là hướng dẫn cách nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên trang thuế điện tử chi tiết từng bước:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử
Truy cập trực tiếp vào hệ thống của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập và tạo tờ khai
Tiến hành đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử của doanh nghiệp (Mã số thuế + mật khẩu) hoặc dùng chữ ký số. Sau đó, bạn tìm đến mục Đăng ký / Quản lý thông tin và chọn Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Tại đây, bạn điền đầy đủ các thông tin cơ bản: Tên người nộp thuế, MST, Cơ quan thuế quản lý trực tiếp, và thông tin người liên hệ (họ tên, SĐT, CCCD, email).
Bước 3: Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử
Tích chọn 1 trong 2 hình thức:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (chỉ dành cho DN đủ điều kiện theo Thông tư 78).
Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu & Loại hóa đơn
- Chọn phương thức gửi dữ liệu: Gửi trực tiếp đến CQT hoặc Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (phần lớn các DN chọn cách qua tổ chức cung cấp dịch vụ).
- Tích chọn các loại hóa đơn dự kiến sử dụng (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng,…).
Bước 5: Khai báo chứng thư số (Chữ ký số)
Nhập thông tin danh sách chứng thư số (USB Token) mà đơn vị sẽ dùng để ký xuất hóa đơn. Hãy đảm bảo chữ ký số của bạn vẫn đang còn hiệu lực hoạt động.
Bước 6: Ký và hoàn tất nộp tờ khai
- Kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin đã nhập (đặc biệt là Email và số CCCD).
- Điền ngày/tháng/năm lập tờ khai.
- Cắm USB Token vào máy tính, nhấn Ký và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ trả về mã tiếp nhận hồ sơ.
(Lưu ý: Nhắc lại mốc thời gian từ 15/05/2026, sau bước 6 này bạn phải mở app Etax Mobile để xác thực sinh trắc học thì hồ sơ mới chính thức hoàn tất việc gửi lên CQT).
Áp dụng đúng hướng dẫn lập và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tối ưu thời gian và tránh các sai sót không đáng có với cơ quan thuế. Chúc bạn thực hiện thành công thủ tục này trên hệ thống Thuế điện tử. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thao tác, hãy để lại bình luận ngay dưới bài viết để được hỗ trợ kịp thời!
