Hợp đồng lao động điện tử sau khi được ký cần được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh ID theo quy định. Vậy gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trong bao lâu, ai chịu trách nhiệm gửi và phải làm gì nếu hợp đồng chưa có mã ID? Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn gửi dữ liệu và thời hạn cấp mã ID là hai mốc thời gian riêng biệt mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trong bao lâu?
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký để gắn mã định danh ID theo quy định. Thời hạn này được tính từ thời điểm hoàn tất việc ký của bên sau cùng, không phải từ ngày người lao động bắt đầu làm việc hay ngày hợp đồng được nhập lên phần mềm. Ngoài thời hạn gửi dữ liệu, doanh nghiệp cần phân biệt thêm thời hạn cấp mã ID như sau:
| Công đoạn | Thời hạn | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lên Nền tảng | Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký | Khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra và cấp ID | Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận, nếu đáp ứng điều kiện | Khoản 2 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV |
Nếu xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ dữ liệu, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục. Như vậy, hai mốc 24 giờ áp dụng cho hai công đoạn khác nhau. Doanh nghiệp nên theo dõi cả trạng thái gửi dữ liệu lẫn kết quả cấp mã ID, thay vì cho rằng hợp đồng đã có ID ngay sau khi ký.
Quy định về gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo pháp luật mới nhất
Việc gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được điều chỉnh bởi các quy định về giao kết, chứng thực, kết nối hệ thống và cấp mã định danh. Hai văn bản quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý là Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định những gì?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ được ban hành ngày 24/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nghị định quy định về việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử. Trong đó, Điều 6 đề cập đến việc giao kết thông qua hệ thống eContract và trách nhiệm gửi hợp đồng lên Nền tảng.
Theo quy định, hệ thống eContract phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật liên quan đến xác thực chủ thể, ký số, dấu thời gian, chứng thực dữ liệu và kết nối với Nền tảng. Sau khi các bên hoàn tất việc ký, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lên Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký. Như vậy, nhà cung cấp eContract không chỉ cung cấp phần mềm để ký hợp đồng mà còn giữ vai trò quan trọng trong việc chứng thực và chuyển dữ liệu theo quy định.
Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn gửi dữ liệu và cấp ID ra sao?
Thông tư 08/2026/TT-BNV được ban hành ngày 15/05/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Thông tư hướng dẫn thực hiện các quy định liên quan đến việc gửi dữ liệu và cấp mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử. Theo Điều 6, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng và các trường dữ liệu tương ứng với từng trường hợp. Sau khi tiếp nhận, Nền tảng kiểm tra dữ liệu và thực hiện cấp mã ID theo quy định. Doanh nghiệp cần chú ý hai điểm:
- Đối với hợp đồng giao kết từ ngày 01/07/2026: Thực hiện theo quy trình áp dụng tại thời điểm giao kết, bảo đảm hợp đồng và dữ liệu đáp ứng điều kiện gửi, cấp ID.
- Đối với hợp đồng giao kết trước ngày 01/07/2026 hoặc hợp đồng giấy được chuyển đổi sang bản điện tử: Cần xác định đúng quy định chuyển tiếp và yêu cầu đối với từng trường hợp để hoàn thiện dữ liệu.
Không nên nhầm thời hạn gửi hợp đồng của nhà cung cấp với thời hạn Nền tảng kiểm tra và cấp ID. Đây là hai công đoạn độc lập trong quá trình quản lý hợp đồng lao động điện tử.
Ai có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng Bộ Nội vụ?
Theo quy định, nhà cung cấp eContract chịu trách nhiệm gửi hợp đồng lên Nền tảng theo thời hạn quy định. Người sử dụng lao động và người lao động phối hợp hoàn thiện thông tin, thực hiện việc giao kết và kiểm tra dữ liệu liên quan đến mình.
Trách nhiệm của nhà cung cấp eContract
Nhà cung cấp eContract chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Gửi hợp đồng và dữ liệu liên quan lên Nền tảng đúng thời hạn.
- Bảo đảm hệ thống đáp ứng các yêu cầu về xác thực, ký số, dấu thời gian, chứng thực và kết nối.
- Hỗ trợ kiểm tra trạng thái gửi dữ liệu, xử lý lỗi kỹ thuật và phối hợp hoàn thiện thông tin khi cần.
- Hỗ trợ rà soát, bổ sung dữ liệu đối với các hợp đồng thuộc diện chuyển tiếp.
Việc thực hiện đầy đủ các trách nhiệm này giúp hợp đồng được chuyển lên Nền tảng đúng quy trình và hạn chế tình trạng chậm cấp ID.
Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp eContract để bảo đảm hợp đồng được giao kết và quản lý đúng quy định. Cụ thể, doanh nghiệp nên:
- Cung cấp thông tin chính xác về đơn vị, người đại diện và người lao động.
- Kiểm tra nội dung hợp đồng trước khi ký.
- Theo dõi trạng thái gửi dữ liệu và kết quả cấp ID.
- Liên hệ nhà cung cấp khi hợp đồng chưa được gửi hoặc chưa có mã ID.
- Lưu trữ hợp đồng và thông tin giao dịch để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu.
Người lao động cần làm gì để bảo đảm thông tin hợp đồng chính xác?
Người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân và nội dung hợp đồng trước khi ký. Sau khi giao kết, nên lưu bản hợp đồng điện tử và theo dõi thông tin xác nhận, mã ID khi được cấp. Nếu phát hiện sai thông tin định danh hoặc nội dung hợp đồng, người lao động cần thông báo cho người sử dụng lao động để phối hợp xử lý. Lưu ý, người lao động không phải tự gửi hợp đồng lên Nền tảng trong vòng 24 giờ. Trách nhiệm gửi theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP thuộc nhà cung cấp eContract.
Quy trình gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử và cấp mã ID
Quy trình gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử có thể chia thành 4 bước, từ khi hoàn tất ký kết đến khi hợp đồng được cấp mã định danh.
Bước 1: Hoàn tất giao kết và chứng thực hợp đồng
Các bên kiểm tra thông tin, xác thực chủ thể và ký hợp đồng theo quy định. Hợp đồng được gắn dấu thời gian, đồng thời nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu theo yêu cầu pháp luật.
Bước 2: Gửi hợp đồng lên Nền tảng
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng và dữ liệu liên quan lên Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký. Dữ liệu phải đáp ứng yêu cầu áp dụng cho từng trường hợp theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.
Bước 3: Nền tảng kiểm tra và cấp ID
Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra thông tin và cấp mã ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận nếu hợp đồng đáp ứng điều kiện. Nếu chưa được cấp mã, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận, thông báo phản hồi và phối hợp với nhà cung cấp để xác định nguyên nhân.
Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ hợp đồng
Sau khi được cấp ID, doanh nghiệp cần kiểm tra mã định danh và trạng thái hợp đồng trên hệ thống. Đồng thời, lưu bản hợp đồng và các thông tin liên quan để phục vụ quản lý nhân sự, tra cứu và đối chiếu khi cần. Cần phân biệt mã ID do Nền tảng cấp với mã hồ sơ hoặc mã tra cứu nội bộ của phần mềm eContract.
Các trường hợp gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử cần lưu ý
Tùy thời điểm giao kết và nguồn hình thành hợp đồng, quy trình gửi dữ liệu có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trước khi thực hiện.
Hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01/07/2026
Đối với hợp đồng giao kết từ ngày 01/07/2026, các bên thực hiện theo quy trình áp dụng tại thời điểm giao kết. Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký. Trước khi gửi, cần bảo đảm thông tin định danh, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực và dữ liệu liên quan đáp ứng yêu cầu. Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái gửi và kết quả cấp ID để kịp thời phát hiện sai sót.
Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/07/2026
Với hợp đồng đã giao kết trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng hợp đồng và yêu cầu chuyển tiếp áp dụng. Nếu thuộc trường hợp cần bổ sung dữ liệu, nhà cung cấp eContract hỗ trợ rà soát chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực và các thông tin liên quan trước khi gửi lên Nền tảng. Không phải mọi hợp đồng cũ đều tự động có ID hoặc đều phải ký lại. Cách xử lý cần căn cứ vào tình trạng thực tế và quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Hợp đồng lao động giấy được chuyển đổi sang hợp đồng điện tử
Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi hợp đồng giấy sang bản điện tử phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Doanh nghiệp cần bảo đảm:
- Nội dung bản điện tử chính xác, đầy đủ so với bản gốc.
- Chủ thể được xác thực theo quy định.
- Người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số xác nhận nội dung chuyển đổi.
- Dữ liệu và nhật ký chuyển đổi được hoàn thiện theo yêu cầu áp dụng.
Sau khi đáp ứng các điều kiện cần thiết, nhà cung cấp eContract thực hiện gửi hợp đồng và dữ liệu liên quan lên Nền tảng để cấp ID.
Nhà cung cấp eContract chưa hoàn thành kết nối với Nền tảng
Điều 24 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định nội dung chuyển tiếp đối với các trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh. Theo mốc chuyển tiếp được nêu trong dàn ý, nhà cung cấp thuộc diện áp dụng phải hoàn thành kết nối chậm nhất ngày 20/07/2026. Đối với hợp đồng phát sinh trong thời gian chờ kết nối và thuộc diện chuyển tiếp, việc gửi để cấp ID được thực hiện sau khi nhà cung cấp hoàn thành kết nối theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra nhà cung cấp có thực sự thuộc diện chuyển tiếp hay không, không áp dụng ngoại lệ này cho mọi nhà cung cấp hoặc mọi hợp đồng.
Hợp đồng lao động điện tử chưa được cấp ID phải xử lý thế nào?
Khi hợp đồng chưa có ID, doanh nghiệp nên kiểm tra nguyên nhân trước khi thực hiện các biện pháp khắc phục.
Kiểm tra trạng thái gửi dữ liệu và thông báo từ Nền tảng
Trước tiên, cần xác định:
- Hợp đồng đã được nhà cung cấp gửi hay chưa.
- Nền tảng đã tiếp nhận dữ liệu hay chưa.
- Thông tin định danh của các bên có chính xác không.
- Chữ ký số, dấu thời gian và dữ liệu chứng thực có đáp ứng yêu cầu không.
- Hệ thống có thông báo lỗi hoặc yêu cầu bổ sung dữ liệu không.
Phối hợp với nhà cung cấp eContract để bổ sung hoặc sửa dữ liệu
Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp phối hợp với nhà cung cấp để hoàn thiện thông tin, khắc phục lỗi và thực hiện lại các bước cần thiết theo quy trình. Nếu dữ liệu chưa được gửi, cần yêu cầu nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ gửi theo quy định. Nếu dữ liệu đã được tiếp nhận nhưng chưa có ID, cần kiểm tra thông báo phản hồi và tình trạng xử lý. Doanh nghiệp nên lưu lại lịch sử giao dịch, thông báo lỗi và kết quả khắc phục để thuận tiện cho việc đối chiếu.
Phân biệt việc chưa có ID với hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng chưa có mã ID không đồng nghĩa với việc hợp đồng đương nhiên vô hiệu. Cần xem xét điều kiện giao kết, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực và quy định áp dụng cho từng trường hợp. Ngược lại, cũng không thể khẳng định mọi hợp đồng chưa có ID đều hợp pháp. Doanh nghiệp cần xử lý việc gửi dữ liệu và xác định tình trạng pháp lý của hợp đồng trên cơ sở các điều kiện cụ thể.
Những câu hỏi thường gặp về gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử (FAQ)
Khi thực hiện gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp và người lao động có thể gặp nhiều vướng mắc về thời hạn gửi, trách nhiệm của nhà cung cấp eContract, quy trình cấp mã ID và cách xử lý khi hợp đồng chưa được ghi nhận trên Nền tảng. Dưới đây là giải đáp 8 câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ quy định và chủ động thực hiện đúng quy trình.
Hợp đồng lao động điện tử phải gửi lên Nền tảng Bộ Nội vụ trong bao lâu?
Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Ai là người chịu trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử?
Nhà cung cấp eContract chịu trách nhiệm gửi hợp đồng lên Nền tảng. Người sử dụng lao động và người lao động phối hợp cung cấp thông tin, hoàn thiện giao kết và kiểm tra dữ liệu liên quan.
Sau bao lâu kể từ khi gửi hợp đồng thì được cấp mã ID?
Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra và cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận nếu hợp đồng đáp ứng điều kiện. Nếu xảy ra sự cố đồng bộ, việc cấp mã được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.
Hợp đồng lao động điện tử chưa có ID có giá trị pháp lý không?
Không thể kết luận hợp đồng vô hiệu chỉ vì chưa có ID. Cần xem xét điều kiện giao kết và các quy định áp dụng cho trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện nghĩa vụ gửi dữ liệu theo quy định.
Hợp đồng lao động ký trước ngày 01/07/2026 có phải gửi lên Nền tảng không?
Cần kiểm tra tình trạng hợp đồng và quy định chuyển tiếp. Với trường hợp thuộc diện cần hoàn thiện dữ liệu, nhà cung cấp hỗ trợ rà soát, bổ sung các yếu tố cần thiết rồi gửi lên Nền tảng theo quy trình áp dụng.
Hợp đồng lao động giấy chuyển sang bản điện tử có phải cấp ID không?
Hợp đồng chuyển đổi phải đáp ứng điều kiện tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và quy trình gửi dữ liệu, cấp ID tương ứng. Doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung điện tử chính xác, đầy đủ so với bản gốc và có xác nhận của người có thẩm quyền theo quy định.
Nếu Nền tảng gặp sự cố khiến hợp đồng chưa được cấp ID thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp eContract để kiểm tra trạng thái dữ liệu và theo dõi quá trình khắc phục. Theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ được khắc phục.
Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong bao lâu?
Theo nội dung hướng dẫn được nêu trong dàn ý, thời hạn lưu trữ trên Nền tảng là 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Đối với các hợp đồng được giao kết liên tục theo Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019, thời hạn được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng. Cần đối chiếu quy định lưu trữ cụ thể trước khi công bố thông tin này.
>>> Với FastCA e-Contract, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử, góp phần giảm thao tác thủ công và tối ưu thời gian xử lý hồ sơ. Chủ động lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình ký kết và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng hiệu quả hơn. Liên hệ Zalo OA FastCA ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp!
Gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử là trách nhiệm của nhà cung cấp eContract và phải được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Sau khi tiếp nhận, Nền tảng thực hiện kiểm tra và cấp mã ID theo thời hạn riêng được quy định tại Thông tư 08/2026/TT-BNV. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai mốc thời gian, kiểm tra trạng thái hợp đồng và phối hợp với nhà cung cấp để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Việc thực hiện đúng quy trình giúp dữ liệu hợp đồng được quản lý đầy đủ và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Mã định danh HĐLĐ điện tử là gì? Phân biệt ID loại A, B và C
