Ký hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục giấy tờ và thuận tiện trong quá trình giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, không phải phương thức xác nhận điện tử nào cũng có thể thay thế chữ ký khi ký hợp đồng lao động điện tử. Vậy OTP, eKYC và chữ ký số khác nhau như thế nào? Người lao động không có chữ ký số có thể ký hợp đồng trực tuyến không? Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giải đáp chi tiết theo quy định pháp luật hiện hành, cùng theo dõi ngay nhé.
Người lao động có thể ký hợp đồng lao động điện tử bằng OTP, eKYC hay chữ ký số?
Để xác định phương thức nào phù hợp khi ký hợp đồng lao động điện tử, cần phân biệt giữa việc xác thực danh tính, xác nhận sự đồng ý và ký hợp đồng theo quy định pháp luật. Căn cứ Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ, từ ngày 01/07/2026, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo quy định chuyên ngành. Theo đó, hợp đồng phải được giao kết thông qua hệ thống eContract đáp ứng điều kiện pháp luật, có chữ ký số của các bên, dấu thời gian đi kèm và được nhà cung cấp eContract chứng thực trước khi gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID. Vì vậy, OTP và eKYC có thể hỗ trợ xác thực, xác nhận trong quy trình nhưng không mặc nhiên thay thế chữ ký số theo quy định này.
Ký hợp đồng lao động điện tử bằng OTP có hợp pháp không?
OTP (One-Time Password) là mã xác thực dùng một lần, thường được gửi qua tin nhắn SMS, email hoặc ứng dụng để xác nhận thao tác của người dùng. Khi ký hợp đồng lao động điện tử, OTP có thể được sử dụng để xác minh quyền truy cập tài khoản hoặc ghi nhận việc người lao động đồng ý với nội dung hợp đồng. Tuy nhiên, cần phân biệt việc nhập OTP với việc thực hiện chữ ký số.
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026 tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử phải được ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực theo quy định. Do đó, chỉ nhập mã OTP không đáp ứng đầy đủ yêu cầu về ký hợp đồng lao động điện tử theo cơ chế này. OTP có thể là một bước trong quy trình ký của hệ thống eContract, nhưng không nên xem đây là phương thức thay thế độc lập cho chữ ký số.
eKYC có được dùng để ký hợp đồng lao động điện tử không?
eKYC (Electronic Know Your Customer) là phương thức định danh, xác minh danh tính khách hàng bằng công nghệ điện tử. Quy trình thường sử dụng thông tin giấy tờ tùy thân, nhận diện khuôn mặt và các biện pháp kiểm tra dữ liệu để đối chiếu danh tính người thực hiện giao dịch. Trong quy trình ký hợp đồng lao động điện tử, eKYC có vai trò giúp xác định người đang thao tác có đúng là người cần giao kết hợp đồng hay không. Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế tình trạng giả mạo danh tính hoặc ký hợp đồng trái phép.
Tuy nhiên, eKYC chủ yếu phục vụ việc định danh và xác thực, không tự động tạo ra chữ ký số trên hợp đồng. Vì vậy, eKYC không thay thế chữ ký số khi giao kết hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể sử dụng eKYC kết hợp với chữ ký số trên hệ thống eContract để vừa xác minh danh tính, vừa đáp ứng yêu cầu về ký kết và lưu trữ hợp đồng.
Ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số có gì khác biệt?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mật mã để xác nhận chủ thể ký và hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Khi ký hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số được sử dụng để thể hiện việc người lao động và người sử dụng lao động chấp thuận nội dung hợp đồng. Hệ thống có thể kiểm tra chữ ký, ghi nhận thời điểm ký và lưu lại dữ liệu phục vụ việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được ký số bởi các chủ thể giao kết, kèm dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực. Đây là yêu cầu quan trọng trong quy trình giao kết hợp đồng theo quy định hiện hành. Một số lợi ích của việc ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số gồm:
- Đáp ứng yêu cầu ký kết: Hỗ trợ thực hiện quy trình ký số theo quy định áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử.
- Xác định chủ thể ký: Gắn chữ ký với chủ thể thực hiện giao dịch, kết hợp các bước xác thực danh tính.
- Kiểm tra tính toàn vẹn: Hỗ trợ phát hiện những thay đổi đối với dữ liệu hợp đồng sau khi ký.
- Thuận tiện quản lý: Giảm việc in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy; hỗ trợ tra cứu hợp đồng đã ký.
Cần lưu ý rằng giá trị pháp lý của hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào việc có chữ ký số, mà còn liên quan đến thẩm quyền ký, nội dung hợp đồng và việc tuân thủ quy trình pháp luật.
So sánh OTP, eKYC và chữ ký số khi ký HĐLĐ điện tử
OTP, eKYC và chữ ký số đảm nhiệm những chức năng khác nhau trong giao dịch điện tử. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp và người lao động phân biệt rõ vai trò của từng phương thức.
| Tiêu chí | OTP | eKYC | Chữ ký số |
|---|---|---|---|
| Chức năng chính | Xác nhận thao tác hoặc quyền truy cập | Định danh, xác thực danh tính | Ký dữ liệu điện tử |
| Xác định người thực hiện | Có giới hạn, phụ thuộc cơ chế xác thực | Có, thông qua quy trình định danh | Hỗ trợ xác định chủ thể ký và kiểm tra chữ ký |
| Thể hiện sự đồng ý | Có thể hỗ trợ ghi nhận | Không tự động thể hiện sự đồng ý | Thể hiện việc ký, chấp thuận dữ liệu |
| Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu | Không phải chức năng cốt lõi | Không phải chức năng cốt lõi | Có thể hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn |
| Vai trò trong quy trình ký HĐLĐ điện tử hiện hành | Hỗ trợ xác thực, không thay thế chữ ký số | Hỗ trợ định danh, không thay thế chữ ký số | Đáp ứng yêu cầu ký số theo quy định |
Tóm lại, OTP và eKYC có thể được tích hợp vào quy trình để tăng độ an toàn, nhưng không thay thế yêu cầu ký số trong quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử áp dụng từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật thay vì chỉ dựa vào một phương thức xác nhận đơn lẻ.
Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định
Để hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xác minh danh tính, kiểm tra nội dung và thực hiện ký số trên hệ thống phù hợp. Quy trình dưới đây trình bày các bước cơ bản mà doanh nghiệp và người lao động có thể tham khảo.
Bước 1 – Chuẩn bị thông tin và hồ sơ của các bên
Trước khi ký hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin người sử dụng lao động, người lao động và nội dung hợp đồng. Các thông tin cần kiểm tra gồm:
- Thông tin định danh của người lao động và người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp.
- Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
- Vị trí công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng và mức lương.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, chế độ bảo hiểm và các quyền lợi liên quan.
- Các điều khoản về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Việc chuẩn bị chính xác dữ liệu ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót khi ký và giảm nhu cầu sửa đổi hợp đồng sau khi hoàn tất.
Bước 2 – Định danh và xác thực người ký
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, hệ thống eContract cần xác định đúng danh tính của người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời kiểm tra thẩm quyền giao kết hợp đồng. Tùy hệ thống, quá trình này có thể sử dụng thông tin định danh điện tử, đối chiếu giấy tờ, nhận diện sinh trắc học hoặc các phương thức xác thực phù hợp.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra người đại diện ký hợp đồng có đúng thẩm quyền hay không. Với trường hợp ký theo ủy quyền, cần có căn cứ ủy quyền hợp lệ. Đây là bước quan trọng để hạn chế việc giả mạo danh tính, sử dụng tài khoản trái phép hoặc giao kết hợp đồng không đúng chủ thể.
Bước 3 – Kiểm tra nội dung và ký hợp đồng điện tử
Sau khi xác thực, các bên cần đọc kỹ toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi thực hiện ký số. Người lao động nên kiểm tra mức lương, phụ cấp, công việc, thời hạn hợp đồng, thời giờ làm việc và các điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ. Doanh nghiệp cần rà soát tính chính xác của dữ liệu và bảo đảm nội dung phù hợp với pháp luật lao động.
Khi các bên đã thống nhất, hệ thống eContract thực hiện quy trình ký số theo quy định. OTP hoặc các phương thức xác thực khác, nếu có, chỉ là bước hỗ trợ trong quy trình và không mặc nhiên thay thế chữ ký số. Các bên nên kiểm tra trạng thái ký để bảo đảm hợp đồng đã được ký đầy đủ, không bị thiếu chữ ký hoặc phát sinh lỗi kỹ thuật.
Bước 4 – Hoàn tất quy trình, nhận và lưu hợp đồng
Sau khi các bên ký số, nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực hợp đồng theo quy định và gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lên nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng được xác định theo quy định pháp luật và thỏa thuận hợp lệ của các bên.
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp và người lao động cần nhận, lưu giữ bản hợp đồng điện tử cùng các thông tin liên quan đến quá trình giao kết. Nên lưu bản hợp đồng có thể kiểm tra chữ ký số, thông tin chứng thực và ID hợp đồng khi đã được cấp. Việc lưu trữ đầy đủ giúp các bên thuận tiện tra cứu khi cần xác minh quyền lợi, giải quyết tranh chấp hoặc thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến lao động.
Những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng lao động điện tử
Bên cạnh việc lựa chọn phương thức ký phù hợp, người lao động và doanh nghiệp cần chú ý đến nội dung hợp đồng, danh tính chủ thể và việc lưu trữ dữ liệu. Những yếu tố này giúp giảm thiểu rủi ro và bảo đảm khả năng chứng minh giao dịch khi có tranh chấp.
Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi xác nhận
Trước khi ký hợp đồng lao động điện tử, người lao động cần đọc toàn bộ nội dung thay vì chỉ xem phần thông tin cơ bản hoặc nhấn nút xác nhận theo hướng dẫn. Các nội dung cần ưu tiên kiểm tra gồm mức lương, phụ cấp, công việc đảm nhận, thời hạn hợp đồng, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Nếu phát hiện thông tin sai hoặc điều khoản chưa rõ ràng, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp giải thích và chỉnh sửa trước khi ký. Sau khi hợp đồng đã được ký số, mọi thay đổi cần thực hiện theo quy trình phù hợp, không tự ý chỉnh sửa dữ liệu của bản hợp đồng đã hoàn tất.
Kiểm tra danh tính và thẩm quyền của người ký
Một hợp đồng được ký trên môi trường điện tử vẫn cần đáp ứng các yêu cầu về chủ thể và thẩm quyền giao kết theo pháp luật lao động. Người lao động nên xác minh thông tin doanh nghiệp, đơn vị tuyển dụng và người có thẩm quyền ký hợp đồng. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra danh tính người lao động, tránh để người khác sử dụng tài khoản hoặc thực hiện thao tác ký thay trái phép. Không nên chia sẻ mã OTP, thông tin đăng nhập hoặc phương tiện tạo chữ ký số cho người khác. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường trong quá trình xác thực, các bên nên dừng thao tác và liên hệ đơn vị cung cấp hệ thống để kiểm tra.
Lưu giữ hợp đồng và bằng chứng giao kết
Sau khi ký hợp đồng lao động điện tử, các bên cần lưu giữ bản hợp đồng và thông tin phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu sau này. Doanh nghiệp nên tổ chức lưu trữ theo từng người lao động, có phân quyền truy cập và phương án sao lưu dữ liệu. Người lao động nên tải hoặc lưu bản hợp đồng từ hệ thống, đồng thời giữ thông tin về ID hợp đồng, thời điểm ký và thông báo hoàn tất giao dịch. Không nên chỉ lưu ảnh chụp màn hình hoặc bản PDF đã chuyển đổi mà không giữ được thông tin cần thiết để kiểm tra chữ ký số và tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc lưu trữ cũng phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin.
Câu hỏi thường gặp về ký hợp đồng lao động điện tử (FAQ)
Dưới đây là những câu hỏi phổ biến về ký hợp đồng lao động điện tử, từ việc sử dụng điện thoại, ký bằng OTP đến giá trị pháp lý và thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Các câu trả lời được tổng hợp theo quy định hiện hành, giúp người lao động và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu.
Người lao động có thể ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại không?
Có. Người lao động có thể sử dụng điện thoại để truy cập hệ thống eContract, đọc nội dung hợp đồng, thực hiện xác thực và ký số nếu hệ thống hỗ trợ thiết bị đó. Tuy nhiên, việc ký trên điện thoại vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật về chủ thể ký, chữ ký số và quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử.
Ký hợp đồng lao động điện tử chỉ bằng mã OTP có hợp pháp không?
Từ ngày 01/07/2026, theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử phải được ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực theo quy định. Vì vậy, chỉ nhập mã OTP mà không thực hiện ký số theo quy trình phù hợp thì không đáp ứng đầy đủ yêu cầu đối với hợp đồng lao động điện tử theo cơ chế này.
eKYC có thay thế chữ ký số khi ký hợp đồng lao động điện tử không?
Không. eKYC hỗ trợ định danh và xác thực danh tính người thực hiện giao dịch, trong khi chữ ký số được sử dụng để ký dữ liệu điện tử. Hai phương thức có chức năng khác nhau và có thể được kết hợp trong cùng một quy trình ký hợp đồng lao động điện tử.
Người lao động không có chữ ký số có ký HĐLĐ điện tử được không?
Người lao động không nhất thiết phải tự mua chữ ký số trước khi bắt đầu quy trình. Tuy nhiên, hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP vẫn phải được ký số bởi các bên giao kết. Người lao động cần làm theo phương thức ký được hệ thống eContract hỗ trợ và bảo đảm đáp ứng yêu cầu pháp luật; việc không có chữ ký số cá nhân không đồng nghĩa với việc có thể chỉ dùng OTP để thay thế chữ ký số.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?
Có. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Điều kiện quan trọng là hợp đồng phải được giao kết hợp lệ và đáp ứng các yêu cầu pháp luật tương ứng.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm nào?
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên cuối cùng ký số, có dấu thời gian gắn với chữ ký số của các chủ thể và được nhà cung cấp eContract chứng thực trên hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Do đó, các bên cần phân biệt thời điểm hoàn tất thao tác ký với thời điểm hợp đồng đáp ứng đầy đủ điều kiện có hiệu lực theo quy định và thỏa thuận.
Người lao động có thể tra cứu hoặc tải hợp đồng lao động điện tử ở đâu?
Người lao động có thể tra cứu hoặc tải hợp đồng từ hệ thống eContract mà doanh nghiệp sử dụng, theo tài khoản và quyền truy cập được cấp. Sau khi hợp đồng được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và gắn ID, thông tin này cũng hỗ trợ việc nhận diện, tra cứu hợp đồng theo quy trình được triển khai. Người lao động nên liên hệ bộ phận nhân sự nếu không truy cập được hợp đồng hoặc cần được hướng dẫn tra cứu. Khi tải hợp đồng, cần lưu giữ bản có thể kiểm tra chữ ký số và thông tin liên quan.
Có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy không?
Không. Pháp luật khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử để thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan. Tuy nhiên, không nên hiểu đây là quy định bắt buộc mọi doanh nghiệp phải chuyển hoàn toàn sang hình thức điện tử trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức giao kết phù hợp với quy định pháp luật, tính chất công việc và điều kiện thực tế. Nếu sử dụng hợp đồng lao động điện tử, các bên phải tuân thủ quy định chuyên ngành có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
>>> FastCA e-Contract là giải pháp dành cho doanh nghiệp có nhu cầu số hóa quy trình giao kết hợp đồng điện tử. Lựa chọn giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp từng bước tối ưu quy trình ký kết, quản lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả vận hành. Follow Zalo OA FastCA ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu cách triển khai quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định hiện hành.
Ký hợp đồng lao động điện tử bằng OTP, eKYC hay chữ ký số là vấn đề doanh nghiệp và người lao động cần hiểu đúng để tránh nhầm lẫn giữa xác thực danh tính và ký kết hợp đồng. OTP hỗ trợ xác nhận thao tác, eKYC phục vụ định danh, còn chữ ký số đáp ứng yêu cầu ký dữ liệu điện tử theo quy định áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, từ ngày 01/07/2026, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử cần thực hiện thông qua hệ thống eContract đáp ứng điều kiện pháp luật, có chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực theo quy định. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp, đồng thời chú trọng xác thực chủ thể, kiểm tra nội dung và lưu trữ hợp đồng để bảo đảm quyền lợi của cả hai bên.
>>> Xem thêm: HĐLĐ điện tử ký trước ngày 01/07/2026 cần bổ sung những gì?
