Việc cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc giúp người nộp thuế chủ động giảm trừ gia cảnh mà không cần thông qua doanh nghiệp chi trả thu nhập. Vậy thủ tục thực hiện như thế nào? Có thể đăng ký online hay không? Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết từ hồ sơ, cách thực hiện đến những lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất.
Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc được không?
CÓ. Theo quy định hiện hành, cá nhân hoàn toàn có thể tự đăng ký người phụ thuộc mà không bắt buộc phải thông qua đơn vị chi trả thu nhập (công ty), đặc biệt là trong các trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc ở đâu? Bạn có hai lựa chọn chính để nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi đăng ký tạm trú.
- Nộp trực tuyến (Online): Đây là phương thức phổ biến nhất hiện nay thông qua các cổng thông tin điện tử của Chính phủ và Tổng cục Thuế.
Người lao động tự đăng ký người phụ thuộc tại Cơ quan thuế
Để giúp người nộp thuế thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện, FastCA đã tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan đến hồ sơ, thủ tục, đồng thời giải đáp rõ người lao động tự đăng ký người phụ thuộc được không.
Toàn bộ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được hệ thống chi tiết theo từng nhóm đối tượng cụ thể.
| Đối tượng | Loại giấy tờ |
| Con cái | Bản sao Giấy khai sinh hoặc CCCD. Nếu con trên 18 tuổi đang đi học thì cần thêm thẻ sinh viên hoặc xác nhận của nhà trường. |
| Vợ chồng | Bản sao CCCD + Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn. |
| Cha mẹ đẻ/vợ/chồng | Bản sao CCCD + Giấy tờ chứng minh quan hệ (Khai sinh, hộ khẩu cũ…) |
| Cá nhân khác | Bản sao CCCD + Giấy tờ chứng minh quan hệ/nghĩa vụ nuôi dưỡng (xác nhận của UBND xã/phường). |
Lưu ý: Đối với người phụ thuộc đang trong độ tuổi lao động, bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (như hồ sơ bệnh án, xác nhận khuyết tật…) và đảm bảo mức thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1.000.000 đồng.
Người nộp thuế hoàn toàn có thể chủ động tải mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc từ Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, khi cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc theo hình thức online, cần thực hiện đúng trình tự quy định.
Bước 1: Cá nhân tiến hành kê khai đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai đăng ký thuế số 20-ĐK-TCT, đây là biểu mẫu áp dụng để đăng ký người phụ thuộc nhằm tính giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành.
Bước 2: Sau khi hoàn tất việc kê khai, hồ sơ sẽ được nộp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tùy theo từng trường hợp cụ thể:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế, sẽ nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi đang làm việc
- Trường hợp cá nhân là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh hoạt động làm việc.
Hướng dẫn cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc online
Hiện nay, cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc có thể thực hiện hoàn toàn online thông qua các nền tảng điện tử của cơ quan thuế và cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Cách 1: Tự đăng ký người phụ thuộc trên Dịch vụ công
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế (phân hệ dành cho cá nhân):
Bước 1: Truy cập vào hệ thống tại địa chỉ:
https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/tthc
Bước 2: Thực hiện đăng nhập vào hệ thống. Người nộp thuế có thể sử dụng:
- Tài khoản thuế điện tử
- Hoặc tài khoản định danh điện tử mức 2
Bước 3: Tại giao diện chính, chọn mục “Thủ tục hành chính”, sau đó nhập từ khóa liên quan đến người phụ thuộc hoặc tên thủ tục để tìm kiếm.
Đối với trường hợp đăng ký lần đầu, cá nhân lựa chọn thủ tục:
“Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế TNCN” (mã thủ tục: 1.008499), áp dụng khi đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.
Bước 4: Nhấn chọn biểu tượng “Nộp hồ sơ”, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện lựa chọn tờ khai đăng ký người phụ thuộc.
Bước 5:
Chọn “Tiếp tục” để mở tờ khai.
Tại đây:
- Tích chọn nội dung đăng ký thuế
- Kê khai thông tin cơ quan thuế quản lý tại chỉ tiêu số 4
- Nhập đầy đủ thông tin người phụ thuộc vào bảng tại chỉ tiêu số 6
Bước 6: Sau khi hoàn tất kê khai, nhập tên người nộp thuế vào mục “Cá nhân có thu nhập”, sau đó chọn “Kiểm tra thông tin” để rà soát dữ liệu.
Bước 7: Hệ thống sẽ gửi mã OTP về email đã đăng ký. Người nộp thuế nhập mã xác thực để hoàn tất việc gửi hồ sơ đăng ký.
Cách 2: Tự đăng ký người phụ thuộc trên Etax Mobile
Các bước dưới đây sẽ giúp cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc trên ứng dụng Etax Mobile một cách nhanh chóng và chính xác:
Bước 1: Mở ứng dụng Etax Mobile và tiến hành đăng nhập tài khoản của người nộp thuế.
Bước 2: Tại màn hình chính, chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó tiếp tục vào phần “Kê khai hồ sơ đăng ký thuế”.
Bước 3: Tìm và lựa chọn mã thủ tục hành chính 1.008499, rồi nhấn “Nộp hồ sơ” để bắt đầu thực hiện.
Bước 4: Tiến hành nhập đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến người phụ thuộc cần đăng ký theo yêu cầu của hệ thống.
Bước 5: Rà soát lại toàn bộ thông tin đã kê khai, sau đó chọn “Nộp hồ sơ DKT” để gửi đi.
Bước 6: Nhập mã OTP được hệ thống gửi về số điện thoại hoặc email đã đăng ký nhằm xác nhận giao dịch.
Bước 7: Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận đã nộp thành công tờ khai đăng ký người phụ thuộc.
Cách 3: Tự đăng ký người phụ thuộc trên Vneid
Nhiều người thắc mắc tự đăng ký người phụ thuộc trên VNeID được không? Thực tế, người nộp thuế hoàn toàn có thể thực hiện thao tác này ngay trên ứng dụng VNeID nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
Bước 1: Đảm bảo ứng dụng VNeID đã được cập nhật phiên bản mới nhất, sau đó tiến hành đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản để sử dụng.
Lưu ý: Để thêm người phụ thuộc trên VNeID, cá nhân cần có tài khoản định danh điện tử mức 2. Nếu chưa có, người nộp thuế phải đến cơ quan công an hoặc điểm cấp CCCD để đăng ký và kích hoạt.
Bước 2: Tại giao diện chính của ứng dụng, chọn mục “Người phụ thuộc” trong phần “Tiện ích yêu thích”, sau đó nhấn “Thêm người phụ thuộc”.
Bước 3: Nhập đầy đủ và chính xác thông tin của người phụ thuộc theo yêu cầu hệ thống, đồng thời tích chọn xác nhận tính chính xác trước khi gửi thông tin.
Bước 4: Sau khi hệ thống hiển thị thông báo gửi yêu cầu thành công, hồ sơ đã được tiếp nhận.
Lưu ý: Người nộp thuế cần theo dõi trạng thái xử lý và chờ thông báo xác nhận cập nhật thành công từ ứng dụng VNeID để hoàn tất việc đăng ký.
Lưu ý khi tự đăng ký người phụ thuộc
Để cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc đúng quy định và đảm bảo được tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần nắm rõ các nội dung quan trọng về đối tượng, điều kiện, hồ sơ và các lưu ý sau:
- Đối tượng được tính là người phụ thuộc khi đáp ứng đủ điều kiện ở mục 1 và mỗi NPT chỉ một người được quyền đăng ký.
- Điều kiện để được giảm trừ gia cảnh:
- Người phụ thuộc có thu nhập thấp hoặc không có thu nhập theo quy định.
- Người nộp thuế phải chứng minh được mối quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng.
- Trường hợp ngoài con cần có xác nhận nuôi dưỡng từ UBND cấp xã.
- Thời điểm tính giảm trừ:
- Con được tính từ tháng sinh.
- Các đối tượng khác tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
- Nếu đăng ký muộn, chỉ được tính từ thời điểm hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận.
- Thời hạn đăng ký:
- Nên thực hiện sớm để được hưởng giảm trừ ngay trong năm.
- Có thể bổ sung trước thời hạn quyết toán thuế (thường trước 31/03 năm sau).
- Nguyên tắc áp dụng giảm trừ:
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế
- Nếu nhiều người cùng có trách nhiệm nuôi dưỡng, cần thống nhất người đăng ký
- Trường hợp thay đổi nơi làm việc: Cần đăng ký lại người phụ thuộc tại đơn vị mới hoặc tự thực hiện quyết toán thuế để cập nhật thông tin
- Khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện: Phải chủ động thông báo ngừng giảm trừ, tránh rủi ro bị truy thu thuế và tiền chậm nộp.
- Một số trường hợp đặc biệt:
- Con đang học vẫn được tính nếu thu nhập không vượt mức quy định.
- Người khuyết tật, mất khả năng lao động vẫn được tính là người phụ thuộc dù đã trên 18 tuổi.
- Xử lý khi kê khai sai thông tin: Có thể điều chỉnh trên hệ thống thuế điện tử eTax hoặc nộp hồ sơ điều chỉnh tại cơ quan thuế. Cần kiểm tra kỹ hồ sơ để tránh sai sót dẫn đến truy thu.
Việc cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn nhờ các nền tảng online như Dịch vụ công, Etax Mobile và VNeID. Hy vọng qua các hướng dẫn, bạn đã có thể tự tin thực hiện thủ tục này một cách dễ dàng và chính xác nhất. Đừng quên cập nhật các quy định mới để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật thuế năm 2026.
