Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 03/TNCN) mới nhất được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là biểu mẫu bắt buộc trong công tác quyết toán thuế của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, mời bạn tham khảo thông tin chi tiết và tải về mẫu chứng từ chuẩn xác nhất trong bài viết dưới đây.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất hiện nay
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các tổ chức trả thu nhập khi thực hiện khấu trừ thuế của cá nhân phải cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân đó. Hiện nay, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN phổ biến và bắt buộc sử dụng là Mẫu số 03/TNCN.
Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp minh bạch hóa dữ liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối soát thông tin thu nhập trên hệ thống ngành thuế.
Dưới đây là mẫu 03/TNCN để bạn tham khảo:
Để thuận tiện cho việc lưu trữ và soạn thảo, bạn có thể tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đây:
Hướng dẫn cách điền mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN – 03/TNCN chi tiết
Việc nắm rõ cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết theo từng mục:
I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
– [01] Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi đầy đủ tên công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. (Lưu ý: Viết in hoa toàn bộ).
– [02] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của doanh nghiệp.
– [03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.
– [04] Điện thoại: Ghi số điện thoại liên hệ chính thức của doanh nghiệp để cơ quan thuế có thể kết nối khi cần thiết.
II. THÔNG TIN CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH
– [05] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của người nộp thuế theo CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu. (Lưu ý: Viết in hoa toàn bộ).
– [06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế cá nhân của người nộp thuế.
– [07] Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người nộp thuế (Ví dụ: Việt Nam).
– [08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) nếu người nộp thuế đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú theo quy định.
– [09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) nếu người nộp thuế thuộc trường hợp cá nhân không cư trú.
– [10] Địa chỉ liên hệ: Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của cá nhân.
– [11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại cá nhân đang sử dụng.
– [12] Số định danh cá nhân/Giấy tờ tùy thân: Trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế, ghi số định danh trên CCCD hoặc số Hộ chiếu.
III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
– [13] Khoản thu nhập: Ghi rõ tính chất loại thu nhập cá nhân nhận được (Ví dụ: Thu nhập từ tiền lương, tiền công; Thu nhập từ đầu tư vốn;…).
– [14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Ghi tổng số tiền bảo hiểm mà cá nhân đã trích nộp (BHXH, BHYT, BHTN) theo tỷ lệ quy định (thông thường là 10,5%).
– [15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi số tiền cá nhân đã đóng góp vào các quỹ được nhà nước công nhận (nếu có).
– [16] Thời điểm trả thu nhập: Ghi khoảng thời gian thực tế tổ chức chi trả thu nhập cho cá nhân (Ví dụ: Từ tháng 01 đến tháng 12 năm 2025).
– [17] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Tổng số thu nhập thực tế doanh nghiệp đã trả cho cá nhân trước khi trừ các khoản giảm trừ và thuế.
– [18] Tổng thu nhập tính thuế: Là phần thu nhập còn lại sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh, đóng góp từ thiện (nếu có).
– [19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Ghi tổng số tiền thuế mà doanh nghiệp đã khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước thay cho cá nhân.
Lưu ý về cách ghi chứng từ
Để tránh sai sót khi thực hiện cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, kế toán cần tuân thủ quy định về ký hiệu và đánh số theo Thông tư 32/2025/TT-BTC như sau:
| Chỉ tiêu | Quy định trình bày |
| Ký hiệu mẫu | Cố định là mẫu 03/TNCN (gồm 07 ký tự) |
| Ký hiệu chứng từ | Có dạng CT/NNE (Vd: CT/25E cho năm 2025) |
| Số chứng từ | Số thứ tự từ 1 đến 9999999, bắt đầu từ 01/01 và reset về 1 vào ngày 31/12 hàng năm |
| Vị trí hiển thị | Phía trên bên phải chứng từ hoặc vị trí dễ nhận diện nhất |
Một số lưu ý khác khi lập chứng từ:
- Chữ ký số: Tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp phải thông báo phát hành/đăng ký sử dụng với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
- Tần suất cấp: Với HĐLĐ trên 3 tháng, chỉ cấp 1 chứng từ/năm. Với HĐLĐ dưới 3 tháng, có thể cấp theo từng lần khấu trừ hoặc gộp 1 lần/năm nếu cá nhân yêu cầu.
Các trường hợp không cần có chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế
Không phải mọi trường hợp quyết toán thuế đều bắt buộc phải có mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC, có các trường hợp ngoại lệ sau:
- Cá nhân ủy quyền quyết toán: Nếu người lao động ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, tổ chức sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động: Trong trường hợp doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu trên hệ thống ngành thuế để xử lý hồ sơ cho cá nhân.
- Hợp đồng lao động trên 3 tháng: Đối với đối tượng này, doanh nghiệp chỉ cấp duy nhất 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế (trừ khi có quy định khác).
- Thông tin đã đầy đủ trên hệ thống: Khi dữ liệu từ tổ chức trả thu nhập đã được kê khai đầy đủ và khớp với thông tin của cá nhân trên hệ thống của ngành thuế, việc đối soát sẽ trở nên đơn giản hơn, giảm bớt gánh nặng về chứng từ giấy cho người nộp thuế.
Hy vọng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN và những hướng dẫn trên đã giúp bạn hoàn thiện thủ tục quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật kịp thời các quy định mới nhất về thuế và kế toán hiện hành.
