Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online là bước quan trọng khi người nộp thuế không còn đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Việc thực hiện đúng và kịp thời giúp tránh sai sót khi quyết toán thuế TNCN. Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết các cách thực hiện thủy đăng ký người phụ thuộc online theo quy định mới nhất, dễ hiểu và áp dụng ngay.
Cắt giảm người phụ thuộc online có được không?
CÓ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan Thuế.
Tùy vào đối tượng thực hiện là cá nhân tự quyết toán hay doanh nghiệp (Cơ quan chi trả thu nhập) thực hiện thay cho người lao động, chúng ta có các phương thức phổ biến sau:
- Cá nhân tự thực hiện: Qua cổng Thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trực tiếp báo với cơ quan thuế quản lý.
- Ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập: Doanh nghiệp sẽ thực hiện qua phần mềm HTKK rồi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
Cách 1: Cắt giảm người phụ thuộc trên HTKK
Khi thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online thông qua đơn vị chi trả thu nhập, người nộp thuế cần chuẩn bị:
- Văn bản ủy quyền
- Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của người phụ thuộc
Sau đó, doanh nghiệp sẽ tổng hợp thông tin thay đổi vào tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TH-TCT hoặc 20-ĐK-TH-TCT và gửi cơ quan thuế hoặc kê khai trên phần mềm HTKK.
Các bước cắt giảm người phụ thuộc trên HTKK:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK, nhập mã số thuế doanh nghiệp rồi nhấn Đồng ý.
Bước 2: Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” → “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”
Bước 3: Nhập thông tin cắt giảm người phụ thuộc:
- Mục 01 và 02: Hệ thống tự động cập nhật khi NNT chọn kỳ tính thuế ở bước 2
- Mục 03 đến 10: Điền thông tin của đơn vị trả thu nhập.
- Mục 11 đến 20: Điền thông tin của đại lý thuế (nếu có).
- Mục 21: Điền tên cơ quan thuế cấp Cục nơi quản lý cơ quan chi trả thu nhập của người nộp thuế có địa chỉ trụ sở chính.
- Mục 22: Điền thông tin cơ quan quản lý thuế của đơn vị chi trả thu nhập cho người nộp thuế có trụ sở chính.
- Mục I: Bỏ trống
- Mục II: điền thông tin của người nộp thuế và thông tin của người phụ thuộc:
- Họ và tên của người nộp thuế
- Mã số thuế của người nộp thuế
- Họ và tên của người phụ thuộc
- Mã số thuế của người phụ thuộc
- Quan hệ với người nộp thuế
- Thời gian tính giảm trừ: Từ tháng: Ghi tháng bắt đầu đăng ký đến tháng: Ghi tháng kết thúc đăng ký.
Bước 4: Chọn “Ghi” để lưu dữ liệu
Bước 5: Chọn “Kết xuất XML” và lưu file
Bước 6: Nộp file XML tại hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
Cách 2: Cắt hủy người phụ thuộc trên Thuế điện tử
Người nộp thuế có thể chủ động thực hiện việc báo giảm người phụ thuộc trực tiếp, không cần thông qua đơn vị chi trả thu nhập. Hướng dẫn cắt giảm người phụ thuộc online trên Cổng Thuế điện tử phù hợp với cá nhân đã được cấp tài khoản thuế điện tử hợp lệ, có mã số thuế cá nhân và tự kê khai thông tin thay đổi người phụ thuộc.
Bước 1: Nộp tờ khai cắt giảm người phụ thuộc
Cá nhân truy cập website: canhan.gdt.gov.vn và đăng nhập hệ thống.
1. Chọn mục “Đăng ký thuế”
2. Tiếp tục chọn “Khai tờ khai 02TH”
- Chọn biểu mẫu “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”
- Tích chọn “Gửi lại file dữ liệu” nếu là hồ sơ bổ sung từ lần thứ 2
3. Sau đó nhấn “Tiếp tục” để kê khai.
4. Tại phần nhập thông tin thay đổi người phụ thuộc (NPT), cần điền đầy đủ:
- Cột [7]: Nhập họ và tên của người nộp thuế
- Cột [8]: Nhập MST của người nộp thuế
- Cột [9]: Nhập họ và tên người phụ thuộc
- Cột [11]: Nhập MST của người phụ thuộc
- Cột [14]: Chọn mối quan hệ của NPT với người nộp thuế
- Cột [21]: Nhập tháng/năm bắt đầu tính giảm trừ NPT
- Cột [22]: Nhập tháng/năm kết thúc tính giảm trừ NPT
5. Có thể chọn “Thêm dòng” để bổ sung thông tin hoặc “Xóa dòng” nếu cần chỉnh sửa.
6. Sau khi hoàn tất kê khai, nhấn “Hoàn thành kê khai”
7. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin
8. Chọn “Kết xuất XML” (bắt buộc để nộp hồ sơ)
9. Nhấn “Nộp tờ khai”
10. Nhập mã kiểm tra
11. Nhập mã OTP gửi về điện thoại (có thể yêu cầu gửi lại nếu hết hạn)
Cuối cùng, nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Bước 2: Tra cứu kết quả xử lý hồ sơ
Đăng nhập lại hệ thống và thực hiện:
- Chọn “Tra cứu” → “Tra cứu thông báo”
- Nhập khoảng thời gian cần tra cứu
- Nhấn “Tra cứu” và tải kết quả về
Lưu ý:
- Nếu trạng thái hiển thị “Cấp mã thành công”: việc cắt giảm người phụ thuộc đã hoàn tất theo thời gian đã khai báo
- Nếu hiển thị lỗi: cần kiểm tra nguyên nhân và nộp lại hồ sơ điều chỉnh
Bước 3: Tra cứu thông tin người phụ thuộc
Để kiểm tra lại dữ liệu:
- Chọn “Tra cứu” → “Tra cứu NPT”
- Nhấn “Tra cứu” để xem thông tin chi tiết người phụ thuộc
Cách 3: Báo giảm người phụ thuộc trên Dịch vụ công
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online dành cho cá nhân thực hiện trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công của cơ quan Thuế:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Truy cập vào địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin
Chọn hình thức đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử
Lựa chọn đối tượng là Cá nhân để tiếp tục
Bước 2: Lựa chọn thủ tục kê khai
- Vào mục “Thủ tục hành chính”
- Chọn biểu mẫu 20-DK-TCT (theo TT86)
- Nhấn “Nộp hồ sơ” và chọn “Tiếp tục”
Tại đây:
- Chọn chức năng “Đăng ký thay đổi (đã đăng ký người phụ thuộc nhưng có điều chỉnh thông tin)” – mã thủ tục: 1.010244
- Tiếp tục chọn “Thay đổi thông tin đối với người phụ thuộc” rồi nhấn “Tiếp tục”
Bước 3: Kê khai thông tin người phụ thuộc
Tiến hành nhập đầy đủ các nội dung theo yêu cầu:
- Thông tin cá nhân: mã số thuế, ngày sinh, quốc tịch, số định danh cá nhân
- Thông tin địa chỉ cư trú
- Mối quan hệ với người nộp thuế
- Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc giảm trừ
Bước 4: Hoàn tất kê khai
Sau khi điền xong thông tin, nhấn “Hoàn thành kê khai” để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Nhập mã captcha xác nhận → Chọn “Nộp tờ khai”
Bước 6: Xác thực và gửi hồ sơ
- Nhập mã OTP được gửi về email hoặc tin nhắn điện thoại
- Hoàn tất việc nộp hồ sơ
Cách 4: Trực tiếp báo giảm người phụ thuộc với cơ quan thuế
Trong trường hợp người nộp thuế thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online trực tiếp với cơ quan thuế, cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST (ban hành kèm Thông tư số 86/2024/TT-BTC)
- Bản sao CCCD/CMND (đối với người từ 14 tuổi trở lên)
- Bản sao giấy khai sinh (đối với người dưới 14 tuổi)
- Trường hợp là người nước ngoài hoặc Việt kiều: bản sao hộ chiếu hoặc giấy khai sinh còn hiệu lực
- Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Một số lưu ý khi tiến hành thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online
Để thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online diễn ra suôn sẻ và không bị cơ quan Thuế từ chối hồ sơ, bạn cần lưu ý các điểm sau:
- Thời điểm báo giảm: Phải thực hiện ngay khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện để tránh việc tính sai thuế TNCN dẫn đến bị phạt chậm nộp.
- Chỉ chọn một hình thức kê khai, không thực hiện đồng thời trên nhiều hệ thống
- Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp, cần thông báo sớm để đơn vị chi trả xử lý đúng thời hạn
- Nên lưu lại thông báo tiếp nhận hồ sơ điện tử để đối chiếu khi cần
Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online hiện nay đã trở nên đơn giản và thuận tiện hơn nhờ các nền tảng điện tử của ngành thuế. Việc thực hiện đúng và kịp thời việc cắt giảm NPT sẽ giúp đảm bảo quyền lợi thuế và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình quyết toán.
