Trong thời đại chuyển đổi số đang cực kỳ phát triển hiện nay, ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp và cá nhân nhờ tính nhanh chóng, bảo mật và có giá trị pháp lý. Vậy cách ký hợp đồng bằng chữ ký số thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những gì và quy trình ký ra sao? Hãy cùng FastCA tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Lợi ích khi ký hợp đồng bằng chữ ký số
Việc áp dụng cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp và cá nhân nhờ sự tiện lợi, an toàn và đúng quy định pháp luật. So với hình thức ký giấy truyền thống, chữ ký số mang đến nhiều lợi ích nổi bật như:
- Tiết kiệm thời gian: Ký hợp đồng trực tuyến chỉ trong vài phút, không cần in ấn hay gặp mặt trực tiếp.
- Giảm chi phí: Hạn chế chi phí giấy tờ, in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ.
- Đảm bảo giá trị pháp lý: Hợp đồng được ký bằng chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
- Bảo mật cao: Thông tin được mã hóa, xác thực danh tính người ký và phát hiện khi tài liệu bị chỉnh sửa.
- Ký mọi lúc, mọi nơi: Có thể ký trên máy tính hoặc điện thoại, đặc biệt với FastCA Remote Signing không cần USB Token.
- Tăng tốc quy trình phê duyệt: Giúp doanh nghiệp xử lý hợp đồng nhanh hơn, nâng cao hiệu suất làm việc.
- Dễ dàng tích hợp: Sử dụng trên nhiều phần mềm kế toán, nhân sự, hóa đơn điện tử, ERP và các nền tảng hợp đồng điện tử hỗ trợ ký số.
- Lưu trữ điện tử thuận tiện: Hợp đồng được quản lý tập trung, dễ tra cứu và giảm nguy cơ thất lạc hồ sơ.
Nhờ những lợi ích trên, ngày càng nhiều tổ chức và cá nhân lựa chọn dùng chữ ký số ký hợp đồng để tối ưu quy trình làm việc, nâng cao tính chuyên nghiệp và thúc đẩy chuyển đổi số.
Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số nhanh, đơn giản
Việc ký hợp đồng bằng chữ ký số với FastCA chỉ mất vài phút và có thể thực hiện trên hầu hết các phần mềm kế toán, nhân sự, hợp đồng điện tử hoặc các nền tảng hỗ trợ ký số. Dưới đây là cách ký hợp đồng điện tử bằng Token của FastCA vô cùng đơn giản:
Bước 1: Chuẩn bị và cài đặt chữ ký số FastCA
Trước tiên, cắm FastCA USB Token vào máy tính và cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số (nếu chưa cài). Sau khi cài đặt hoàn tất, kiểm tra chứng thư số, thời hạn sử dụng và nhập mã PIN để kích hoạt chữ ký số.
Bước 2: Mở hợp đồng và đăng nhập để ký
Đăng nhập vào phần mềm hoặc nền tảng đang sử dụng, sau đó mở hợp đồng cần ký. Chọn chức năng Ký số/Ký điện tử, hệ thống sẽ tự động nhận diện chữ ký số FastCA. Nhập mã PIN (đối với USB Token) hoặc xác thực OTP (đối với FastCA Remote Signing) để xác nhận danh tính người ký.
Bước 3: Ký số và hoàn tất hợp đồng
Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ tự động gắn chữ ký số lên hợp đồng. Bạn chỉ cần kiểm tra lại nội dung, lưu hoặc gửi hợp đồng cho đối tác qua email hoặc tiếp tục chuyển đến các bên liên quan để hoàn tất quy trình ký kết.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Bên cạnh việc tìm hiểu cách ký hợp đồng bằng chữ ký số, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về giá trị pháp lý cũng như phạm vi áp dụng của hình thức ký này. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất cùng câu trả lời chính xác để bạn đọc tham khảo.
Câu 1: Ký hợp đồng bằng chữ ký số có hợp lệ không?
Có. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định pháp luật hiện hành, chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định. Vì vậy, hợp đồng được ký bằng chữ ký số hợp lệ có thể sử dụng để giao kết, thực hiện giao dịch và làm căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp.
Câu 2: Những loại hợp đồng nào có thể ký bằng chữ ký số?
Chữ ký số có thể áp dụng với hầu hết các loại hợp đồng điện tử như: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng thương mại, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng với nhà cung cấp… Tuy nhiên, một số loại hợp đồng hoặc giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng, chứng thực hoặc thực hiện theo hình thức riêng thì cần tuân thủ theo quy định tương ứng.
Câu 3: Khi chứng thư số hết hạn thì hợp đồng đã ký có còn hiệu lực không?
Có. Nếu hợp đồng được ký trong thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực và chữ ký số hợp lệ tại thời điểm ký thì hợp đồng vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, kể cả khi chứng thư số hết hạn sau đó. Người dùng chỉ cần gia hạn chữ ký số để tiếp tục thực hiện các giao dịch mới.
Câu 4: Một bên dùng chữ ký số, một bên dùng chữ ký tươi để ký hợp đồng có được không?
Được, nếu các bên cùng thống nhất về hình thức ký kết và việc ký đáp ứng các quy định pháp luật có liên quan. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức một bên ký điện tử bằng chữ ký số, bên còn lại ký trực tiếp trên bản giấy hoặc theo quy trình được các bên thỏa thuận. Tuy nhiên, để thuận tiện trong lưu trữ, đối chiếu và xử lý giao dịch, các bên nên thống nhất sử dụng cùng một hình thức ký ngay từ đầu.
>>> Xem ngay: Chữ ký số và hóa đơn điện tử: Những quy định và hướng dẫn mới nhất
Việc nắm rõ cách ký hợp đồng bằng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử. Với nhiều loại chữ ký số khác nhau, người dùng có thể ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều phần mềm kế toán, nhân sự, ERP và các nền tảng hợp đồng điện tử hỗ trợ ký số.
