Việc sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử có lẽ không còn xa lạ khi xu hướng ký kết giao dịch tài liệu số ngày càng phổ biến. Cùng FastCA tìm hiểu chi tiết về những quy định khi sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử trong bài viết sau.
1. Chữ ký số cho hóa đơn điện tử
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực tính toàn vẹn và đáng tin cậy của hoá đơn điện tử. Khi áp dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử, ta có thể đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn không bị thay đổi trái phép và người gửi được xác thực danh tính.
Việc sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử gần như rất phổ biến hiện nay
Chữ ký số cho hóa đơn điện tử giúp hóa đơn điện tử đó có giá trị pháp lý. Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán hàng (trừ một số trường hợp có quy định riêng). Chữ ký số chính là một phần không thể thiếu khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Quá trình sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử
Quá trình sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử thường diễn ra như sau:
Tạo hóa đơn điện tử: Đầu tiên, hóa đơn điện tử được tạo ra bởi hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Tạo chữ ký số: Sau khi hóa đơn điện tử được tạo ra, hệ thống sẽ sử dụng khóa riêng tư của người gửi để tạo chữ ký số cho hóa đơn. Quá trình tạo chữ ký số bao gồm việc áp dụng thuật toán mã hóa vào nội dung của hóa đơn, tạo thành một chuỗi số học duy nhất – chính là chữ ký số.
Gắn chữ ký số vào hóa đơn điện tử: Chữ ký số được gắn vào hóa đơn điện tử, thông thường là ở phần cuối hoặc phần đích thân của hóa đơn. Khi chữ ký số được gắn vào, hóa đơn điện tử trở thành một phiên bản được xác thực.
Gửi hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử kèm chữ ký số được gửi đi đến người nhận thông qua email hoặc các hệ thống truyền thông điện tử khác.
Xác thực chữ ký số: Người nhận nhận được hóa đơn điện tử sau đó sẽ sử dụng khóa công khai của người gửi (mà thường được công khai rộng rãi) để xác thực chữ ký số. Quá trình xác thực này kiểm tra tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và xác minh danh tính của người gửi.
Xác nhận và thanh toán: Sau khi chữ ký số được xác thực, người nhận có thể xác nhận hóa đơn và tiến hành thanh toán theo các phương thức thanh toán đã được thỏa thuận.
3. Những quy định khi dùng chữ ký số cho hóa đơn điện tử
Khi sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử, bạn cần nắm rõ một vài quy định. Những quy định về dùng chữ ký số cho hóa đơn điện tử được nêu rõ tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:
Chữ ký số của người bán là chữ ký số của doanh nghiệp khi người bán là doanh nghiệp, tổ chức.
Người mua phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn khi người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với bên bán về việc đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn điện tử do bên bán lập.
Một số trường hợp riêng được quy định tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có cả chữ ký số của 2 bên mua bán.
4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân khi sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử cần phải lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:
4.1 Lưu ý xác định thời gian lập, ký hóa đơn điện tử
Thời gian lập hay còn gọi là ngày lập: Là ngày người cung cấp sản phẩm, dịch vụ điền đầy đủ nội dung trên hóa đơn
Thời gian ký hay còn gọi là ngày ký: Là ngày mà người cung cấp sản phẩm, dịch vụ và khách hàng ký số vào hóa đơn để xác nhận thỏa thuận.
4.2 Lưu ý gia hạn chữ ký số điện tử hết hạn trên hóa đơn điện tử
Cần gia hạn chữ ký số trên hóa đơn điện tử khi chữ ký số hết hạn. Sau khi gia hạn chữ ký số thì thông tin về chữ ký số sẽ được hệ thống của Tổng cục thuế cập nhật. Bên phía doanh nghiệp cần cập nhật lại hóa đơn điện tử và tiếp tục sử dụng chữ ký số bình thường.
4.3 Cập nhật toàn bộ chữ ký số cho hóa đơn điện tử lên hệ thống Tổng cục thuế
Thông thường một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký điện tử với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải cập nhật tất cả chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp lên hệ thống của Tổng cục thuế.
5. FastCA – dịch vụ cung cấp chữ ký số cho hóa đơn điện tử an toàn, uy tín
FastCA là đơn vị top 3 cung cấp dịch vụ chữ ký số phổ biến nhất tại Việt Nam. Chúng tôi luôn cam kết mang đến cho khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp các giải pháp trong lĩnh vực chữ ký số hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng.
Sản phẩm chữ ký số của FastCA đảm bảo giúp khách hàng giảm chi phí và thời gian xử lý giấy tờ, ký số hóa đơn nhanh chóng, tính ổn định cao cùng đội hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7.
FastCA cung cấp giải pháp chữ ký số linh hoạt và dễ sử dụng phù hợp với nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Từ các giao dịch nhỏ lẻ cho đến các doanh nghiệp lớn, chúng tôi có giải pháp phù hợp cho bạn.
Hãy để FastCA giúp doanh nghiệp của bạn bước vào kỷ nguyên số hoá, nâng cao tính chuyên nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Liên hệ ngay hotline của chúng tôi để được tư vấn báo giá chữ ký số của FastCA.
