Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Quy định, thủ tục và bảng giá mới nhất

Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập cho người lao động, cộng tác viên hoặc cá nhân thuê ngoài. Từ khi áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn mới, doanh nghiệp không còn sử dụng chứng từ giấy mua tại cơ quan thuế như trước đây mà phải chuyển sang chứng từ điện tử. Vậy mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ở đâu, thủ tục như thế nào và chi phí bao nhiêu? Xem ngay bài viết dưới đây!

Quy định về việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hiện nay, việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã có nhiều thay đổi so với trước đây. Trước ngày 01/07/2022, doanh nghiệp có thể mua chứng từ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc tự in theo quy định cũ. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các tổ chức khấu trừ thuế phải chuyển sang mẫu chứng từ điện tử mới theo quy định hiện hành.

Như vậy, doanh nghiệp hiện không mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tại cơ quan thuế như trước mà sẽ đăng ký sử dụng thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được tích hợp sẵn trên hệ thống phần mềm.

Hướng dẫn cách mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kích hoạt hệ thống sử dụng. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế lỗi khi cấp chứng từ cho người lao động. Xem ngay hướng dẫn mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín

Tiêu chí quan trọng nhất là đơn vị cung cấp phải có hạ tầng công nghệ ổn định, tính bảo mật cao và được cơ quan Thuế thẩm định. Một đơn vị uy tín sẽ hỗ trợ bạn từ khâu thủ tục đến khi xuất chứng từ thành công như phần mềm hóa đơn xCyber Bill.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao).
• Thông tin MST, email, SĐT của doanh nghiệp
• Chứng minh thư/CCCD của người đại diện pháp luật.
• Mẫu đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (theo quy định của nhà cung cấp và thông lệ ngành).

Bước 3: Đăng ký và kích hoạt hệ thống

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản sử dụng phần mềm. Tiếp đó, đơn vị thực hiện:

• Đăng nhập hệ thống.
• Cấu hình thông tin doanh nghiệp.
• Tích hợp chữ ký số.
•  Nộp tờ khai phát hành đăng ký chứng từ lên Cơ quan thuế.
• Thiết lập mẫu chứng từ.
• Phát hành và sử dụng chứng từ điện tử.

Thông thường, thời gian kích hoạt hệ thống khá nhanh, chỉ từ vài giờ đến 1 ngày làm việc tùy nhà cung cấp.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Quy trình chi tiết)

Quy trình đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tại các đơn vị cung cấp như xCyber sẽ gồm các bước sau:

Bước 1: Khách hàng cung cấp thông tin Mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ email.

Bước 2: Nhà cung cấp lên đơn hàng, khởi tạo dịch vụ.

Bước 3: Thông tin đơn hàng và tài khoản phần mềm hóa đơn sẽ được gửi vào email của khách hàng.

Bước 4: Khách hàng tiến hành đăng nhập và sử dụng dịch vụ.

Bước 5: Nhà cung cấp hỗ trợ người dùng gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với TCT, tạo mẫu hóa đơn, cài đặt chữ ký số.

Bước 6: Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ lần đầu, xCyber sẽ hỗ trợ gửi tài liệu hướng dẫn sử dụng, hoặc UltraView hướng dẫn lần đầu.

Bảng giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Tùy theo từng nhà cung cấp, chi phí mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ khác nhau. Dưới đây là báo giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN xCyber Bill:

• Phí khởi tạo chỉ áp dụng với lần đăng ký sử dụng đầu tiên.
• Số lượng chứng từ không giới hạn thời gian sử dụng.

(Lưu ý: Bảng giá có thể thay đổi theo các chương trình khuyến mãi)

Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ở đâu uy tín?

Hiện nay, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử để đảm bảo đúng quy định pháp luật, hạn chế lỗi khi phát hành.

Một trong những lựa chọn được nhiều doanh nghiệp quan tâm là xCyber Bill. Khi chọn mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tại xCyber, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ chuyên gia pháp lý, giúp xử lý mọi tình huống phát sinh trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Bạn có thể liên hệ qua Hotline 1900 2038 hoặc Zalo OA để được tư vấn nhanh nhất!

Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên ưu tiên các tiêu chí như:

• Có đầy đủ pháp lý.
• Hỗ trợ đúng chuẩn theo quy định mới.
• Hệ thống ổn định, dễ dùng.
• Hỗ trợ xuất dữ liệu và lưu trữ lâu dài.
• Có đội ngũ hỗ trợ nhanh khi phát sinh lỗi.

Việc chủ động mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là bước đi bắt buộc và cần thiết cho mọi doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy định, hồ sơ cũng như quy trình đăng ký chuẩn nhất. Hãy liên hệ ngay với xCyber để được tư vấn gói giải pháp phù hợp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!