Sự phát triển của công nghệ đang giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giao kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng thông qua hình thức điện tử. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không, có được pháp luật công nhận hay không và nên sử dụng phương thức ký nào để đảm bảo giá trị pháp lý. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về ký hợp đồng điện tử, các cách ký hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay và phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Ký hợp đồng điện tử có hợp lệ không?
Hiện nay, ký hợp đồng điện tử hoàn toàn được pháp luật Việt Nam công nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giao kết, xác thực thông tin và đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng lại dữ liệu điện tử khi cần thiết. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
Điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng được lập và ký bằng phương thức điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng truyền thống bằng văn bản giấy. Nhưng so với phương thức ký tay truyền thống, ký hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích như rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn, dễ dàng lưu trữ và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch từ xa. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng các giải pháp ký kết điện tử trong hoạt động kinh doanh.
Quy định về ký hợp đồng điện tử
Để đảm bảo hợp đồng điện tử có hiệu lực khi sử dụng trong giao dịch thực tế, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan đến loại hợp đồng được phép ký, nguyên tắc giao kết cũng như loại chữ ký có thể sử dụng. Đây là những yếu tố quan trọng quyết định tính hợp pháp và khả năng chứng minh của hợp đồng khi xảy ra tranh chấp.
Loại hợp đồng được ký điện tử
Theo quy định hiện hành, phần lớn các loại hợp đồng dân sự, thương mại, lao động và giao dịch kinh doanh đều có thể được thực hiện bằng phương thức điện tử nếu các bên có sự thỏa thuận và đáp ứng điều kiện theo pháp luật. Một số loại hợp đồng phổ biến có thể thực hiện ký hợp đồng điện tử gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng tín dụng hoặc các thỏa thuận thương mại giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác.
Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch đều được phép thực hiện hoàn toàn bằng phương thức điện tử. Một số trường hợp đặc biệt liên quan đến quyền sử dụng đất, giao dịch bất động sản hoặc các loại giấy tờ bắt buộc phải công chứng, chứng thực có thể vẫn cần tuân thủ hình thức theo quy định riêng của pháp luật.
Do đó, trước khi thực hiện ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần xác định loại hợp đồng đang sử dụng có thuộc nhóm được pháp luật cho phép giao kết bằng phương tiện điện tử hay không để tránh phát sinh rủi ro về sau.
Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử
Bên cạnh việc lựa chọn đúng loại hợp đồng, quá trình ký hợp đồng điện tử cũng cần tuân thủ các nguyên tắc giao kết nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Theo quy định về giao dịch điện tử, việc giao kết hợp đồng phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và các bên được quyền thỏa thuận về phương thức thực hiện giao dịch. Nội dung hợp đồng cần thể hiện rõ ý chí đồng ý của các bên, đồng thời phải có khả năng xác định người thực hiện hành động ký kết.
Trong quá trình giao kết, thông tin điện tử được sử dụng để trao đổi, xác nhận hợp đồng cần đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi trái phép sau khi ký. Các bên cũng cần có phương án lưu trữ hợp đồng để có thể truy cập, kiểm tra và sử dụng khi cần thiết.
Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng nền tảng ký hợp đồng điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp kiểm soát toàn bộ quy trình từ tạo hợp đồng, gửi ký, xác thực danh tính đến lưu trữ tài liệu, hạn chế các rủi ro thường gặp khi xử lý hợp đồng thủ công.
Loại chữ ký được phép sử dụng
Một trong những yếu tố quan trọng khi thực hiện ký hợp đồng điện tử là lựa chọn loại chữ ký phù hợp để xác nhận danh tính và sự đồng ý của người ký. Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử được sử dụng để xác nhận chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung thông điệp dữ liệu. Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức chữ ký khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và mức độ bảo mật mong muốn.
Trong đó, chữ ký số là phương thức được sử dụng phổ biến nhất trong các giao dịch doanh nghiệp nhờ khả năng xác thực cao, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Ngoài chữ ký số, một số doanh nghiệp còn sử dụng chữ ký scan/hình ảnh hoặc chữ ký xác thực bằng mã OTP trong các trường hợp giao dịch cần thao tác nhanh, quy trình đơn giản. Tuy nhiên, mức độ bảo mật và khả năng chứng minh danh tính của các phương thức này có thể khác nhau, vì vậy cần lựa chọn phù hợp với từng loại hợp đồng.
3 Cách ký hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến
Hiện nay, có nhiều cách ký hợp đồng điện tử được áp dụng tùy theo nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp. Mỗi phương thức đều có đặc điểm riêng về tính pháp lý, mức độ bảo mật và phạm vi sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo ngay.
Cách 1: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Trong các cách ký hợp đồng điện tử, sử dụng chữ ký số được xem là phương thức có giá trị pháp lý cao nhất và được đa số doanh nghiệp lựa chọn. Chữ ký số được tạo bằng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI), do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về xác thực người ký, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu cũng như chống chối bỏ giao dịch.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số đáp ứng các điều kiện theo quy định có giá trị tương đương chữ ký tay trong nhiều giao dịch dân sự, thương mại và hành chính. Đây cũng là phương thức được các doanh nghiệp ưu tiên khi ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thương mại hoặc các giao dịch có giá trị lớn.
Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số hiện nay khá đơn giản nhờ sự hỗ trợ của nhiều nền tảng ký điện tử.
Các bước thực hiện gồm:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống ký hợp đồng điện tử.
- Bước 2: Tải hợp đồng cần ký lên hệ thống.
- Bước 3: Chọn vị trí hiển thị chữ ký trên tài liệu.
- Bước 4: Lựa chọn loại chữ ký số phù hợp (USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa Remote Signing).
- Bước 5: Xác thực giao dịch (PIN hoặc OTP nếu sử dụng chữ ký số từ xa).
- Bước 6: Hoàn tất ký và gửi hợp đồng cho bên còn lại.
Ưu điểm nổi bật của phương thức này là khả năng xác thực danh tính người ký rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ giả mạo, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu sau khi ký và được pháp luật công nhận rộng rãi. Đây cũng là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên ký số lượng lớn hợp đồng hoặc cần lưu trữ hồ sơ điện tử lâu dài.
Cách 2: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan/hình ảnh
Một trong những cách ký hợp đồng điện tử được nhiều cá nhân sử dụng là chèn hình ảnh chữ ký viết tay (scan) vào file hợp đồng. Người ký chỉ cần tạo sẵn hình ảnh chữ ký dưới dạng PNG hoặc JPG rồi chèn vào vị trí cần ký trên tài liệu.
Phương thức này có ưu điểm là dễ thực hiện, không cần thiết bị chuyên dụng và có thể thao tác trên hầu hết các phần mềm xử lý văn bản hoặc PDF. Tuy nhiên, xét về mặt pháp lý, chữ ký scan không tự động được xem là chữ ký điện tử hợp lệ trong mọi trường hợp. Giá trị pháp lý của chữ ký scan sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên, loại hợp đồng được ký và khả năng chứng minh người thực sự thực hiện việc ký.
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, việc chỉ sử dụng hình ảnh chữ ký không được khuyến khích vì rất khó xác minh danh tính người ký và dễ bị sao chép hoặc chỉnh sửa.
Để thực hiện phương thức này, người dùng thường làm theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hình ảnh chữ ký có nền trong suốt.
- Bước 2: Mở file hợp đồng bằng Word hoặc PDF.
- Bước 3: Chèn hình ảnh chữ ký vào vị trí ký.
- Bước 4: Lưu tài liệu và gửi cho đối tác.
Mặc dù nhanh chóng và thuận tiện, phương thức này chỉ nên áp dụng với các tài liệu nội bộ hoặc giao dịch có mức độ rủi ro thấp.
Cách 3: Ký hợp đồng điện tử bằng mã xác thực/OTP
Một cách ký hợp đồng điện tử khác đang được nhiều nền tảng ký điện tử triển khai là xác thực bằng mã OTP (One-Time Password). Khi người ký xác nhận giao dịch, hệ thống sẽ gửi mã OTP đến số điện thoại hoặc email đã đăng ký. Sau khi nhập đúng mã xác thực, hệ thống sẽ ghi nhận việc đồng ý ký kết hợp đồng.
So với chữ ký scan, phương thức OTP có mức độ xác thực cao hơn vì gắn với thông tin liên hệ của người ký và toàn bộ lịch sử giao dịch đều được hệ thống lưu lại. Tuy nhiên, OTP chủ yếu chứng minh người sở hữu số điện thoại hoặc email đã thực hiện thao tác xác nhận, chứ chưa thể hiện mức độ bảo mật và chống giả mạo cao như chữ ký số.
Các bước thực hiện khá đơn giản:
- Bước 1: Mở hợp đồng điện tử trên nền tảng ký.
- Bước 2: Chọn chức năng ký hợp đồng.
- Bước 3: Hệ thống gửi mã OTP đến điện thoại hoặc email.
- Bước 4: Nhập chính xác mã OTP.
- Bước 5: Hệ thống ghi nhận hoàn tất việc ký và lưu dấu thời gian giao dịch.
Phương thức này thường được sử dụng trong các hợp đồng điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng, đăng ký dịch vụ trực tuyến hoặc các giao dịch thương mại điện tử cần thực hiện nhanh chóng.
Nên chọn cách ký nào để ký hợp đồng điện tử?
Sau khi tìm hiểu các cách ký hợp đồng điện tử, có thể thấy mỗi phương thức đều có những ưu điểm và phạm vi áp dụng riêng. Tuy nhiên, nếu xét trên các tiêu chí về giá trị pháp lý, tính bảo mật, khả năng xác thực danh tính và phòng ngừa tranh chấp, thì ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số vẫn là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
Khác với chữ ký scan hoặc xác thực bằng OTP, chữ ký số được xây dựng trên hạ tầng khóa công khai (PKI), có khả năng xác minh chính xác người ký, phát hiện mọi thay đổi của tài liệu sau khi ký và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây cũng là phương thức được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động ký hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động, hồ sơ đấu thầu, hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội và nhiều giao dịch số khác.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức chữ ký số phù hợp với nhu cầu sử dụng như:
- USB Token: Thiết bị vật lý cắm trực tiếp vào máy tính, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng người ký không nhiều.
- Chữ ký số HSM: Lưu khóa bí mật trên thiết bị HSM tập trung, đáp ứng nhu cầu ký số lượng lớn, tự động hóa quy trình ký.
- Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Không cần USB Token, người dùng có thể ký mọi lúc, mọi nơi trên máy tính hoặc điện thoại thông qua xác thực OTP hoặc sinh trắc học. Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong quá trình chuyển đổi số.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng điện tử với đối tác hoặc khách hàng, việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp nâng cao tính pháp lý mà còn rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy. Đồng thời, mọi giao dịch đều được lưu vết điện tử, hỗ trợ tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
Có thể khẳng định rằng, trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, chữ ký số chính là giải pháp an toàn, chuyên nghiệp và bền vững nhất để ký hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc đồng thời đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.
Ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong các phương thức hiện nay, ký bằng chữ ký số là lựa chọn tối ưu nhờ tính bảo mật cao, giá trị pháp lý rõ ràng và đáp ứng quy định của pháp luật. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng điện tử một cách an toàn, nhanh chóng và chuyên nghiệp.
