Chữ ký số doanh nghiệp được sử dụng trên môi trường điện tử với khả năng bảo mật cao, an toàn, hạn chế tình trạng gian lận. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số tương tự như con dấu, ký nhanh chóng các văn bản, hợp đồng, tài liệu…
1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?
Chữ ký số doanh nghiệp là một trong những công cụ hỗ trợ việc ký số trên các giao dịch, dịch vụ công hoặc thay cho chữ ký thông thường. Nó có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp và được coi là công nghệ xác thực, đảm bảo an toàn cho các giao dịch qua internet.
Nói cách khác dễ hiểu hơn, đây là một thiết bị đã được mã hóa toàn bộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp. Nó có chức năng ký toàn bộ văn bản, giấy tờ trên môi trường điện tử và được công nhận về mặt pháp lý.
Những thông tin cần có đối với chữ ký số doanh nghiệp
- Tên của doanh nghiệp.
- Số hiệu chứng thư số.
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư.
- Khóa công khai chứng thư số.
- Tên nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Chứng thư số của đơn vị cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng.
2. Chữ ký số doanh nghiệp dùng để làm gì?
Chuyển đổi số đang là xu hướng hiện nay, vậy nên các doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để đơn giản các thủ tục tục liên quan đến giao dịch điện tử như: Ký hợp đồng, hóa đơn, giao dịch với ngân hàng… cụ thể như sau:
- Kê khai và nộp thuế online: Sử dụng chữ ký số giúp kê khai thuế, nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán, các giao dịch liên quan đến cơ quan hành chính, cổng thông tin quốc gia… Doanh nghiệp sẽ không cần in các tờ kê khai hay đóng dấu đỏ như trước đây.
- Ký hợp đồng trực tuyến: Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký những hợp đồng với các đối tác mà không cần gặp nhau, chỉ cần gửi thông tin qua email và xác nhận.
- Giao dịch về BHXH: Doanh nghiệp kê khai BHXH online cần sử dụng chữ ký số đăng ký giao dịch BHXH điện tử với BHXH Việt Nam. Đây là việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải làm để đơn giản hóa việc kê khai BHXH.
3. Những lợi ích khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số sẽ có rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
- Đảm bảo an toàn thông tin: Việc ký số dựa trên công nghệ mã hóa công khai và thuật toán mã hóa công khai nên chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở. Nhờ đó văn bản điện tử sẽ không bị tác động bởi các bên thứ 3.
- Tiết kiệm thời gian: Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể ký mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến công ty. Qua đó giúp giảm thiểu thời gian xử lý giấy tờ, tiết kiệm chi phí in ấn cho doanh nghiệp.
- Hạn chế làm giả chữ ký: Với chữ ký điện tử, việc làm giả một chữ ký khác giống hoàn toàn và có thể kiểm tra bằng mã hóa là khó có thể xảy ra. Ngoài ra, nếu muốn thay đổi chữ ký đã ký thì cũng khá khó vì mọi thay đổi lớn nhỏ đều sẽ được phát hiện bởi công nghệ mã hóa công khai.
- Đảm bảo tính pháp lý: Pháp luật có quy định về việc chữ ký số và nó đảm bảo tính pháp lý như bình thường. Vậy nên doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng chữ ký số trong mọi giao dịch.
4. Quy định của pháp luật về việc sử dụng chữ ký số
4.1 Cơ sở pháp lý
Tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:
- Nếu Pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thì yêu cầu đối với 1 thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu nó được ký bằng chữ ký số. Chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
- Nếu pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng khi nó ký bởi chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức, đảm bảo an toàn theo quy định.
Với doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần tham khảo:
- Chỉ dùng chữ ký số theo quy định để thực hiện giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, chức danh được cấp chứng thư số.
- Việc ký thay, ký thừa lệnh được thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số, căn cứ theo chức danh của người ký trên chứng thư số.
4.2 Đối với doanh nghiệp mới thành lập
Để được cấp phép sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh/giấy phép hoạt động của doanh nghiệp bản sao.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp bản sao.
- CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp bản sao.
Điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số đối với tổ chức mới thành lập:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực, kiểm tra được bằng khóa công khai.
- Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai phải do các tổ chức sau đây cấp: Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số Quốc gia, tổ chức chuyên dùng Chính phủ, tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng…..
- Khóa bí mật chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký ở thời điểm ký.
5. Thủ tục đăng ký
Việc dùng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, đặc biệt là với những doanh nghiệp mới. Vậy thủ tục đăng ký chữ ký số cho tổ chức như thế nào?
Tổ chức/cơ sở kinh doanh cần chuẩn bị một bộ hồ sơ sau để đăng ký chữ ký số:
- Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh/giấy phép hoạt động.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- CCCD hoặc hộ chiếu công chứng của người đại diện.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ này, bạn nộp đến các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số rồi làm theo các bước tiếp theo. Lệ phí của chữ ký số sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ mà bạn lựa chọn.
6. Hướng dẫn sử dụng
Sự phát triển mạnh mẽ của internet cũng khiến giao dịch điện tử tăng cao. Do đó sử dụng chữ ký số cũng là lựa chọn của nhiều tổ chức để đơn giản hóa các thủ tục, giấy tờ. Dưới đây là một số lưu ý dành cho tổ chức, doanh nghiệp.
Đối tượng sử dụng: Tất cả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập theo quy định của Pháp luật và người có thẩm quyền của các tổ chức, doanh nghiệp.
Ứng dụng chữ ký số
- Giao dịch với tổ chức, cơ quan: Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch như: Đăng ký thành lập doanh nghiệp, thay đổi con dấu, kê khai và nộp thuế, kê khai và đóng BHXH, thay đổi thông tin về doanh nghiệp….
- Giao dịch điện tử thông thường: Các giao dịch thông thường cũng có thể sử dụng chữ ký số và đảm bảo tính pháp lý.
- Giao dịch với đối tác: Với các đối tác từ xa, việc ký số hợp đồng mua bán, hợp tác,… trở nên đơn giản và thuận tiện hơn, tránh bị rò rỉ thông tin.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số khác nhau, trong đó chữ ký số FastCA là cái tên nổi bật, được nhiều tổ chức tin dùng.
Chữ ký số FastCA đảm bảo toàn bộ các tiêu chí về bảo mật thông tin, ký nhanh chóng và ít gặp sai sót. Qua đó có thể giúp tổ chức tối ưu, đơn giản hóa quy trình xử lý giấy tờ, ký kết hợp đồng, tiết kiệm nhiều chi phí.
Doanh nghiệp quan tâm đến các tính năng của FastCA và muốn nhận báo giá sản phẩm có thể để lại thông tin tại đây: https://fastca.vn/
Chữ ký số doanh nghiệp có rất nhiều lợi ích và là công cụ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc tại các phòng ban. Doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng CKS vào các hoạt động giao dịch điện tử để tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ FastCA theo hotline: 1900.2158
