Hóa đơn đã lập nhưng phát hiện sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế là tình huống kế toán có thể gặp trong quá trình kinh doanh. Khi thuộc trường hợp được phép hoặc bắt buộc thay thế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đã có sai sót và thực hiện kê khai đúng quy định. Vậy hóa đơn thay thế là gì, khi nào lập hóa đơn thay thế, cách lập và hóa đơn thay thế kê khai kỳ nào? Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp kế toán nắm rõ quy định đang áp dụng từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập nhằm thay thế toàn bộ hóa đơn gốc đã phát hành khi phát hiện có sai sót. Hóa đơn mới được sử dụng làm căn cứ kê khai, hạch toán và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.
Để xác định mối liên hệ với hóa đơn đã lập trước đó, trên hóa đơn thay thế phải thể hiện rõ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.
Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
Không phải mọi hóa đơn điện tử có sai sót đều phải lập hóa đơn thay thế. Tùy thuộc vào loại hóa đơn và nội dung sai sót, người bán có thể phải sử dụng hóa đơn thay thế hoặc được quyền lựa chọn giữa hình thức thay thế và điều chỉnh. Theo điểm b và điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các trường hợp xử lý bằng hóa đơn thay thế được chia thành hai nhóm chính.
Trường hợp bắt buộc lập hóa đơn thay thế
Người bán phải lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đã phát hành nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thông tin sai sót.
- Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng có sai sót, trừ các trường hợp được loại trừ theo quy định.
Đối với nhóm này, người bán không được tùy ý chuyển sang hình thức lập hóa đơn điều chỉnh mà phải thực hiện thay thế theo quy định hiện hành.
Trường hợp được lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh
Với các hóa đơn điện tử thông thường có sai sót liên quan đến những nội dung quan trọng, người bán được lựa chọn một trong hai phương án là lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh. Các sai sót thuộc nhóm này bao gồm:
- Sai mã số thuế của người mua.
- Sai tên hàng hóa hoặc hàng hóa được ghi không đúng quy cách, chất lượng.
- Sai số tiền trên hóa đơn.
- Ghi sai thuế suất hoặc tiền thuế.
- Sai các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn, nếu không thuộc trường hợp chỉ cần thông báo sai sót theo quy định.
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán không nên mặc định phải lập hóa đơn thay thế. Trước hết cần xác định loại hóa đơn và nội dung sai để biết doanh nghiệp bắt buộc phải thay thế hay được quyền lựa chọn giữa thay thế và điều chỉnh. Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình lập, kê khai và xử lý hóa đơn về sau.
Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế theo quy định mới
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và thuộc trường hợp cần thay thế, doanh nghiệp nên xử lý theo một quy trình thống nhất để hạn chế nhầm lẫn. Về cơ bản, kế toán có thể thực hiện lần lượt 5 bước sau.
Bước 1: Rà soát hóa đơn và xác định lỗi
Đầu tiên, kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn đã lập để xác định chính xác phần nội dung bị sai. Đồng thời, cần đối chiếu với chứng từ, hợp đồng hoặc dữ liệu giao dịch thực tế để xác định hóa đơn có thuộc trường hợp được phép hoặc phải lập hóa đơn thay thế hay không. Các thông tin nên kiểm tra gồm mã số thuế, ký hiệu, ngày lập hóa đơn, hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế suất và tiền thuế.
Bước 2: Thống nhất phương án xử lý với người mua
Sau khi xác định sai sót, người bán cần thực hiện việc thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua trước khi phát hành hóa đơn mới. Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận, trong đó nêu cụ thể nội dung sai và việc sử dụng hóa đơn thay thế.
Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo về sai sót và phương án xử lý theo hình thức phù hợp. Các tài liệu liên quan đến việc thỏa thuận hoặc thông báo cần được doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Bước 3: Phát hành hóa đơn thay thế
Tiếp theo, người bán tạo một hóa đơn điện tử mới trên hệ thống đang sử dụng và lựa chọn hình thức hóa đơn thay thế. Nội dung trên hóa đơn mới phải được cập nhật chính xác theo giao dịch thực tế.
Đồng thời, hóa đơn thay thế cần thể hiện thông tin nhận diện hóa đơn cũ, cụ thể theo dạng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”. Đây là căn cứ để xác định mối liên hệ giữa hóa đơn mới và hóa đơn đã lập sai.
Bước 4: Ký số và chuyển hóa đơn đến người mua
Sau khi hoàn tất nội dung, doanh nghiệp thực hiện ký số trên hóa đơn thay thế. Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi ký số có thể được gửi cho người mua theo phương thức doanh nghiệp đã đăng ký.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để thực hiện cấp mã. Khi hóa đơn được cấp mã thành công, doanh nghiệp mới chuyển hóa đơn đã có mã cho người mua.
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ và thực hiện kê khai
Cuối cùng, kế toán cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn cũ, hóa đơn thay thế cùng các văn bản, thông báo liên quan. Trên hệ thống kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, nên thiết lập mối liên hệ giữa hóa đơn ban đầu và hóa đơn thay thế để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
Sau khi hoàn tất, kế toán cần tiếp tục xử lý số liệu trên sổ sách và hồ sơ khai thuế theo đúng quy định, đồng thời kiểm tra để tránh tình trạng kê khai trùng hóa đơn cũ hoặc bỏ sót hóa đơn mới.
Hóa đơn thay thế kê khai kỳ nào? Cách kê khai chi tiết
Trường hợp hóa đơn thay thế được lập ở kỳ kê khai khác với hóa đơn ban đầu, kế toán cần kiểm tra sai sót có làm thay đổi doanh thu hoặc số thuế GTGT đã kê khai hay không. Từ đó, cách xử lý sẽ được chia thành 2 trường hợp sau.
Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế làm thay đổi số liệu thuế GTGT
Nếu hóa đơn ban đầu bị sai về giá trị hàng hóa, doanh thu, thuế suất hoặc tiền thuế GTGT, việc thay thế sẽ làm thay đổi số liệu đã kê khai. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung cho kỳ đã kê khai hóa đơn bị sai.
Với bên bán, kế toán điều chỉnh lại doanh thu và thuế GTGT đầu ra trên tờ khai 01/GTGT. Bên mua cũng phải điều chỉnh giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng.
Ví dụ: Công ty An Phát kê khai thuế GTGT theo quý, bán hàng cho Công ty Minh Tâm kê khai theo tháng.
Ngày 20/06/2025, An Phát xuất hóa đơn số 115 với:
- Giá trị hàng hóa: 15.000.000 đồng
- Thuế GTGT 8%: 1.200.000 đồng
Hóa đơn số 115 đã được An Phát kê khai trong quý II/2025, còn Minh Tâm kê khai vào tháng 6/2025.
Đến ngày 05/08/2025, hai bên phát hiện hóa đơn ghi sai đơn giá. Giá trị đúng của hàng hóa là 14.500.000 đồng, thuế GTGT là 1.160.000 đồng. An Phát lập hóa đơn thay thế số 048 vào ngày 05/08/2025.
Mặc dù hóa đơn thay thế được lập trong tháng 8/2025, tức khác kỳ với hóa đơn gốc, số liệu thuế vẫn phải được điều chỉnh tại kỳ đã kê khai hóa đơn số 115.
Đối với Công ty An Phát: thực hiện khai bổ sung tờ khai thuế quý II/2025, trong đó:
- Giảm doanh thu: 500.000 đồng tại chỉ tiêu 32.
- Giảm thuế GTGT đầu ra: 40.000 đồng tại chỉ tiêu 33.
Đối với Công ty Minh Tâm: thực hiện điều chỉnh tờ khai thuế tháng 6/2025:
- Giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào: 500.000 đồng tại chỉ tiêu 23.
- Điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào: 40.000 đồng tại các chỉ tiêu 24, 25.
Như vậy, khi hóa đơn thay thế được lập ở kỳ sau nhưng làm thay đổi số thuế đã kê khai, kế toán phải quay lại kỳ của hóa đơn gốc để thực hiện khai bổ sung, không kê khai phần chênh lệch vào kỳ phát sinh hóa đơn thay thế.
Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế không làm thay đổi số liệu thuế GTGT
Nếu hóa đơn chỉ sai những thông tin không ảnh hưởng đến doanh thu, giá trị hàng hóa và số thuế GTGT, doanh nghiệp không phải khai bổ sung chỉ vì lập hóa đơn thay thế.
Ví dụ: Trong quý II/2025, Công ty X lập hóa đơn số 00002222 với:
- Giá trị hàng hóa: 40.000.000 đồng
- Thuế GTGT 10%: 4.000.000 đồng
Đến tháng 8/2025, kế toán phát hiện tên hàng hóa trên hóa đơn bị ghi sai. Các thông tin về giá trị hàng hóa và thuế GTGT đều chính xác.
Công ty X lập hóa đơn thay thế số 00002456 vào tháng 8/2025 và chỉ sửa lại tên hàng hóa. Giá trị trên hóa đơn vẫn là 40.000.000 đồng, tiền thuế GTGT vẫn là 4.000.000 đồng.
Trong trường hợp này, sai sót không làm thay đổi doanh thu hoặc số thuế GTGT nên Công ty X không phải khai bổ sung tờ khai quý II/2025.
Kế toán vẫn kê khai:
- Doanh thu: 40.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 4.000.000 đồng
theo kỳ của hóa đơn gốc.
Tóm lại, khi hóa đơn thay thế được lập khác kỳ, kế toán trước hết cần xác định sai sót có làm thay đổi số liệu thuế hay không. Nếu có thay đổi, phải khai bổ sung kỳ của hóa đơn gốc. Nếu không thay đổi, doanh nghiệp không cần điều chỉnh số liệu thuế đã kê khai.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế
Trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót, kế toán thường gặp một số vướng mắc về biên bản, Mẫu 04/SS-HĐĐT, hóa đơn cũ và cách xử lý khi hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai. Dưới đây là những giải đáp ngắn gọn cho các trường hợp thường gặp.
Câu 1: Hóa đơn thay thế có phải làm biên bản không?
Có. Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi lập hóa đơn thay thế. Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo theo quy định.
Câu 2: Hóa đơn thay thế có cần làm mẫu 04 không?
Không phải trường hợp nào cũng cần Mẫu 04/SS-HĐĐT. Khi lập hóa đơn thay thế do sai sót thuộc trường hợp phải thay thế, người bán thực hiện theo quy trình thay thế và không gửi Mẫu 04 chỉ để thông báo hóa đơn cũ.
Câu 3: Lập hóa đơn thay thế có phải hủy hóa đơn cũ không?
Không. Hóa đơn cũ được xác định là hóa đơn có sai sót và được liên kết với hóa đơn thay thế. Doanh nghiệp không tự ý xóa hoặc hủy hóa đơn cũ ngoài quy trình xử lý hóa đơn điện tử theo quy định.
Câu 4: Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý thế nào?
Nếu hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng với hóa đơn ban đầu. Nếu lần đầu đã chọn lập hóa đơn thay thế thì các lần xử lý tiếp theo cũng thực hiện theo hình thức thay thế.
Việc nắm rõ hóa đơn thay thế là gì, khi nào lập hóa đơn thay thế và hóa đơn thay thế kê khai kỳ nào sẽ giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng quy định, hạn chế ảnh hưởng đến việc kê khai thuế. Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán cần xác định nguyên nhân, lựa chọn hình thức xử lý phù hợp và kiểm tra kỹ thông tin trước khi xuất hóa đơn thay thế.
Đặc biệt, với trường hợp hóa đơn thay thế được lập khác kỳ, cần xác định sai sót có làm thay đổi doanh thu hoặc thuế GTGT hay không để thực hiện kê khai chính xác. Chủ động kiểm tra và xử lý đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế.
