Trong nghiệp vụ kế toán hàng ngày, việc lập hóa đơn điện tử xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh để có phương án xử lý hợp pháp, tránh những rủi ro về thuế. Vậy hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về sự khác biệt cũng như cách kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh qua bài viết dưới đây.
Giới thiệu hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là gì?
Để có phương án xử lý chứng từ sai sót chính xác, kế toán cần hiểu rõ bản chất hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là gì.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập ra nhằm mục đích sửa đổi, bổ sung thông tin bị sai sót của một hóa đơn điện tử đã được lập trước đó (như sai số tiền, sai thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách…).
Đặc điểm của hóa đơn điều chỉnh là chỉ sửa đổi phần thông tin sai. Nếu sai về giá trị, hóa đơn sẽ ghi số dương (+) đối với điều chỉnh tăng, và ghi số âm (-) đối với điều chỉnh giảm. Hóa đơn này bắt buộc phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là loại hóa đơn được lập mới hoàn toàn nhằm xóa bỏ và thay thế cho một hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót. Đặc điểm của hóa đơn thay thế là nó sẽ thay thế toàn bộ dữ liệu của hóa đơn cũ bằng các thông tin chuẩn xác, viết lại từ đầu giống như một hóa đơn bình thường. Hóa đơn này bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Đặc điểm cơ bản là hóa đơn điều chỉnh thường dùng khi muốn giữ lại tính liên tục của hóa đơn cũ và chỉ sửa phần sai, còn hóa đơn thay thế sẽ “xóa bỏ” hiệu lực của hóa đơn cũ về mặt giá trị để dùng một tờ hóa đơn mới hoàn chỉnh.
So sánh hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh | Chi tiết
Đều là phương pháp xử lý sai sót theo quy định pháp luật, tuy nhiên bản chất của hai nghiệp vụ này hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh chi tiết giúp kế toán dễ dàng phân biệt:
| Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh |
| Bản chất nghiệp vụ | Xóa bỏ hoàn toàn giá trị của hóa đơn cũ bị sai sót và thay bằng một hóa đơn mới | Chỉ sửa đổi một phần hoặc một số tiêu thức bị sai sót so với hóa đơn cũ |
| Có phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không? | Tùy trường hợp (Thường không cần nộp nếu đã lập hóa đơn xử lý, trừ khi CQT yêu cầu giải trình hoặc áp dụng với hóa đơn sai sót đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu) | Tùy trường hợp (Thường không cần nộp nếu đã lập hóa đơn xử lý, trừ khi CQT yêu cầu giải trình hoặc áp dụng với hóa đơn sai sót đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu) |
| Dòng ghi chú bắt buộc | Bắt buộc hiển thị dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…” | Bắt buộc hiển thị dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…” |
| Ghi nhận giá trị tiền | Ghi lại toàn bộ số liệu đúng chuẩn xác theo thực tế nghiệp vụ phát sinh | Chỉ ghi phần giá trị chênh lệch bị sai (Tăng ghi dấu dương +, Giảm ghi dấu âm -) |
Khi nào lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh?
Tùy vào từng trường hợp sai sót cụ thể, doanh nghiệp sẽ áp dụng các quy định hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh
Dựa theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số trường hợp đặc thù bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điều chỉnh được liệt kê theo thứ tự như sau:
| Quy định áp dụng | Trường hợp bắt buộc điều chỉnh hóa đơn |
| Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch (điểm e khoản 5) | Bán khí thiên nhiên tại VN, ban đầu không sai nhưng khi thanh toán phát sinh chênh lệch do quy đổi ngoại tệ |
| Doanh nghiệp viễn thông căn cứ bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh (điểm đ khoản 5) | Khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán dịch vụ khác |
| Lập hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” (điểm d khoản 5) | Hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán |
| Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho tháng trước kèm bảng kê (điểm c.3 khoản 5) | Phí bảo hiểm chưa thu được tiền nhưng doanh nghiệp bảo hiểm đã trót lập hóa đơn |
| Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách; ghi rõ số tiền hoàn/giảm và lý do (điểm c.3 khoản 5) | Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản giảm thu kinh doanh bảo hiểm |
| Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; nếu có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng (điểm c.1 khoản 5) | Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả việc đổi hàng làm thay đổi giá trị) |
| Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hóa đơn thay thế (điểm b khoản 6) | Hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn lập sai |
Trường hợp lập hóa đơn thay thế
Ngược lại, quy định cũng chỉ rõ một số trường hợp đặc thù không được điều chỉnh mà bắt buộc người bán phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai (trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10), bao gồm:
- Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã lập sai.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập sai.
Trường hợp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Đối với đa số các tình huống thực tế, khi hóa đơn điện tử có sai sót về: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, quy cách, chất lượng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 đều được. Tức là người bán tự do thỏa thuận với người mua để xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
Tuy nhiên, cần đảm bảo nguyên tắc: Đã lựa chọn hình thức nào thì nếu phát hiện sai sót tiếp theo, phải xử lý theo đúng hình thức đã chọn ban đầu (đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế).
Cách kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Sau khi xử lý chứng từ, kế toán cần nắm vững quy định hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào để thực hiện hạch toán đúng pháp luật.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?
Căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế được phân chia như sau:
- Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại): Áp dụng cho các trường hợp đặc thù quy định tại khoản 5 Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC (như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, chênh lệch khi quyết toán bán khí thiên nhiên, hoàn phí dịch vụ ngân hàng…). Lúc này, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
- Khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh sai sót (Kỳ gốc): Áp dụng với các lỗi sai thông thường. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót thì thực hiện khai bổ sung đối với hồ sơ đã nộp. Nếu việc khai bổ sung dẫn đến tăng/giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì người nộp thuế thực hiện kê khai phần chênh lệch đó vào kỳ phát hiện sai sót.
Quy trình kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Tùy vào mức độ ảnh hưởng của sai sót, kế toán thực hiện cách kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh như sau:
TH1: Không ảnh hưởng tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ: Doanh nghiệp không phải nộp tờ khai bổ sung (KHBS). Chỉ cần nộp bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan.
TH2: Làm tăng, giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc (Chỉ tiêu [43]):
- Lập tờ khai bổ sung và bản giải trình.
- Tại tờ khai kỳ bị sai: Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào ([23], [24], [25]) hoặc chỉ tiêu doanh thu bán ra ([29], [30], [31], [32], [33]) về số đúng.
- Tại tờ khai kỳ phát hiện: Khai chênh lệch tăng vào chỉ tiêu [38], chênh lệch giảm vào chỉ tiêu [37].
TH3: Làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc:
- Lập tờ khai bổ sung và bản giải trình, điều chỉnh các chỉ tiêu thuế đầu vào/bán ra về số đúng.
- Sau đó, doanh nghiệp phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp. Nếu chỉ tiêu [40] KHBS < 0, theo dõi bù trừ với thuế phải nộp kỳ sau.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
Trong trường hợp sai sót (về mã số thuế, số tiền, thuế suất…) cho phép chọn 1 trong 2 cách, hai bên nên thỏa thuận để thuận tiện nhất. Tuy nhiên, giới kế toán thường áp dụng kinh nghiệm: Chưa khai thuế thì xuất thay thế, đã khai thuế thì xuất điều chỉnh.
Đặc biệt, nếu sai sót về số tiền, thuế suất trong hóa đơn mà 2 bên chưa kê khai thuế, nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế. Lý do là vì hóa đơn điều chỉnh yêu cầu phải ghi đúng thực tế tăng/giảm bằng số âm/dương (+/-). Việc này rất dễ gây nhầm lẫn. Lập hóa đơn thay thế với toàn bộ số liệu đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tối đa các lỗi sai dây chuyền.
Câu 2: Hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế có hủy được không?
Câu trả lời là KHÔNG. Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 1647/TCT-CS 2023, doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế để lập một hóa đơn mới hoàn toàn, cũng không được phép đang thực hiện điều chỉnh lại chuyển sang lập thay thế.
Nếu hóa đơn F1 (điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) tiếp tục bị sai, bạn bắt buộc phải tuân thủ nguyên tắc:
- Đã chọn phương pháp điều chỉnh: Phải lập hóa đơn F2 điều chỉnh tiếp cho hóa đơn F0.
- Đã chọn phương pháp thay thế: Phải lập hóa đơn F2 thay thế tiếp cho hóa đơn F1. Quy trình này cứ lặp lại theo đúng hình thức đã chọn ban đầu cho đến khi ra được hóa đơn đúng.
Việc nắm vững hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là gì cũng như các quy định pháp luật đi kèm là kỹ năng bắt buộc để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế. Qua bảng so sánh hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh chi tiết, hy vọng bạn đã có thể linh hoạt chọn ra phương án xử lý hóa đơn sai sót tối ưu, đồng thời áp dụng chính xác cách kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh vào đúng kỳ quy định. Đừng quên lưu lại bài viết để áp dụng trực tiếp trong quá trình rà soát chứng từ kế toán của doanh nghiệp nhé!
