Không phải mọi khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt động đều được doanh nghiệp đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện theo quy định hoặc thuộc nhóm bị loại trừ, doanh nghiệp vẫn có thể phải ghi nhận trên sổ kế toán nhưng phải điều chỉnh khi quyết toán thuế. Vậy chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN gồm những khoản nào? Cách nhận diện và hạch toán ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của FastCA nhé.
Chi phí không được trừ là gì?
Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi doanh nghiệp thực tế phát sinh nhưng không đáp ứng đủ điều kiện để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, hoặc thuộc nhóm chi phí pháp luật thuế quy định không được trừ.
Để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện cơ bản:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi thuộc trường hợp phải thực hiện thanh toán theo quy định.
Nếu không đáp ứng các điều kiện trên hoặc thuộc trường hợp bị loại theo quy định, khoản chi sẽ trở thành chi phí bị loại khi tính thuế TNDN và phải điều chỉnh khi quyết toán thuế.
Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh rất nhiều khoản chi cho sản xuất, kinh doanh, nhân sự và quản lý. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào được ghi nhận trên sổ kế toán cũng được chấp nhận khi tính thuế TNDN. Một số khoản sẽ bị loại khi quyết toán nếu không đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ hoặc thuộc nhóm pháp luật thuế quy định không được trừ.
Dưới đây là những nhóm chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường gặp mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chi phí không đáp ứng điều kiện: Không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.
- Chi phí khấu hao TSCĐ không được trừ: Khấu hao tài sản không phục vụ sản xuất, kinh doanh; không đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu; khấu hao vượt mức quy định hoặc tài sản đã khấu hao hết giá trị.
- Chi phí vượt định mức: Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa vượt định mức tiêu hao theo quy định.
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ: Không có hóa đơn, chứng từ hoặc không lập bảng kê theo quy định đối với trường hợp được phép lập bảng kê.
- Chi thuê tài sản: Thiếu hợp đồng, chứng từ thanh toán hoặc chưa thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.
- Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng: Không có đủ căn cứ về điều kiện, mức hưởng hoặc thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ.
- Chi trang phục: Vượt mức quy định hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
- Chi phụ cấp, trợ cấp: Các khoản chi không đúng đối tượng, mức chi hoặc quy định của pháp luật.
- Chi bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện: Phần chi vượt mức quy định hoặc không đáp ứng điều kiện về hồ sơ, nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.
- Chi lãi vay không được trừ: Lãi vay thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ, chẳng hạn lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu hoặc phần lãi vượt giới hạn áp dụng.
- Chi dự phòng, chi trích trước: Trích lập không đúng quy định hoặc khoản trích trước chưa thực chi, thực chi không hết theo quy định.
- Chi tài trợ: Tài trợ giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, thiên tai… nhưng không đúng đối tượng hoặc thiếu hồ sơ hợp lệ.
- Chi phí quản lý do công ty nước ngoài phân bổ: Phần chi vượt mức hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định.
- Chi không tương ứng với doanh thu tính thuế: Trừ một số khoản chi đặc thù được pháp luật cho phép.
- Chi đầu tư xây dựng cơ bản: Các khoản chi nhằm hình thành tài sản cố định không được tính trực tiếp vào chi phí được trừ.
- Chi liên quan đến phát hành cổ phiếu, cổ tức: Các khoản chi thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ.
- Tiền phạt vi phạm hành chính: Bao gồm tiền phạt về thuế, giao thông, kế toán và các khoản phạt hành chính khác.
- Một số khoản thuế: Thuế TNDN, thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ và các khoản thuế thuộc trường hợp không được tính vào chi phí được trừ.
Do quy định về các khoản không được trừ khi tính thuế TNDN có nhiều trường hợp và ngoại lệ, doanh nghiệp nên đối chiếu từng khoản chi với quy định hiện hành trước khi lập hồ sơ quyết toán.
>>> Chi tiết 37 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN: TẠI ĐÂY
Ví dụ về chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Để dễ hình dung chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp có thể tham khảo một số trường hợp thực tế sau:
Ví dụ 1: Tiền phạt vi phạm hành chính
Doanh nghiệp bị phạt 20 triệu đồng do vi phạm quy định về giao thông, kế toán hoặc thuế. Khoản tiền phạt này vẫn được ghi nhận trên sổ kế toán nhưng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Ví dụ 2: Chi phí mua hàng không đáp ứng điều kiện thanh toán
Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 100 triệu đồng nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ thì phần chi phí này sẽ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế. Theo quy định hiện hành, khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ 3: Chi phí lãi vay thuộc trường hợp không được trừ
Doanh nghiệp phát sinh khoản lãi vay thuộc trường hợp pháp luật quy định không được tính vào chi phí được trừ, chẳng hạn phần lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu. Khoản lãi này vẫn được ghi nhận theo quy định kế toán nhưng phải loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Ví dụ 4: Chi tiền lương không đáp ứng điều kiện
Doanh nghiệp chi một khoản tiền lương, tiền thưởng nhưng không có căn cứ thể hiện rõ điều kiện hưởng và mức hưởng theo quy định. Khoản chi không đáp ứng điều kiện sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Như vậy, một khoản chi được hạch toán kế toán không đồng nghĩa chắc chắn được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tính chất khoản chi, hồ sơ chứng từ và các điều kiện theo quy định thuế hiện hành.
Hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào?
Khi phát sinh chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không nên tự ý loại khoản chi khỏi sổ kế toán. Khoản chi vẫn được ghi nhận theo đúng bản chất nghiệp vụ và chế độ kế toán; phần không được chấp nhận về thuế sẽ được điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế.
Về cách xử lý chi phí không được trừ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Xác định khoản chi không được trừ
Đối chiếu từng khoản chi với quy định về chi phí được trừ tại Điều 9 và các khoản chi không được trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Chỉ phần chi thuộc trường hợp không được trừ mới phải điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN.
Bước 2: Hạch toán theo đúng bản chất khoản chi
Khoản chi phát sinh vẫn được ghi nhận trên sổ kế toán theo tài khoản phù hợp. Không nên vì khoản chi không được trừ về thuế mà chuyển toàn bộ sang TK 811 – Chi phí khác. Việc sử dụng tài khoản nào phải căn cứ vào bản chất thực tế của nghiệp vụ.
Bước 3: Tổng hợp chi phí không được trừ
Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng các khoản chi không được trừ trong năm để thuận tiện cho việc đối chiếu sổ sách và lập hồ sơ quyết toán thuế.
Bước 4: Kê khai trên tờ khai quyết toán thuế TNDN
Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN, tổng số chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được kê khai tại chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ hạch toán và xác định thu nhập chịu thuế
Giả sử trong năm, doanh nghiệp có doanh thu 700 triệu đồng, tổng chi phí kế toán 400 triệu đồng, trong đó có 50 triệu đồng là chi phí không được trừ.
Khi đó:
- Lợi nhuận kế toán trước thuế: 700 – 400 = 300 triệu đồng.
- Thu nhập chịu thuế trước khi xét các khoản điều chỉnh khác: 300 + 50 = 350 triệu đồng.
- Trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp kê khai 50 triệu đồng tại chỉ tiêu [B4].
Như vậy, khoản chi 50 triệu đồng vẫn được phản ánh trong chi phí kế toán, nhưng không làm giảm thu nhập chịu thuế TNDN. Việc xác định số thuế phải nộp sau đó được thực hiện trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất áp dụng cho doanh nghiệp.
Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra và xác định doanh nghiệp có khoản chi không được trừ nhưng trước đó chưa loại khi quyết toán, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo kết luận, quyết định của cơ quan thuế.
Đáng lưu ý, không nên tự ý sửa lại bút toán chi phí ban đầu chỉ vì khoản chi bị loại về thuế. Việc xử lý kế toán đối với số thuế TNDN phải nộp bổ sung, tiền chậm nộp hoặc các khoản phạt, nếu có, cần căn cứ vào bản chất và mức độ ảnh hưởng của sai sót để thực hiện theo quy định kế toán.
Đặc biệt, cần phân biệt chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN với khoản chi bị cơ quan thuế loại sau kiểm tra. Hai trường hợp này có cách xử lý khác nhau và không nên mặc định đưa khoản chi bị loại vào TK 811.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Chi phí khác có được trừ khi tính thuế TNDN?
Có thể được trừ, nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và không thuộc các trường hợp bị loại tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ hạch toán vào chi phí khác thì mặc nhiên không được trừ.
Câu 2: Chi phí lãi vay không được trừ có đúng không?
Không phải mọi chi phí lãi vay đều bị loại. Chỉ những khoản lãi vay thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ mới phải điều chỉnh khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần kiểm tra mục đích vay, nguồn vay và từng điều kiện liên quan trước khi xác định phần lãi vay được trừ.
>>> Xem ngay: Tổng hợp các loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mới nhất 2026
Bài viết trên của FastCA đã tổng hợp những nội dung quan trọng về các khoản chi không được trừ, ví dụ thực tế và cách hạch toán để doanh nghiệp, kế toán dễ dàng đối chiếu trong quá trình kê khai, quyết toán thuế TNDN để bạn đọc tham khảo. Việc nhận diện đúng chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp xác định chính xác thu nhập chịu thuế, hạn chế sai sót khi quyết toán và tránh những khoản truy thu, tiền chậm nộp không đáng có. Kế toán nên kiểm tra kỹ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ và điều kiện của từng khoản chi trước khi đưa vào chi phí được trừ.
