Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi xác định thu nhập chịu thuế và lập hồ sơ quyết toán thuế. Không phải mọi khoản chi thực tế phát sinh đều mặc nhiên được cơ quan thuế chấp nhận. Theo quy định hiện hành, khoản chi phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về mục đích sử dụng, hóa đơn chứng từ, phương thức thanh toán và không thuộc nhóm chi phí không được trừ.
Bài viết dưới đây của FastCA sẽ tổng hợp các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC mới nhất để doanh nghiệp dễ áp dụng.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Căn cứ quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật, gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán phù hợp. Theo quy định hiện hành, ngưỡng áp dụng là từ 5 triệu đồng/lần.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN gồm những khoản nào?
Không phải mọi khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt động đều được doanh nghiệp đưa vào chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Tùy từng khoản mục, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời yêu cầu về mục đích sử dụng, hồ sơ chứng từ và phương thức thanh toán. Dưới đây là tổng hợp các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thường gặp:
| Nhóm chi phí | Nội dung khoản chi | Điều kiện để được tính vào chi phí được trừ |
| Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa | Bao gồm tiền mua nguyên vật liệu, vật liệu phụ, hàng hóa và các khoản chi liên quan như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, gia công, đóng gói phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. | Khoản chi phải thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. |
| Chi phí tiền lương, tiền công | Gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản chi trả khác cho người lao động theo thỏa thuận với doanh nghiệp. | Khoản chi phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế tiền lương, thưởng; có đầy đủ bảng lương và chứng từ thanh toán. |
| Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động | Có thể bao gồm phụ cấp ăn ca, điện thoại, công tác phí, trang phục, tiền làm thêm giờ và các khoản hỗ trợ khác theo chính sách của doanh nghiệp. | Mức hưởng và điều kiện hưởng cần được quy định cụ thể trong hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp hoặc có hóa đơn, chứng từ hợp lệ đối với khoản chi thực tế. |
| Chi phí phúc lợi cho người lao động | Bao gồm các khoản chi trực tiếp cho người lao động như nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn, chăm sóc sức khỏe, khen thưởng con người lao động và các khoản phúc lợi tương tự. | Có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản chi và tổng mức chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động không vượt quá giới hạn theo quy định. |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định | Là khoản khấu hao đối với tài sản cố định hữu hình, vô hình phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. | Tài sản phải đáp ứng điều kiện ghi nhận là tài sản cố định, được quản lý và sử dụng theo quy định; mức khấu hao thực hiện theo quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. |
| Chi phí thuê tài sản, thuê mặt bằng | Bao gồm tiền thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, địa điểm kinh doanh và các tài sản khác phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. | Có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan. Nếu doanh nghiệp thỏa thuận nộp thuế thay cho bên cho thuê thì cần bổ sung chứng từ nộp thuế theo quy định. |
| Chi phí lãi vay | Là khoản lãi phát sinh từ các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. | Phải có hồ sơ chứng minh khoản vay và chứng từ thanh toán hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp có giao dịch liên kết cần kiểm tra thêm giới hạn chi phí lãi vay được trừ theo quy định. |
| Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn | Một số khoản mua trực tiếp từ cá nhân, hộ gia đình hoặc người sản xuất, khai thác, đánh bắt trực tiếp có thể không có hóa đơn. | Chỉ được chấp nhận trong những trường hợp pháp luật cho phép và phải có bảng kê, chứng từ thanh toán cùng các hồ sơ liên quan theo quy định. |
| Chi phí điện, nước tại địa điểm thuê | Tiền điện, nước phát sinh tại văn phòng, nhà xưởng, địa điểm kinh doanh do doanh nghiệp thuê và chịu trách nhiệm thanh toán. | Có hợp đồng thuê thể hiện trách nhiệm thanh toán của doanh nghiệp, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan và chứng từ thanh toán hợp lệ. |
| Chi phí sửa chữa tài sản thuê | Khoản chi sửa chữa, cải tạo tài sản thuê nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong thời gian thuê. | Việc sửa chữa phải phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng thuê và có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản chi thực tế phát sinh. |
| Chi phí dự phòng | Bao gồm các khoản dự phòng theo quy định như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất đầu tư, dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình. | Việc trích lập phải đúng đối tượng, mức trích và điều kiện theo quy định pháp luật về thuế và chế độ tài chính hiện hành, đồng thời có đầy đủ hồ sơ chứng minh. |
| Chi phí trích trước | Là các khoản chi phí được phép trích trước để phù hợp với doanh thu đã ghi nhận, chẳng hạn chi phí sửa chữa tài sản có tính chu kỳ hoặc chi phí phải tiếp tục thực hiện theo hợp đồng. | Khoản trích trước phải thuộc trường hợp được pháp luật cho phép, thực hiện đúng kỳ và có hồ sơ, căn cứ xác định số chi phí thực tế. |
| Chi phí quà tặng, khuyến mại | Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ chương trình khuyến mại, tặng khách hàng hoặc các hoạt động xúc tiến kinh doanh. | Phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện đúng quy định về hóa đơn, thuế đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, khuyến mại. |
| Chi phí nghiên cứu, phát triển và đổi mới sáng tạo | Gồm các khoản chi phục vụ nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số theo quy định. | Phải có hồ sơ chứng minh nội dung nghiên cứu, phát triển hoặc đổi mới sáng tạo và đáp ứng các điều kiện cụ thể để được tính vào chi phí được trừ. |
| Chi phí đào tạo người lao động | Các khoản chi cho đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng cho người lao động. | Khoản chi phải phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, có hồ sơ đào tạo và chứng từ hợp pháp chứng minh chi phí thực tế phát sinh. |
| Chi phí tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng | Giá trị hàng hóa, tài sản bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc sự kiện bất khả kháng mà doanh nghiệp không được bồi thường. | Doanh nghiệp phải xác định rõ mức tổn thất và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, biên bản kiểm kê, tài liệu liên quan đến nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường nếu có. |
| Chi phí tài trợ theo quy định | Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà cho đối tượng chính sách và một số hoạt động khác được pháp luật quy định. | Khoản tài trợ phải đúng đối tượng, đúng mục đích và có đầy đủ hồ sơ xác nhận, chứng từ chi tiền hoặc chứng từ mua hàng hóa, hiện vật tài trợ. |
| Chi phí chênh lệch tỷ giá | Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình thanh toán hoặc đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo quy định. | Phải phát sinh thực tế hoặc thuộc trường hợp đánh giá được pháp luật thuế cho phép, đồng thời có đầy đủ chứng từ và hồ sơ kế toán liên quan. |
| Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ | Khoản chi liên quan đến nghĩa vụ bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình mà doanh nghiệp đã bán, cung cấp hoặc bàn giao. | Việc ghi nhận và trích lập chi phí phải phù hợp với nghĩa vụ bảo hành, hợp đồng và đáp ứng điều kiện, hồ sơ theo quy định. |
| Chi phí đặc thù của ngành nghề | Một số khoản chi phát sinh trong lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, xổ số, ngân hàng và các ngành nghề đặc thù khác. | Doanh nghiệp thực hiện theo quy định thuế và hướng dẫn tài chính riêng áp dụng cho từng ngành, lĩnh vực. |
>>> Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được quy định theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: TẠI ĐÂY
Cách xác định các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần rà soát từng khoản chi dựa trên tính thực tế, mục đích sử dụng và hồ sơ chứng minh. Trước hết, các khoản chi phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn, chứng từ đi kèm để đảm bảo khoản chi có đủ căn cứ chứng minh và không thuộc nhóm chi phí bị loại khi tính thuế. Với những khoản chi thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, cần có chứng từ thanh toán phù hợp theo quy định hiện hành.
Đối với chi phí phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá áp dụng theo quy định tại thời điểm phát sinh. Việc kiểm tra đầy đủ tính hợp lệ, hồ sơ chứng từ và phương thức thanh toán của từng khoản chi sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác chi phí được trừ, đồng thời hạn chế rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.
Ví dụ về chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN
Để hiểu rõ hơn cách xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tình huống thực tế dưới đây. Các ví dụ tập trung vào những khoản chi thường phát sinh trong quá trình hoạt động và dễ bị nhầm lẫn khi quyết toán thuế.
Ví dụ 1: Chi phí mua nguyên vật liệu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
Công ty A mua nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất với giá trị 100 triệu đồng. Khoản mua có hợp đồng, hóa đơn hợp lệ, chứng từ nhập kho và các hồ sơ liên quan. Công ty thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng theo đúng quy định.
Trong trường hợp này, khoản chi 100 triệu đồng đáp ứng các điều kiện về tính thực tế, có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, nếu không thuộc trường hợp bị loại theo quy định, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ví dụ 2: Mua hàng trên 5 triệu đồng nhưng thanh toán bằng tiền mặt
Công ty B mua một lô hàng phục vụ kinh doanh với giá trị 8 triệu đồng, có hóa đơn hợp lệ và hàng hóa thực tế được nhập kho. Tuy nhiên, công ty thanh toán toàn bộ 8 triệu đồng bằng tiền mặt.
Mặc dù khoản mua có hóa đơn và phục vụ hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp vẫn không đáp ứng điều kiện về phương thức thanh toán. Theo quy định hiện hành, đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ. Vì vậy, với tình huống trên, khoản chi 8 triệu đồng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.
Ví dụ 3: Chi phúc lợi cho người lao động vượt mức quy định
Công ty C có tổng quỹ tiền lương thực tế thực hiện trong năm là 1,2 tỷ đồng, tương ứng mức 1 tháng lương bình quân thực tế là 100 triệu đồng. Trong năm, doanh nghiệp chi 120 triệu đồng cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ nhưng phần chi vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế sẽ không được trừ. Do đó, trong ví dụ này, 100 triệu đồng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan; 20 triệu đồng vượt mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Những ví dụ trên cho thấy khi xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra khoản chi có phát sinh hay có hóa đơn hay không. Cần đồng thời rà soát mục đích của khoản chi, hồ sơ chứng từ, phương thức thanh toán và các giới hạn cụ thể áp dụng cho từng loại chi phí.
Một số câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Trong quá trình kê khai và quyết toán thuế, doanh nghiệp thường gặp nhiều vướng mắc khi xác định khoản chi nào được chấp nhận và khoản nào phải loại khỏi chi phí. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mà doanh nghiệp nên lưu ý.
Câu 1: Chi phí phúc lợi cho người lao động có được trừ không?
Có. Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ và tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Phần chi vượt mức quy định sẽ không được trừ.
Câu 2: Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có thể. Một số khoản mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc trường hợp pháp luật cho phép và doanh nghiệp có đầy đủ bảng kê, chứng từ thanh toán cùng các hồ sơ liên quan theo quy định. Vì vậy, không phải mọi khoản chi không có hóa đơn đều mặc nhiên bị loại.
Câu 3: Khoản chi thanh toán bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?
Có, nếu khoản chi không thuộc trường hợp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
Câu 4: Chi phí lãi vay có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có thể. Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định. Riêng doanh nghiệp có giao dịch liên kết cần kiểm tra thêm giới hạn chi phí lãi vay được trừ và các trường hợp loại trừ theo quy định về giao dịch liên kết.
Câu 5: Tiền phạt chậm nộp thuế có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Tiền phạt do vi phạm hành chính về thuế và tiền chậm nộp thuế thuộc nhóm khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Việc xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp tính chính xác số thuế phải nộp, hạn chế rủi ro bị loại chi phí và tránh phát sinh truy thu, tiền phạt khi quyết toán thuế. Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tính hợp lý của khoản chi, hóa đơn chứng từ, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan theo quy định hiện hành.
Hy vọng những thông tin trong bài viết trên của FastCA đã giúp doanh nghiệp và kế toán hiểu rõ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì, các khoản chi được chấp nhận, cách xác định cũng như những trường hợp thường gặp trong thực tế. Khi phát sinh các khoản chi đặc thù, doanh nghiệp nên đối chiếu trực tiếp với văn bản pháp luật hiện hành để đảm bảo việc kê khai và quyết toán thuế được chính xác, đầy đủ.
