Hóa đơn điều chỉnh giảm được sử dụng khi giá trị, số lượng, đơn giá hoặc tiền thuế trên hóa đơn cần điều chỉnh thấp hơn so với số đã lập, hoặc phát sinh nghiệp vụ thực tế làm giảm giá trị thanh toán. Tuy nhiên, để lập đúng, kế toán cần xác định chính xác nguyên nhân điều chỉnh và cách thể hiện phần chênh lệch trên hóa đơn. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, cách ghi các chỉ tiêu, cách kê khai và hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định đang áp dụng từ ngày 01/07/2026.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Các trường hợp cần sử dụng
Hóa đơn điều chỉnh giảm là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh giảm một hoặc một số nội dung về giá trị trên hóa đơn đã lập, khi phát hiện sai sót hoặc phát sinh nghiệp vụ kinh tế thực tế làm giảm số tiền phải thanh toán. Phần giá trị điều chỉnh giảm được thể hiện bằng số âm phù hợp với thực tế điều chỉnh. Quy định hiện hành về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Hiểu đơn giản, nếu hóa đơn ban đầu đang ghi nhận giá trị cao hơn số thực tế cần ghi nhận thì doanh nghiệp không tự ý sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành. Thay vào đó, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh phần chênh lệch cần giảm, đồng thời thực hiện kê khai, hạch toán theo quy định.
Căn cứ khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh giảm được lập trong các trường hợp phổ biến sau:
- Chiết khấu thương mại
Nếu khoản chiết khấu thương mại được xác định dựa trên số lượng hoặc doanh số hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số tiền chiết khấu trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ mua tiếp theo. Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh riêng, doanh nghiệp cần kèm bảng kê các hóa đơn liên quan, số tiền và tiền thuế được điều chỉnh. Số tiền chiết khấu không được lớn hơn giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo.
- Giá trị, khối lượng thay đổi sau thanh toán hoặc quyết toán
Khi giá trị hoặc khối lượng thực tế có sự thay đổi so với hóa đơn đã lập sau quá trình thanh toán, quyết toán, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho phần chênh lệch. Nếu giá trị thực tế giảm, phần điều chỉnh được thể hiện bằng số âm (-) và phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Người mua trả lại hàng hóa
Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng khiến giá trị giao dịch thay đổi, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử gửi cho người bán. Các bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định đối với giao dịch phát sinh.
- Hoàn, giảm phí và các khoản chi liên quan đến bảo hiểm
Khi phát sinh hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc các khoản chi làm giảm doanh thu khác theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ hóa đơn đã lập cùng biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản để lập hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng.
Hồ sơ cần thể hiện rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn hoặc giảm, tiền thuế GTGT theo hóa đơn thu phí, thông tin hóa đơn liên quan và lý do hoàn, giảm phí. Việc lập hóa đơn điều chỉnh không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thực tế hoàn tiền cho khách hàng hay chưa.
- Hoàn phí dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt
Trường hợp tổ chức tín dụng hoặc đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã xuất hóa đơn thu phí nhưng sau đó phát sinh việc hoàn phí cho khách hàng thì phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đối với trường hợp này, hóa đơn điều chỉnh không bắt buộc phải ghi thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc. Nếu hai bên có thỏa thuận bằng văn bản trước khi lập hóa đơn, văn bản này cần được lưu cùng hóa đơn để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Khách hàng dùng thẻ trả trước viễn thông để thanh toán dịch vụ
Khi khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán các dịch vụ được pháp luật cho phép và doanh nghiệp viễn thông đã xuất hóa đơn GTGT khi bán thẻ hoặc hoàn thành dịch vụ, doanh nghiệp căn cứ dữ liệu trên bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh. Bảng kê cần thể hiện các thông tin gồm số thuê bao sử dụng thẻ, giá trị thẻ trước thuế GTGT dùng để thanh toán và số tiền thuế GTGT tương ứng.
- Điều chỉnh hóa đơn khi bán khí thiên nhiên
Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên tại Việt Nam, nếu giá trong hợp đồng được xác định bằng ngoại tệ nhưng việc thanh toán và xuất hóa đơn thực hiện bằng đồng Việt Nam, giá trị thanh toán thực tế có thể phát sinh chênh lệch do quy đổi tỷ giá.
Trong trường hợp hóa đơn ban đầu không có sai sót nhưng phát sinh chênh lệch về giá trị thanh toán do quy đổi ngoại tệ, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch thực tế phát sinh.
- Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế, tên hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, trừ các trường hợp được quy định riêng tại điểm a khoản 1 Điều 10.
Nếu sai sót làm giá trị hàng hóa, doanh thu hoặc tiền thuế trên hóa đơn giảm so với số đã lập, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh chính xác số liệu sau điều chỉnh.
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm – Chi tiết theo từng trường hợp
Để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định chính xác nội dung cần điều chỉnh trên hóa đơn gốc và chỉ ghi nhận phần chênh lệch giảm tương ứng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp thường gặp.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng bán
Khi hóa đơn đã lập có số lượng hàng hóa, dịch vụ cao hơn thực tế, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh giảm phần chênh lệch theo các bước sau:
- Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên nếu thuộc trường hợp cần lập.
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và lựa chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
- Bước 3: Tại chỉ tiêu Số lượng, ghi phần số lượng giảm dưới dạng số âm (-). Đồng thời điều chỉnh giảm các giá trị liên quan như thành tiền, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Bước 4: Nếu đơn giá không thay đổi, không cần ghi lại đơn giá trên hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý: Khi lập hóa đơn, nên nhập trực tiếp phần chênh lệch cần giảm thay vì để hệ thống tự động tính lại toàn bộ số liệu. Cách thể hiện số lượng điều chỉnh cần được đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan thuế để áp dụng phù hợp.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán
Khi hóa đơn gốc ghi đơn giá cao hơn thực tế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch giảm. Ví dụ, đơn giá trên hóa đơn là 250.000 đồng nhưng giá đúng chỉ 200.000 đồng thì số tiền cần điều chỉnh giảm là 50.000 đồng.
- Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi nhận đơn giá giảm 50.000 đồng so với hóa đơn ban đầu. Phần giảm đơn giá sẽ đồng thời làm thay đổi thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Bước 2: Tại các chỉ tiêu liên quan, nhập giá trị điều chỉnh âm (-) tương ứng với phần chênh lệch giảm, gồm đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Lưu ý: Khi lập hóa đơn, nên tắt tùy chọn tự động tính toán số liệu điều chỉnh để chủ động nhập đúng các chỉ tiêu cần điều chỉnh.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh giảm doanh thu, kế toán cần xác định phần giá trị giảm cụ thể trên hóa đơn gốc để lập hóa đơn điều chỉnh tương ứng. Tùy phạm vi điều chỉnh là một hàng hóa, dịch vụ hay toàn bộ hóa đơn mà cách thể hiện trên hóa đơn sẽ khác nhau.
Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm thành tiền của một hàng hóa, dịch vụ
Nếu chỉ điều chỉnh giảm thành tiền của một hoặc một số hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn, kế toán chọn tính chất “Hàng hóa dịch vụ” và nhập thông tin của hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh. Phần thành tiền chênh lệch được ghi bằng số âm (-) để thể hiện giá trị doanh thu giảm.
Sau đó, căn cứ vào số tiền điều chỉnh và thuế suất áp dụng trên hóa đơn gốc để xác định tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán giảm tương ứng. Kế toán chỉ cần khai báo phần giá trị cần điều chỉnh, không nhập lại toàn bộ số liệu của hóa đơn ban đầu.
Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm thành tiền của toàn bộ hóa đơn
Nếu cần giảm thành tiền của toàn bộ hóa đơn, tại tính chất hàng hóa, dịch vụ có thể chọn “Ghi chú/diễn giải”. Tại phần tên hàng hóa, dịch vụ, ghi rõ nội dung như “Điều chỉnh giảm thành tiền cho hóa đơn số…” để xác định hóa đơn được điều chỉnh.
Tiếp đó, ghi số tiền thành tiền cần giảm bằng số âm (-). Phần tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán cũng được ghi âm tương ứng với giá trị điều chỉnh, bảo đảm số liệu trên hóa đơn phản ánh đúng khoản doanh thu thực tế cần giảm.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế
Trường hợp hóa đơn gốc ghi thuế suất 10% trong khi hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được áp dụng thuế suất 8%, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để giảm phần thuế đã tính cao hơn thực tế.
Bước 1: Xác định lại thuế suất
Kiểm tra hóa đơn gốc và xác định mức thuế suất đúng là 8%. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, giữ nguyên các thông tin hàng hóa, dịch vụ không thay đổi và thực hiện điều chỉnh phần thuế suất theo mức đúng.
Bước 2: Ghi nhận phần tiền thuế điều chỉnh
Tại các chỉ tiêu bị ảnh hưởng, kế toán ghi số âm (-) đối với tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán tương ứng với phần chênh lệch giảm. Các giá trị không thay đổi không cần điều chỉnh lại.
Lưu ý: Nếu phần mềm có chức năng tự động tính số liệu điều chỉnh, nên bỏ chọn để chủ động nhập chính xác các chỉ tiêu cần điều chỉnh, tránh làm thay đổi những nội dung không liên quan.
>>> Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về các cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên thì hãy liên hệ ngay đến Zalo OA FastCA để được hỗ trợ tư vấn sớm nhất nhé!
Hóa đơn điều chỉnh giảm có ghi số âm không?
Câu trả lời là CÓ. Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các chỉ tiêu về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải được ghi nhận theo đúng chiều hướng thay đổi: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
Như vậy, khi doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm, phần giá trị cần giảm phải được thể hiện bằng dấu âm (-). Quy định này áp dụng cho các nội dung giá trị được điều chỉnh như tiền hàng, tiền thuế hoặc các khoản liên quan, bảo đảm số liệu trên hóa đơn thể hiện đúng phần chênh lệch thực tế cần giảm.
Ví dụ, nếu cần điều chỉnh giảm 2.000.000 đồng tiền hàng thì trên hóa đơn điều chỉnh, giá trị điều chỉnh được ghi -2.000.000 đồng, thay vì ghi số dương như một hóa đơn bán hàng thông thường.
>>> Xem thêm: Biên bản điều chỉnh hoá đơn: Mẫu mới nhất và hướng dẫn chi tiết
Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh làm giảm doanh thu, kế toán cần căn cứ vào nguyên nhân điều chỉnh và tình trạng hàng hóa để ghi nhận nghiệp vụ phù hợp. Cụ thể:
Đối với bên bán:
Với trường hợp giảm giá bán do hóa đơn lập sai hoặc điều chỉnh giảm giá trị công trình xây dựng, kế toán có thể ghi nhận:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Nợ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra
- Có TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải thu khách hàng.
Nếu khoản điều chỉnh giảm phát sinh từ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, tài khoản sử dụng sẽ tùy thuộc chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Theo đó:
- Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133: ghi Nợ TK 511.
- Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200: ghi Nợ TK 521.
Đối với bên mua:
Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm tại bên mua phụ thuộc vào việc hàng hóa đã được sử dụng hay chưa.
Nếu hàng hóa vẫn còn trong kho, kế toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 156 – Hàng hóa
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
Nếu hàng hóa đã được bán ra, khoản điều chỉnh được ghi giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp hàng hóa đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ quản lý, kế toán căn cứ vào khoản mục đã ghi nhận trước đó để giảm chi phí tương ứng:
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 154, 642,…
- Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Với hóa đơn điều chỉnh giảm phát sinh do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, kế toán cần căn cứ bản chất từng nghiệp vụ và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để xác định cách hạch toán phù hợp, không áp dụng máy móc các bút toán trên.
Bài viết trên của FastCA đã giúp bạn đọc biết được cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu đối với bên bán và bên mua. Việc xác định đúng nguyên nhân điều chỉnh, tình trạng hàng hóa và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng sẽ giúp kế toán lựa chọn tài khoản và phương pháp hạch toán phù hợp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán dễ dàng hơn khi xử lý hóa đơn điều chỉnh giảm, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình kê khai và đối chiếu sổ sách.
