Nghị định 337 hợp đồng lao động điện tử là chủ đề doanh nghiệp cần cập nhật khi quy định mới về giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử được triển khai trên phạm vi toàn quốc. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, cùng Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý hợp đồng trên nền tảng số. Bài viết dưới đây tổng hợp 12 nội dung quan trọng, giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy định, chuẩn bị hệ thống và chủ động tuân thủ trong năm 2026.
Tổng quan về Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Trước khi triển khai hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần hiểu rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và các mốc thời gian quan trọng. Đây là cơ sở để xây dựng quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp với quy định pháp luật.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là gì?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản do Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025, quy định về hợp đồng lao động điện tử và có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nghị định điều chỉnh hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và quản lý dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đối tượng áp dụng gồm người lao động, người sử dụng lao động, nhà cung cấp dịch vụ eContract và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định. Điểm đáng chú ý là hợp đồng điện tử không chỉ liên quan đến thao tác ký trực tuyến mà còn bao gồm định danh, xác thực, chứng thực, lưu trữ và quản lý dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng bộ quy trình nhân sự và hạ tầng công nghệ.
Nghị định 337 có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Trong khi đó, Thông tư 08/2026/TT-BNV được ban hành ngày 15/05/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hướng dẫn thực hiện một số nội dung của nghị định. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết phải được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh theo quy định. Doanh nghiệp cần phân biệt thời điểm nghị định có hiệu lực với thời điểm áp dụng quy trình gửi dữ liệu và cấp mã ID.
12 nội dung quan trọng của Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử
Các quy định về hợp đồng lao động điện tử tác động đến nhiều khâu trong quản trị nhân sự, từ giao kết đến lưu trữ và khai thác dữ liệu. Dưới đây là 12 nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ để triển khai đúng quy định.
1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy
Theo quy định của pháp luật lao động, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản nếu đáp ứng điều kiện pháp luật áp dụng. Tuy nhiên, không phải mọi tệp điện tử đều mặc nhiên là hợp đồng hợp lệ. Doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp với Bộ luật Lao động, xác định đúng chủ thể giao kết và đáp ứng yêu cầu liên quan đến chữ ký điện tử, xác thực, chứng thực theo quy định.
2. Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho hồ sơ và rút ngắn thời gian ký kết. Hình thức này cũng phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự làm việc từ xa hoặc thường xuyên tuyển dụng. Dù vậy, chính sách khuyến khích không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử ngay lập tức. Doanh nghiệp cần căn cứ quy định hiện hành, nhu cầu thực tế và khả năng đáp ứng điều kiện kỹ thuật để lựa chọn phương án phù hợp.
3. Điều kiện giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Để đáp ứng quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống hỗ trợ đầy đủ quy trình giao kết và quản lý hợp đồng, bao gồm:
- Tạo lập, chỉnh sửa và quản lý nội dung hợp đồng.
- Định danh, xác thực chủ thể tham gia giao kết.
- Hỗ trợ ký điện tử, kiểm tra chữ ký và dấu thời gian.
- Thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định.
- Lưu trữ, tra cứu và trích xuất hợp đồng khi cần thiết.
- Kết nối, gửi dữ liệu lên nền tảng và hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ liên quan.
Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu pháp lý, kỹ thuật và quy trình xử lý sự cố trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ eContract.
4. Quy định về định danh và xác thực các bên tham gia
Định danh và xác thực giúp xác định đúng người lao động, người sử dụng lao động và người đại diện có thẩm quyền ký hợp đồng. Đây cũng là cơ sở hạn chế nguy cơ giả mạo danh tính hoặc phát sinh tranh chấp về chủ thể giao dịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người lao động, thông tin pháp lý của tổ chức và thẩm quyền ký. Theo hướng dẫn triển khai nền tảng, tài khoản truy cập được đăng ký thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia VNeID, theo hình thức phù hợp với từng đối tượng.
5. Yêu cầu về chữ ký điện tử và xác nhận sự đồng ý
Chữ ký điện tử là yếu tố quan trọng để xác định sự chấp thuận của các bên đối với nội dung hợp đồng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên đánh đồng thao tác nhấn nút đồng ý, nhập OTP hoặc xác nhận qua email với chữ ký số đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật. Quy trình ký cần bảo đảm khả năng xác định người ký, kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký và lưu giữ bằng chứng giao dịch. Khi lựa chọn hệ thống, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ chế ký, dấu thời gian và khả năng truy xuất hồ sơ khi phát sinh tranh chấp.
6. Quy định về chứng thực hợp đồng trước khi gửi lên nền tảng
Chứng thực là một khâu quan trọng trong quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử. Hồ sơ gửi lên nền tảng được kiểm tra các điều kiện liên quan đến xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu. Doanh nghiệp cần phân biệt chức năng chứng thực của nhà cung cấp dịch vụ eContract với việc nền tảng tiếp nhận dữ liệu và cấp mã định danh. Việc gửi dữ liệu lên nền tảng không thay thế trách nhiệm bảo đảm tính hợp lệ của hợp đồng đã giao kết.
7. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác theo quy định áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu giữ thông tin thời điểm ký, dấu thời gian và bằng chứng chứng thực để phục vụ việc đối chiếu khi cần. Cần lưu ý rằng thời điểm hợp đồng có hiệu lực không mặc nhiên đồng nhất với thời điểm hợp đồng được cấp mã định danh trên nền tảng.
8. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống phục vụ giao dịch điện tử, quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng và cung cấp dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người lao động cùng các đối tượng liên quan. Doanh nghiệp cần phân biệt nền tảng quản lý nhà nước với hệ thống giao kết hợp đồng do nhà cung cấp eContract cung cấp. Hệ thống eContract hỗ trợ quy trình nghiệp vụ, còn nền tảng tiếp nhận, quản lý dữ liệu và cấp mã định danh theo quy định. Hai hệ thống cần phối hợp thông qua cơ chế kết nối phù hợp.
9. Quy định chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử
Việc chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử cần bảo đảm nội dung đầy đủ, chính xác và có thể xác định nguồn gốc. Doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu về xác nhận chuyển đổi và chữ ký số của chủ thể có thẩm quyền theo quy định áp dụng. Không nên chỉ quét hoặc chụp ảnh hợp đồng giấy rồi mặc nhiên coi đó là hợp đồng điện tử đã đáp ứng mọi điều kiện. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình chuyển đổi tương ứng và lưu giữ hồ sơ xác nhận theo quy định.
10. Yêu cầu bảo mật, lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu
Hợp đồng lao động chứa thông tin định danh, tiền lương và các thỏa thuận liên quan đến quyền lợi của người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân quyền truy cập, kiểm soát việc chia sẻ tài liệu và có phương án sao lưu, khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố. Theo hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV, hoạt động kết nối, khai thác và chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ quy định về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ. Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
11. Quy định về báo cáo, thống kê và quản lý dữ liệu hợp đồng
Dữ liệu hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, tổng hợp và phục vụ các thủ tục hành chính liên quan đến lao động. Nền tảng của Bộ Nội vụ cũng hỗ trợ quản lý tập trung, thống kê và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước. Doanh nghiệp cần phân công bộ phận phụ trách cập nhật, kiểm tra và cung cấp dữ liệu theo quy định. Việc sử dụng nền tảng không đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ báo cáo lao động khác tự động được hoàn thành; doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu yêu cầu của từng thủ tục liên quan.
12. Quy định chuyển tiếp đối với hợp đồng đã ký trước đó
Khi triển khai quy định mới, doanh nghiệp cần phân loại hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử đã giao kết trước ngày 01/07/2026. Không nên mặc định rằng tất cả hợp đồng đang còn thời hạn đều phải ký lại hoặc chuyển đổi ngay. Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước ngày 01/07/2026 và vẫn còn thời hạn được tiếp tục thực hiện theo quy định pháp luật lao động và giao dịch điện tử cho đến khi hết thời hạn hợp đồng; không bắt buộc cấp lại mã định danh hồi tố đối với các hợp đồng này. Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp tiếp tục thực hiện hợp đồng cũ với việc giao kết hợp đồng mới hoặc chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử.
Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337
Bên cạnh nghị định, doanh nghiệp cần cập nhật Thông tư 08/2026/TT-BNV để nắm rõ quy trình nghiệp vụ, quản lý dữ liệu và việc sử dụng nền tảng. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng trong giai đoạn triển khai hợp đồng lao động điện tử năm 2026.
Thời điểm ban hành và hiệu lực của Thông tư 08/2026/TT-BNV
Thông tư 08/2026/TT-BNV được Bộ Nội vụ ban hành ngày 15/05/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng
Doanh nghiệp cần tập trung vào các yêu cầu chính sau:
- Gửi hợp đồng lao động điện tử đã giao kết lên nền tảng để cấp mã định danh theo quy định.
- Theo dõi mã ID duy nhất của hợp đồng để phục vụ tra cứu, quản lý và liên kết dữ liệu.
- Đăng ký tài khoản truy cập theo cơ chế định danh, xác thực điện tử được hướng dẫn.
- Kiểm soát quyền truy cập, ghi nhận hoạt động khai thác và bảo đảm khả năng truy vết.
- Thực hiện yêu cầu lưu trữ dữ liệu hợp đồng tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt theo hướng dẫn.
Ngoài nghị định và thông tư, doanh nghiệp nên theo dõi các quyết định, quy chế hoạt động và tài liệu hướng dẫn kết nối nền tảng do Bộ Nội vụ công bố để cập nhật quy trình kỹ thuật phù hợp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai hợp đồng lao động điện tử?
Để áp dụng hiệu quả quy định mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị từ quy trình nội bộ đến hệ thống công nghệ và phương án quản lý dữ liệu. Việc chuẩn bị sớm giúp hạn chế sai sót khi giao kết và thuận tiện hơn khi cần tra cứu hồ sơ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai hợp đồng lao động điện tử?
Rà soát quy trình ký và quản lý hợp đồng lao động
Doanh nghiệp cần kiểm tra quy trình soạn thảo, phê duyệt, ký kết, lưu trữ và chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, cần xác định người có thẩm quyền ký, phương thức xác thực người lao động và cách xử lý trường hợp hợp đồng cần sửa đổi, bổ sung. Nên phân loại hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử đang sử dụng để xác định trường hợp tiếp tục lưu giữ, chuyển đổi hoặc thực hiện thủ tục theo quy định mới.
Lựa chọn hệ thống đáp ứng yêu cầu pháp lý và kỹ thuật
Hệ thống giao kết hợp đồng điện tử cần hỗ trợ ký điện tử, xác thực chủ thể, chứng thực, lưu trữ và tra cứu hồ sơ. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra khả năng kết nối với nền tảng, cơ chế thông báo lỗi và phương án hỗ trợ khi xảy ra sự cố. Không nên lựa chọn giải pháp chỉ dựa trên chi phí hoặc giao diện sử dụng. Khả năng đáp ứng yêu cầu pháp lý, an toàn dữ liệu và mức độ thuận tiện trong vận hành lâu dài mới là những yếu tố cần ưu tiên.
Chuẩn bị dữ liệu, bảo mật và quy trình báo cáo
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin người lao động, thông tin tổ chức và dữ liệu hợp đồng trước khi đưa lên hệ thống. Phân quyền truy cập, kiểm soát chia sẻ tài liệu và xây dựng quy trình sao lưu sẽ giúp hạn chế rủi ro mất mát hoặc lộ thông tin. Bên cạnh đó, cần phân công rõ trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự, pháp chế, công nghệ thông tin và đơn vị cung cấp dịch vụ để kiểm soát chất lượng dữ liệu, xử lý hồ sơ bị từ chối và thực hiện nghĩa vụ báo cáo đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Những câu hỏi dưới đây giúp doanh nghiệp nhanh chóng tra cứu các điểm quan trọng về hiệu lực, giá trị pháp lý, điều kiện giao kết và việc áp dụng quy định mới.
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hướng dẫn triển khai một số nội dung liên quan đến hợp đồng lao động điện tử và nền tảng quản lý dữ liệu.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
Có, nếu hợp đồng được giao kết dưới hình thức thông điệp dữ liệu và đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng. Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm nội dung hợp đồng, chủ thể ký và các yêu cầu về chữ ký điện tử, xác thực, chứng thực theo quy định.
Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?
Không nên hiểu chính sách khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử thành nghĩa vụ chuyển đổi toàn bộ hợp đồng giấy đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp lựa chọn giao kết theo hình thức điện tử phải tuân thủ các yêu cầu tương ứng và những nghĩa vụ cụ thể nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.
Hợp đồng lao động điện tử cần đáp ứng những điều kiện nào?
Doanh nghiệp cần chú ý đến việc xác định đúng chủ thể, xác thực danh tính, sử dụng chữ ký điện tử phù hợp, xác nhận sự đồng ý, chứng thực thông điệp dữ liệu và bảo đảm khả năng lưu trữ, tra cứu. Từ ngày 01/07/2026, việc gửi hợp đồng lên nền tảng để cấp mã định danh cũng là nội dung cần thực hiện theo quy định.
Hợp đồng đã ký trước khi nghị định có hiệu lực có phải ký lại không?
Không phải tất cả hợp đồng cũ đều phải ký lại. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định chuyển tiếp và hướng dẫn liên quan để xác định cách xử lý theo loại hợp đồng, thời điểm giao kết và tình trạng hiệu lực.
Thông tư 08/2026/TT-BNV có vai trò gì?
Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp làm rõ quy trình triển khai, quản lý và khai thác dữ liệu, kết nối nền tảng cùng các yêu cầu liên quan trong thực tế.
>>> Đừng để những thay đổi trong quy định pháp luật khiến doanh nghiệp lúng túng khi số hóa quy trình ký kết và quản lý hợp đồng. Với phần mềm FastCA e-Contract của FastCA, doanh nghiệp có thể chủ động tối ưu quy trình giao kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng điện tử. Liên hệ Zalo OA FastCA ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp, hỗ trợ triển khai và cập nhật các yêu cầu pháp lý liên quan đến hợp đồng lao động điện tử sớm nhất!
Nghị định 337 hợp đồng lao động điện tử là nội dung doanh nghiệp cần chủ động cập nhật để bảo đảm việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật năm 2026. Bên cạnh việc nắm rõ 12 nội dung trọng tâm, doanh nghiệp cần theo dõi hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV, chuẩn bị hệ thống đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu an toàn. Thay vì chỉ tập trung vào thao tác ký trực tuyến, doanh nghiệp nên triển khai đồng bộ từ xác thực chủ thể, chứng thực hợp đồng đến lưu trữ, tra cứu và kết nối nền tảng. Đây là cơ sở để hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và chủ động thích ứng với quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động.
>>> Xem thêm: Thời điểm giao kết hợp đồng điện tử được xác định thế nào?
