Nộp hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN ở đâu? Thời gian, tờ khai và cách ghi Mẫu 02/QTT-TNCN

Chia sẻ

Tự quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ quan trọng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công khi chưa được tổ chức chi trả quyết toán thay hoặc có nhu cầu hoàn thuế, bù trừ thuế. Tuy nhiên, không ít người vẫn lúng túng về nơi nộp hồ sơ, thời hạn thực hiện cũng như cách kê khai Mẫu số 02/QTT-TNCN. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy định pháp lý và hướng dẫn thực hiện đúng, đủ, tránh sai sót khi tự quyết toán thuế TNCN.

Nộp hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN ở đâu? Thời gian khi nào?

Căn cứ tiểu mục 2 Mục IV Công văn số 2015/CTTPHCM-TTHT năm 2025 và Điều 48 Luật Quản lý thuế năm 2019, cá nhân thực hiện tự quyết toán thuế TNCN được lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế sau:

Nộp trực tiếp hồ sơ tại trụ sở cơ quan thuế quản lý;
Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính theo quy định;
Nộp hồ sơ điện tử thông qua phương thức giao dịch điện tử với cơ quan thuế, bao gồm Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.

Bên cạnh đó, căn cứ Mục V Công văn số 883/TCT-DNNCN năm 2022, Công văn số 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 và Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT năm 2024 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn nộp hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN được xác định như sau:

V. THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ
Căn cứ quy định tại điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
– Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
– Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Theo đó, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch thì cá nhận phải nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Đối với trường hợp cá nhân có phát sinh số thuế thu nhập cá nhân được hoàn nhưng nộp hồ sơ quyết toán thuế sau thời hạn quy định, thì không áp dụng xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế quá hạn.

Ngoài ra, nếu thời hạn nộp hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thì thời hạn nộp hồ sơ sẽ được chuyển sang ngày làm việc liền kề tiếp theo, theo quy định tại Bộ luật Dân sự năm 2015.

Hướng dẫn cách ghi Mẫu số 02/QTT-TNCN khi tự quyết toán thuế TNCN

Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 02/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC (hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC (hiệu lực từ ngày 14/10/2025). Khi thực hiện tự quyết toán thuế TNCN, cá nhân cần kê khai Mẫu 02/QTT-TNCN theo hướng dẫn chi tiết dưới đây.

>> Tải về mẫu số 02/QTT-TNCN – Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhận cá nhân

A. Phần thông tin chung

[01] Kỳ tính thuế
Ghi năm thực hiện quyết toán thuế. Trường hợp quyết toán không trọn năm dương lịch (ví dụ: cá nhân nước ngoài quyết toán trước 31/12 hoặc quyết toán năm đầu theo 12 tháng liên tục kể từ ngày có mặt tại Việt Nam) thì ghi rõ từ tháng… đến tháng… của kỳ tự quyết toán thuế TNCN.

[02] Lần đầu
Đánh dấu “x” nếu đây là lần đầu nộp tờ khai quyết toán thuế.

[03] Bổ sung lần thứ
Trường hợp nộp hồ sơ sau lần đầu thì xác định là khai bổ sung và ghi số lần bổ sung (1, 2, 3…) theo thứ tự phát sinh.

Hồ sơ quyết toán kèm đề nghị giảm thuế
Nếu cá nhân có đề nghị miễn, giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo và nộp cùng hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN, thì tích chọn vào ô tương ứng.

[04] Tên người nộp thuế
Ghi đầy đủ họ tên cá nhân theo thông tin đăng ký mã số thuế hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp.

[05] Mã số thuế
Ghi chính xác mã số thuế cá nhân đã được cơ quan thuế cấp.

[05a] Số định danh cá nhân
Ghi đủ 12 chữ số theo Căn cước công dân.

[06] Địa chỉ
Ghi đầy đủ địa chỉ nơi cư trú của cá nhân.

[07] Xã/phường/đặc khu
Ghi đơn vị hành chính cấp xã nơi cư trú (theo địa giới sau sáp nhập).

[08] Tỉnh/thành phố
Ghi tỉnh hoặc thành phố nơi cá nhân cư trú.

[09] Điện thoại – [10] Fax – [11] Email
Ghi đầy đủ thông tin liên hệ của cá nhân để cơ quan thuế đối chiếu khi cần.

[12] Tên đại lý thuế (nếu có)
Trường hợp ủy quyền cho đại lý thuế thực hiện tự quyết toán thuế TNCN, ghi đầy đủ tên đại lý theo hồ sơ pháp lý.

[13] Mã số thuế đại lý thuế
Ghi mã số thuế của đại lý thuế (nếu có).

[14] Hợp đồng đại lý thuế
Ghi số, ngày hợp đồng đại lý thuế đang còn hiệu lực.

[15] Tên tổ chức trả thu nhập
Chỉ kê khai khi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập; nếu nộp tại nơi cư trú thì không ghi chỉ tiêu này.

[16] – [19] Mã số thuế, địa chỉ, xã/phường, tỉnh/thành phố của tổ chức trả thu nhập
Ghi đầy đủ thông tin tương ứng với tổ chức trả thu nhập (nếu có kê khai chỉ tiêu [15]).

B. Phần kê khai thu nhập, giảm trừ và số thuế

[20] Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh trong kỳ
Xác định theo công thức: [20] = [21] + [23]

[21] Thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam
Là toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam, bao gồm cả khoản được miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

[22] Thu nhập tại Việt Nam được miễn theo Hiệp định
Ghi phần thu nhập thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

[23] Thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam
Là thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam.

[24] Số người phụ thuộc
Ghi số người phụ thuộc đã đăng ký và được tính giảm trừ trong năm tự quyết toán thuế TNCN.

[25] Tổng các khoản giảm trừ
Xác định theo công thức: [25] = [26] + [27] + [28] + [29] + [30]

[26] Giảm trừ cho bản thân
[27] Giảm trừ cho người phụ thuộc
[28] Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học
[29] Các khoản bảo hiểm bắt buộc được trừ
[30] Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện (tối đa 12 triệu đồng/năm)

[31] Thu nhập tính thuế
Xác định theo công thức: [31] = [20] – [22] – [25]

[32] Số thuế TNCN phát sinh trong kỳ
Được tính bằng [31] nhân với thuế suất theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

[33] Tổng số thuế đã nộp trong kỳ
Xác định theo công thức: [33] = [34] + [35] + [36] – [37] – [38]

Trong đó:

[34] Thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập
[35] Thuế đã nộp trực tiếp trong năm
[36] Thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có)
[37], [38] Thuế trùng do quyết toán vắt năm (nếu phát sinh)

[39] Tổng số thuế được giảm trong kỳ
Xác định theo công thức: [39] = [40] + [41]

[42] Số thuế còn phải nộp
Chỉ phát sinh khi [32] – [33] – [39] > 0

[43] Thuế được miễn do số phải nộp không quá 50.000 đồng
Chỉ kê khai khi số thuế còn phải nộp thuộc ngưỡng được miễn.

[44] Số thuế nộp thừa
Phát sinh khi [32] – [33] – [39] < 0, ghi theo số dương.

[45] Số thuế đề nghị hoàn
Xác định theo công thức: [45] = [46] + [47]

[46] Hoàn trả cho người nộp thuế
[47] Bù trừ với các khoản phải nộp ngân sách khác

[48] Số thuế bù trừ cho kỳ sau
Xác định theo công thức: [48] = [44] – [45]

Hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN theo quy định mới nhất

Căn cứ Công văn số 883/TCT-DNNCN năm 2022, Công văn số 13762/CTHN-HKDCN năm 2023, Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT năm 2024 và Công văn số 2015/CTTPHCM-TTHT năm 2025 về hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế được xác định gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 02/QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC (hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC (hiệu lực từ ngày 14/10/2025).
Mẫu này áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công khi thực hiện tự quyết toán thuế TNCN.
Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC và được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 14/10/2025).
Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, số thuế đã tạm nộp trong năm và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý thuế để xem xét giải quyết hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN, không bắt buộc cá nhân phải nộp chứng từ khấu trừ.
Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cá nhân sử dụng bản thể hiện do người nộp thuế tự in từ chứng từ điện tử gốc do tổ chức trả thu nhập gửi.
Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế, trong đó thể hiện rõ số thuế đã nộp theo tờ khai thuế thu nhập tương ứng; hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với khoản thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế, trong trường hợp pháp luật nước sở tại không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có) để làm căn cứ giảm trừ khi tự quyết toán thuế TNCN.
Tài liệu chứng minh khoản thu nhập đã nhận do tổ chức, đơn vị nước ngoài chi trả trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nhận thu nhập từ nước ngoài.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, áp dụng đối với trường hợp cá nhân tính giảm trừ gia cảnh tại thời điểm tự quyết toán thuế TNCN nhưng chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc trước đó, theo hướng dẫn tại tiết 1.1 tiểu mục 1 Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022.

Ai phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành

Căn cứ tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, pháp luật thuế quy định các trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, thay vì ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập, bao gồm:

Phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế đã nộp thừa và cá nhân có nhu cầu đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp được pháp luật quy định khác.
Có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng nếu tính đủ 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam thì tổng thời gian cư trú từ 183 ngày trở lên, thuộc diện phải tự quyết toán thuế TNCN theo quy định.
Cá nhân là người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam có trách nhiệm thực hiện tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo làm ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không được ủy quyền quyết toán thay, mà phải trực tiếp thực hiện tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật.

Việc nắm rõ nộp hồ sơ ở đâu, thời gian khi nào, sử dụng đúng Mẫu 02/QTT-TNCN và kê khai chính xác sẽ giúp cá nhân hoàn thành tự quyết toán thuế TNCN đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm đáng kể thời gian. Để hồ sơ quyết toán được ký, nộp nhanh chóng trên môi trường điện tử, cá nhân nên chủ động trang bị chữ ký số FastCA, hỗ trợ ký thuế online an toàn, hợp lệ và thuận tiện khi tự quyết toán thuế TNCN.