Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ (6 tháng/ năm) là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của người sử dụng lao động. Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, kèm checklist, mẫu, lỗi thường gặp và thời hạn nộp — trình bày rõ, thực tiễn, bám sát quy định hiện hành.
Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 online
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, trước ngày 05/12 hằng năm, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
>>> Tải về Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025
Quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 – Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Tại trình duyệt, truy cập địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/.
Bước 2 – Đăng nhập tài khoản bằng chữ ký số
Người dùng đăng nhập bằng thiết bị ký số USB Token.
Nếu đơn vị chưa có tài khoản, chọn “Đăng ký” để tạo mới.
Lưu ý: Để đăng nhập và ký hồ sơ, hệ thống yêu cầu cài đặt Công cụ ký điện tử nhằm xác thực chữ ký số.
Bước 3 – Tìm thủ tục báo cáo
Sau khi đăng nhập, chọn “Dịch vụ công trực tuyến” → nhập từ khóa “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” trong ô tìm kiếm.
Sau đó chọn thủ tục:
“Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 4 – Nộp hồ sơ trực tuyến
Chọn thủ tục tương ứng và bấm “Nộp trực tuyến”.
Bước 5 – Kê khai thông tin trên hệ thống
Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu.
Tại mục lựa chọn cơ quan tiếp nhận, chọn Sở Nội vụ nơi đơn vị đặt trụ sở hoặc chi nhánh.
Bước 6 – Gửi yêu cầu đăng ký
Nhấn “Đăng ký” để hệ thống tự động ghi nhận thông tin cơ quan nhận báo cáo.
Bước 7 – Xác nhận cập nhật
Khi màn hình hiển thị thông báo “Cập nhật cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”, bấm “Thoát” để hoàn tất bước thiết lập.
Bước 8 – Gửi biểu mẫu báo cáo
Doanh nghiệp tiếp tục nhập biểu mẫu báo cáo theo Mẫu số 01/PLI và gửi hồ sơ qua hệ thống bảo hiểm xã hội.
Bước 9 – Cơ quan bảo hiểm xã hội xử lý hồ sơ
Cán bộ BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý phần hồ sơ liên quan đến dữ liệu lao động của đơn vị.
Bước 10 – Đồng bộ dữ liệu lao động
Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu BHXH để hoàn thiện thông tin báo cáo.
Bước 11 – Chuyển hồ sơ về Sở Nội vụ
Sau khi tiếp nhận dữ liệu, hệ thống sẽ tự động chuyển báo cáo đến hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.
Trường hợp không thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online
Nếu người sử dụng lao động không thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đơn vị có thể nộp trực tiếp bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến:
- Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở/chi nhánh
- Cơ quan bảo hiểm xã hội cùng địa bàn
Lưu ý đối với lao động thuộc khu công nghiệp, khu kinh tế
Đơn vị sử dụng lao động trong khu công nghiệp, khu kinh tế phải đồng thời báo cáo đến:
- Sở Nội vụ
- Cơ quan BHXH địa phương
- Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế
Mục đích là để các cơ quan cùng theo dõi, cập nhật biến động lao động đầy đủ.
Link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 trước ngày 05/12 theo Công văn 9002
Căn cứ Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nghị định 129/2025/NĐ-CP, và để triển khai Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP), Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn 9002/SNV-VLATLĐ năm 2025. Công văn yêu cầu các đơn vị thuộc phạm vi quản lý hướng dẫn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ/cá nhân có thuê mướn lao động thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ theo quy định.
Đối tượng phải nộp báo cáo
Các đơn vị phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bao gồm:
-
Cơ quan, tổ chức
-
Doanh nghiệp, hợp tác xã
-
Hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn và sử dụng người lao động
Các đơn vị này phải có trụ sở hoặc địa điểm hoạt động trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Nội dung báo cáo
Đơn vị gửi Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 theo Mẫu số 01/PLI – Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Biểu mẫu phải được ký, đóng dấu khi nộp theo quy định.
Hình thức nộp báo cáo và link nộp online
Đơn vị có thể lựa chọn một trong hai hình thức dưới đây:
a) Nộp báo cáo tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Thực hiện thủ tục:
“Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”
Link thực hiện thủ tục: https://dichvucong.gov.vn/
Hình thức này phù hợp với đơn vị sử dụng chữ ký số để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tuyến và đồng bộ dữ liệu với cơ quan bảo hiểm xã hội.
b) Nộp báo cáo trực tuyến tại Sở Nội vụ
Đơn vị có thể nộp qua hình thức trực tuyến bằng cách:
Truy cập link Google Form: https://forms.gle/CiLKksGKq5McCyDP7
Hoặc quét mã QR để vào đường dẫn nộp báo cáo.
Hồ sơ gửi trực tuyến bao gồm:
- Thông tin chung của đơn vị
- Bản scan báo cáo có chữ ký, đóng dấu (file PDF)
- Bản mềm báo cáo (file Excel *.xls hoặc *.xlsx) để Sở Nội vụ tiện tổng hợp
Hình thức này tạo điều kiện cho các đơn vị chưa thuận tiện khi nộp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Thời hạn nộp báo cáo
Theo Công văn 9002, các đơn vị phải hoàn thành nộp báo cáo trước ngày 05/12/2025, bằng một trong hai phương thức:
- Nộp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
- Hoặc nộp trực tuyến qua Sở Nội vụ
Việc nộp đúng hạn giúp Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo lao động toàn địa bàn theo quy định.
Có thể bạn quan tâm:
>> Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu mã số thuế cá nhân bằng VNeID mới nhất
>> Trọn bộ hướng dẫn khắc phục một số lỗi thường gặp trên eTax Mobile
Người sử dụng lao động phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bao nhiêu lần?
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP, nghĩa vụ thực hiện báo cáo được quy định như sau:
Báo cáo sử dụng lao động
Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
…
Theo đó, trong năm 2025, doanh nghiệp và người sử dụng lao động phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo 2 kỳ định kỳ, gồm:
- Báo cáo 6 tháng: nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
- Báo cáo năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
Như vậy, tổng cộng 02 lần/năm, đơn vị sử dụng lao động phải gửi báo cáo đến cơ quan quản lý theo đúng thời hạn để bảo đảm tuân thủ pháp luật và cập nhật dữ liệu lao động đầy đủ.
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 cần thực hiện nghiêm túc theo Mẫu 01/PLI và ưu tiên nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia; chuẩn bị đầy đủ dữ liệu (mã đơn vị, mã BHXH, tổng lao động, phân loại hợp đồng), ký số nếu yêu cầu, và thông báo tới cơ quan BHXH sau khi gửi. Kiểm tra công văn hướng dẫn của Sở Nội vụ địa phương để biết đường dẫn nộp hoặc form tạm thời (nếu có).
