Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động nhân sự hiệu quả. Để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các khoản phạt hành chính không đáng có, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, mẫu biểu và các hình thức nộp mới nhất năm 2026.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm là gì?
Căn cứ Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP), người sử dụng lao động có trách nhiệm định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm (hay báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm) là văn bản hành chính tổng hợp toàn bộ sự biến động về số lượng, trình độ, loại hợp đồng lao động của người lao động tại đơn vị trong giai đoạn nửa cuối năm. Nộp báo cáo lao động 6 tháng cuối năm là trách nhiệm bắt buộc áp dụng đối với tất cả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm là khi nào?
Theo quy định pháp luật hiện hành, người sử dụng lao động thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ 02 lần/năm với các mốc thời gian cụ thể:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05 tháng 6 hằng năm.
- Báo cáo 6 tháng cuối năm (báo cáo hằng năm): Nộp trước ngày 05 tháng 12 hằng năm.
Như vậy, hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm là trước ngày 05/12 hằng năm. Đồng thời, bên cạnh việc báo cáo về cơ quan chuyên môn quản lý lao động (Sở Nội vụ), người sử dụng lao động cũng phải thông báo cho cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện để phục vụ công tác đối soát dữ liệu.
Mẫu báo cáo lao động 6 tháng cuối năm là mẫu nào?
Biểu mẫu dùng để kê khai báo cáo lao động 6 tháng cuối năm chính là Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây cũng chính là mẫu biểu đã được sử dụng cho kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm.
Khi chuẩn bị dữ liệu báo cáo theo Mẫu số 01/PLI, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin trọng tâm:
- Thông tin định danh: Mã số thuế, mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH).
- Số liệu lao động: Tổng số lao động hiện có, số lao động tăng/giảm trong kỳ báo cáo.
- Phân loại lao động: Theo loại hợp đồng lao động (hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn), giới tính, trình độ chuyên môn…
- Yêu cầu pháp lý: Mẫu báo cáo gửi đi (file scan PDF hoặc bản giấy) phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của đơn vị.
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm ở đâu?
Hiện nay, theo lộ trình chuyển đổi số và tinh gọn bộ máy (theo Báo cáo 219/BC-BNV năm 2025), cơ quan tiếp nhận báo cáo đã có sự thay đổi. Thay vì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như trước đây, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm đến Sở Nội vụ địa phương (sau khi hợp nhất các bộ ngành liên quan).
- Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Ưu tiên)
Đây là phương thức chủ yếu được áp dụng cho báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2026.
- Bước 1: Truy cập dichvucong.gov.vn.
- Bước 2: Đăng nhập bằng chữ ký số (USB Token).
- Bước 3: Tìm kiếm thủ tục: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
- Bước 4: Chọn cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ tại địa phương và thực hiện kê khai thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.
- Bước 5: Tải file Mẫu 01/PLI (đã ký số) và gửi hồ sơ.
- Nộp qua các link hướng dẫn của địa phương
Trong một số trường hợp cụ thể hoặc tại các tỉnh thành như TP. Hồ Chí Minh, cơ quan quản lý có thể triển khai thu thập báo cáo qua các link Google Form hoặc hệ thống riêng của Sở để hỗ trợ doanh nghiệp. Bạn cần theo dõi sát sao các Công văn hướng dẫn (ví dụ như Công văn 9002) để lấy link nộp trực tuyến nhanh nhất.
>>>CHI TIẾT: Cập nhật link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của các tỉnh thành
- Nộp bản giấy
Nếu không thể nộp online, doanh nghiệp có thể nộp bản giấy trực tiếp đến:
- Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở/chi nhánh.
- Cơ quan Bảo hiểm xã hội cùng địa bàn.
- Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế (nếu doanh nghiệp nằm trong các khu vực này).
Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm đúng thời hạn và đúng mẫu 01/PLI là trách nhiệm quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của công nghệ, quy trình nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian. Hãy hoàn tất báo cáo trước ngày 05/12 để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật năm 2026.
