Trong công tác quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp, mẫu phiếu thu đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm ghi nhận các phát sinh thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. Việc lập phiếu thu chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền minh bạch mà còn là căn cứ pháp lý phục vụ báo cáo thuế và quyết toán tài chính. Đặc biệt, kể từ ngày 01/01/2026, các doanh nghiệp sẽ chính thức chuyển sang áp dụng mẫu phiếu thu mới nhất theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Phiếu thu là gì?
Để quản lý dòng tiền hiệu quả, trước hết kế toán cần hiểu rõ phiếu thu là gì. Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận các khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng mà tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thực thu. Chứng từ này cụ thể hóa nguồn gốc khoản thu, đồng thời cung cấp bằng chứng xác thực cho việc nhập tiền vào quỹ.
Trong quá trình quản lý và vận hành, việc lập và lưu trữ phiếu thu cần đảm bảo các quy định sau:
- Đơn vị lập phiếu: Phiếu thu do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lập và quản lý. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc sẽ được chuyển cho kế toán ghi sổ.
- Số liên lập: Phiếu thu được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
- Liên 2: Giao cho người nộp tiền.
- Liên 3: Thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ.
- Quy định về chữ ký: Phiếu thu bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký trực tiếp của các bên liên quan bao gồm: Người lập phiếu, Kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền), Giám đốc (hoặc người đại diện pháp luật), Thủ quỹ và Người nộp tiền. Chữ ký phải dùng mực không phai, không ký bằng mực đỏ hay chữ ký khắc sẵn..
Các loại phiếu thu phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào hình thức giao dịch và mục đích sử dụng, các mẫu phiếu thu trong doanh nghiệp được chia thành các nhóm chính sau:
Phiếu thu tiền mặt
Phiếu thu tiền mặt được sử dụng để ghi nhận các giao dịch thu bằng tiền mặt trực tiếp từ khách hàng hoặc đối tác mà không thông qua tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường được áp dụng trong hoạt động thu tiền bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp tại điểm bán, thu hồi nợ quá hạn từ khách hàng, hoặc nhận tiền hoàn trả từ nhà cung cấp khi xảy ra sự cố hàng hóa. Bên cạnh đó, các khoản thu nhập khác ngoài ngành như tiền lãi tiết kiệm hay tiền cho thuê mặt bằng cũng được hạch toán minh bạch thông qua phiếu thu tiền mặt.
Phiếu thu tiền gửi ngân hàng
Loại phiếu này dùng để ghi nhận các khoản thanh toán được chuyển khoản thành công vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Trong thực tế, phiếu thu tiền gửi ngân hàng xuất hiện phổ biến khi khách hàng thanh toán cho các đơn hàng trực tuyến, chi trả phí dịch vụ qua hệ thống ngân hàng, hoặc khi công ty nhận các khoản thu nhập từ hoạt động đầu tư tài chính như cổ tức và lợi tức. Việc lập chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác dòng tiền qua ngân hàng và phục vụ công tác đối chiếu sổ sách cuối kỳ.
Phiếu thu nội bộ
Phiếu thu nội bộ đóng vai trò ghi nhận các giao dịch tài chính phát sinh giữa các chi nhánh, phòng ban hoặc đơn vị phụ thuộc trong cùng một tổ chức. Mẫu phiếu này hỗ trợ hiệu quả cho công tác phân bổ nguồn lực tài chính, điều chuyển ngân sách hoạt động giữa các đơn vị và ghi nhận các khoản thu từ sự kiện nội bộ như quỹ từ thiện hay hoạt động phong trào do nhân viên đóng góp. Qua đó, ban quản lý có thể theo dõi chính xác biến động dòng tiền nội bộ và tối ưu hóa việc quản trị ngân sách doanh nghiệp.
Phiếu thu tạm ứng
Đây là chứng từ kế toán đặc biệt ghi nhận việc doanh nghiệp thu trước một khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng từ khách hàng, đối tác cho các dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được hoàn thành trong tương lai.
Loại phiếu này được ứng dụng rất rộng rãi trong ngành xây dựng để mua nguyên vật liệu và trả lương công nhân trước khi khởi công, ngành sản xuất nhằm đầu tư máy móc nguyên liệu thô, cũng như các ngành dịch vụ quy mô lớn hay hợp đồng thương mại giá trị cao nhằm đảm bảo nguồn tài chính và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Biểu mẫu phiếu thu chuẩn theo thông tư | Tải link PDF, Word, Excel
Dưới đây là tổng hợp hệ thống mẫu phiếu thu mới nhất được áp dụng cho từng mô hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh:
| Mẫu phiếu thu | Đối tượng áp dụng |
| Phiếu thu theo TT 99 | Tất cả doanh nghiệp (Áp dụng từ 01/01/2026) |
| Phiếu thu theo TT 200 | Tất cả doanh nghiệp (Áp dụng đến 31/12/2025) |
| Phiếu thu theo TT 133 | Doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Phiếu thu theo TT 132 | Doanh nghiệp siêu nhỏ |
| Phiếu thu theo TT 88 | Hộ kinh doanh cá thể |
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 99
Từ ngày 01/01/2026, mẫu phiếu thu theo Thông tư 99 (Thông tư 99/2025/TT-BTC) chính thức thay thế mẫu cũ theo Thông tư 200. Đây là biểu mẫu mới nhất bắt buộc áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
>>>Tải mẫu phiếu thu theo Thông tư 99 tại đây:
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 200
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 200 (Ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC) là chứng từ quen thuộc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp lớn cho đến hết ngày 31/12/2025.
>>> Tải mẫu phiếu thu theo Thông tư 200 tại đây:
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 133
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 133 (Mẫu số 01-TT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC) dành riêng cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ đáp ứng các tiêu chuẩn kế toán đơn giản hóa.
>>> Tải mẫu phiếu thu theo Thông tư 133 tại đây:
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 132
Doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mẫu chứng từ rút gọn theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.
>>> Tải mẫu phiếu thu theo Thông tư 132 tại đây:
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 88
Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC sử dụng mẫu phiếu thu số 01-TT để theo dõi tiền mặt thực tế nhập quỹ.
>>> Tải mẫu phiếu thu theo Thông tư 88 tại đây:
Chi tiết cách viết phiếu thu đúng chuẩn
Để đảm bảo chứng từ hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra, kế toán cần ghi đầy đủ các thông tin trên phiếu thu theo các bước chi tiết sau:
- Thông tin đơn vị: Góc trên bên trái ghi rõ Tên doanh nghiệp/Hộ kinh doanh và Địa chỉ trụ sở.
- Số quyển và Số phiếu: Phiếu thu phải được đóng thành quyển, đánh số liên tục trong 1 kỳ kế toán (1 năm) để dễ dàng tra cứu.
- Ngày tháng lập phiếu: Ghi chính xác ngày, tháng, năm thực hiện lập phiếu và thu tiền.
- Thông tin người nộp: Ghi rõ Họ tên, Địa chỉ/Đơn vị công tác của người nộp tiền.
- Lý do nộp tiền: Tóm tắt ngắn gọn, rõ ràng nội dung giao dịch (Ví dụ: Thu tiền bán hàng hóa theo hóa đơn số…, Thu tiền tạm ứng còn thừa…).
- Số tiền thu: Ghi chính xác số tiền bằng số và bằng chữ. Đơn vị tính mặc định là Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Chứng từ gốc đi kèm: Ghi rõ số lượng hóa đơn, bảng kê hoặc chứng từ gốc đính kèm (Ví dụ: Kèm theo 01 hóa đơn GTGT).
- Trường hợp thu ngoại tệ: Bắt buộc ghi rõ Tỷ giá quy đổi tại thời điểm nhập quỹ để tính tổng số tiền ra VNĐ phục vụ ghi sổ kế toán.
- Quy trình luôn chuyển & ký nhận:
- Kế toán lập phiếu -> Kế toán trưởng soát xét -> Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ tiến hành thu tiền, ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) trước khi ký họ tên.
- Giao liên 2 cho người nộp tiền, thủ quỹ giữ liên 3, liên 1 lưu tại chỗ.
Một số lưu ý quan trọng khi lập phiếu thu tiền
Nhằm tránh sai sót và rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp cần ghi nhớ các lưu ý sau khi lập và quản lý phiếu thu:
- Đơn vị tiền tệ hạch toán: Mặc định sử dụng Đồng Việt Nam (VND). Doanh nghiệp thu chi chủ yếu bằng ngoại tệ nếu chọn ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định Luật Kế toán.
- Quy định chữ ký và con dấu:
- Chữ ký trên phiếu thu phải ký trực tiếp bằng mực không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ hay đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
- Nếu sử dụng chứng từ điện tử phải đảm bảo chữ ký số hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử.
- Phiếu thu lưu hành nội bộ không bắt buộc đóng dấu. Tuy nhiên, phiếu thu phát sinh giao dịch ra bên ngoài doanh nghiệp cần có con dấu/dấu treo công ty để xác minh tính pháp lý.
- Tính chính xác của nội dung: Thông tin số tiền bằng số và bằng chữ phải trùng khớp tuyệt đối. Phiếu thu không được tẩy xóa, sửa chữa hay để trống thông tin.
- Thời hạn lưu trữ tài liệu: Phiếu thu là chứng từ gốc, phải đánh số thứ tự liên tục và lưu trữ an toàn. Thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ không trực tiếp dùng ghi sổ/lập BCTC và 10 năm đối với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán.
Phiếu thu đóng vai trò là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền và tuân thủ đúng pháp luật thuế. Việc nắm vững cách viết cũng như chủ động tải mẫu phiếu thu phù hợp theo từng Thông tư sẽ giúp bộ phận kế toán xử lý công việc nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp hãy lưu ý cập nhật biểu mẫu mới nhất để áp dụng hiệu quả trong hoạt động vận hành của mình.
