Trong hoạt động kế toán, việc quản lý dòng tiền mặt đòi hỏi sự chính xác và minh bạch tuyệt đối. Mẫu phiếu chi chính là chứng từ gốc quan trọng không thể thiếu để kiểm soát các khoản xuất quỹ của doanh nghiệp. Đặc biệt, từ ngày 27/10/2025, Bộ Tài chính đã ban hành mẫu phiếu chi mới theo Thông tư 99 thay thế cho các quy định cũ.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về phiếu chi là gì, đồng thời tổng hợp đầy đủ các biểu mẫu phiếu chi theo từng loại hình doanh nghiệp để bạn dễ dàng tải về và sử dụng.
Phiếu chi là gì? Đặc điểm
Theo Khoản 3 Điều 3 của Luật Kế toán 2015, phiếu chi là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi lại và xác nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc xuất quỹ tiền mặt (hoặc ngoại tệ) của đơn vị. Đây là bằng chứng xác thực cho việc một khoản tiền đã được thực chi cho một mục đích cụ thể.
Các đặc điểm cơ bản của phiếu chi:
- Người lập: Thường do kế toán tiền mặt hoặc kế toán tổng hợp lập.
- Số liên: Phiếu chi thường được lập thành 03 liên (Liên 1 lưu tại nơi lập, Liên 2 thủ quỹ giữ để ghi sổ, Liên 3 giao cho người nhận tiền).
- Trường hợp sử dụng: Xuất quỹ trả lương, mua hàng hóa/dịch vụ, nộp thuế, ký quỹ, tạm ứng cho nhân viên, hoặc nộp tiền vào ngân hàng.
- Tính hợp lệ: Một mẫu phiếu chi được coi là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin (số phiếu, ngày lập), lý do chi, số tiền bằng số và bằng chữ, cùng đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Đóng dấu: Phiếu chi cần có chữ ký của Giám đốc/Thủ trưởng đơn vị và đóng dấu tròn trực tiếp (nếu ký trực tiếp) hoặc đóng dấu treo (nếu được ủy quyền).
Biểu mẫu phiếu chi mới nhất chuẩn theo Thông tư – Tải miễn phí
Tùy vào quy mô và loại hình hoạt động, doanh nghiệp cần lựa chọn biểu mẫu phiếu chi phù hợp với các Thông tư hướng dẫn hiện hành. Dưới đây là danh sách tổng hợp để bạn download mẫu phiếu chi chuẩn xác nhất.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 99
Đây là mẫu phiếu chi theo Thông tư 99 (99/2025/TT-BTC) ban hành ngày 27/10/2025. Mẫu này sẽ chính thức thay thế mẫu của Thông tư 200, áp dụng cho mọi doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2026.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 (200/2014/TT-BTC) hiện đang áp dụng cho mọi doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế (áp dụng đến trước ngày 31/12/2025).
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 133
Được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016, mẫu phiếu chi theo Thông tư 133 áp dụng chuyên biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 107
Dành riêng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập, mẫu phiếu chi theo Thông tư 107 được ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 132
Biểu mẫu này được thiết kế dành riêng cho đối tượng là các doanh nghiệp siêu nhỏ, ban hành kèm theo Thông tư 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 88
Các cá nhân hoặc hộ kinh doanh sẽ sử dụng mẫu phiếu chi 02-TT được quy định rõ tại Thông tư 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021.
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 79
Đây là mẫu phiếu chi C41 – BB, áp dụng đặc thù cho các ban quản lý dự án có sử dụng nguồn vốn đầu tư công theo Thông tư 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019.
Bảng tổng hợp biểu mẫu phiếu chi theo đối tượng áp dụng
| Tên biểu mẫu | Đối tượng áp dụng |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 99 (99/2025/TT-BTC) | Áp dụng cho mọi doanh nghiệp (từ ngày 01/01/2026) |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 (200/2014/TT-BTC) | Áp dụng cho mọi doanh nghiệp (đến trước 31/12/2025) |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 133 (133/2016/TT-BTC) | Doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 132 (132/2018/TT-BTC) | Doanh nghiệp siêu nhỏ |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 88 (88/2021/TT-BTC) | Cá nhân / Hộ kinh doanh |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 107 (107/2017/TT-BTC) | Đơn vị hành chính sự nghiệp công lập |
| Mẫu phiếu chi theo Thông tư 79 (79/2019/TT-BTC) | Ban quản lý dự án sử dụng vốn đầ |
Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu chi tiền
Vì là một chứng từ kế toán quan trọng nên khi sử dụng mẫu phiếu chi, người lập cần điền thông tin thật đầy đủ và chính xác theo các nguyên tắc sau:
- Thông tin đơn vị: Tại góc trên cùng bên trái, ghi rõ ràng tên và địa chỉ của doanh nghiệp/tổ chức sử dụng phiếu chi. Đóng thành quyển, ghi số quyển, số thứ tự phiếu liên tục trong kỳ kế toán.
- Thời gian: Điền đầy đủ thông tin số phiếu, ngày/tháng/năm lập phiếu chi và ngày/tháng/năm thực tế chi tiền. (Lưu ý: Việc lập phiếu chi phải được thực hiện thực tế ngay tại thời điểm chi).
- Thông tin người nhận: Điền chính xác họ tên, địa chỉ người nhận tiền khớp với số liệu trên CCCD.
- Lý do chi: Trình bày nội dung chi tiền một cách cụ thể, minh bạch (Ví dụ: Chi trả lương tháng 10, chi mua trang thiết bị, nộp thuế…).
- Số tiền: Bắt buộc phải ghi đầy đủ tổng số tiền xuất quỹ bằng số và bằng chữ. Điền rõ đơn vị tính (VNĐ, USD,…). Nếu là ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá và đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để quy đổi.
- Kèm theo: Ghi rõ số lượng và chi tiết các chứng từ gốc đi kèm (hóa đơn, bảng kê…).
- Xác nhận: Sau khi nhận tiền, người nhận phải ghi rõ số tiền bằng chữ, ký và ghi đầy đủ họ tên vào phiếu chi.
Một số điều cần lưu ý khi lập phiếu chi
Để mẫu phiếu chi mang tính pháp lý cao nhất và tránh rắc rối khi cơ quan thuế kiểm tra, kế toán cần ghi nhớ 3 lưu ý cốt lõi dưới đây:
- Đơn vị tiền tệ sử dụng
Theo quy định, “Đơn vị tiền tệ trong kế toán” thường là Đồng Việt Nam (Ký hiệu: đ hoặc VND) dùng để ghi sổ và lập Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ yếu thu/chi bằng ngoại tệ, có thể chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ kế toán nếu thỏa mãn các yếu tố:
- Là đơn vị tiền tệ ảnh hưởng chính đến giá bán hàng hóa/dịch vụ, chi phí nhân công, nguyên vật liệu…
- Trường hợp chưa rõ ràng, có thể xét đến đơn vị tiền tệ dùng để huy động nguồn lực tài chính hoặc thường xuyên tích trữ.
- Lưu ý: Khi đã xác định được đơn vị tiền tệ, doanh nghiệp không được phép thay đổi (trừ khi có biến động trọng yếu trong hoạt động kinh doanh).
- Quy định về chữ ký
Chữ ký trên chứng từ kế toán tuân thủ nghiêm ngặt Điều 19 Luật Kế toán 2015:
- Phải dùng mực không phai; tuyệt đối không ký bằng mực đỏ hoặc dùng con dấu khắc sẵn chữ ký.
- Chữ ký của một cá nhân phải thống nhất trên mọi chứng từ.
- Chữ ký phải có trên từng liên của chứng từ.
- Chứng từ chi tiền bắt buộc phải có chữ ký của người thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng.
- Không được phép ký duyệt khi nội dung trên chứng từ chưa được ghi hoàn thiện.
- Đối với chứng từ điện tử, chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký giấy.
- Bảo quản và lưu trữ
Phiếu chi cần được bảo quản an toàn và đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán. Thời hạn lưu trữ cụ thể:
- Tối thiểu 05 năm: Với các phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho dùng cho quản lý điều hành không lưu trong hồ sơ kế toán.
- Tối thiểu 10 năm: Với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu bị mất, hủy hoặc tạm giữ, doanh nghiệp phải lập biên bản kèm bản sao xác nhận.
Việc sử dụng đúng mẫu phiếu chi không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế. Hy vọng danh sách các biểu mẫu phiếu chi và hướng dẫn trên đây đã giúp ích cho công việc của bạn. Hãy luôn cập nhật những thông báo mới nhất từ Bộ Tài chính để áp dụng các mẫu chứng từ đúng thời điểm!
