Mẫu Công Văn Giải Trình Bị Treo Tiền BHXH Dành Cho Công Ty

Chia sẻ

Khi công ty đã thực hiện nộp tiền BHXH nhưng trên hệ thống của cơ quan BHXH xuất hiện trạng thái “bị treo” (tiền chưa được trừ, thông tin chưa khớp) hoặc cơ quan BHXH yêu cầu giải trình về khoản đóng/ghi nhận, công ty cần soạn Công văn giải trình bị treo tiền BHXH để làm rõ hồ sơ, chứng từ và đề nghị cơ quan BHXH xử lý.

Công văn giải trình bị treo tiền BHXH là gì?

Trong Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chưa có quy định chính thức về khái niệm “Công văn giải trình bị treo tiền BHXH”. Tuy vậy, trên thực tế có thể hiểu đây là văn bản do đơn vị sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp soạn thảo để gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khi phát sinh tình trạng khoản tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN… đã nộp nhưng vẫn bị “treo”, tức là chưa được cơ quan BHXH hạch toán hoặc phân bổ vào tài khoản đóng của người lao động.

Có thể bạn quan tâm:

>> Tổng Hợp Điểm Mới Dự Thảo Luật Thuế TNCN (Thay Thế) – Tải Về Dự Thảo Mới Nhất (29/08/2025)

>> Toàn Văn Luật Số 130/VBHN-VPQH Về Luật Phí và Lệ phí (2025) – Tải Văn bản hợp nhất 130/VBHN-VPQH (PDF)

>> Mở Tài Khoản Thanh Toán Với Tư Cách Hộ Kinh Doanh Có Được Không? Hồ Sơ Mở Tài Khoản Là Gì?

Mẫu Công văn giải trình bị treo tiền BHXH dành cho công ty

Theo Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động theo một trong các phương thức sau:

Mức đóng, phương thức và thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của người sử dụng lao động
…
4. Phương thức, thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc chậm nhất đối với người sử dụng lao động được quy định như sau:
a) Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với phương thức đóng hằng tháng;
b) Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng đối với phương thức đóng 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần.

Căn cứ theo đó, doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội theo các phương thức sau:

Đóng theo tháng: thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng liền kề sau đó.
Đóng theo chu kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng: thời hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng ngay sau chu kỳ đóng đã lựa chọn.

Tuy nhiên, hiện nay pháp luật chưa ban hành mẫu cố định về Công văn giải trình bị treo tiền BHXH áp dụng cho doanh nghiệp. Vì vậy, đơn vị có thể dựa trên thể thức văn bản hành chính và tham khảo mẫu công văn giải trình dưới đây để sử dụng khi cần.

>>> Tải về mẫu công văn giải trình bị treo tiền BHXH dành cho công ty

Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm gì?

Theo Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động
1. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định của Luật này; phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động.
2. Lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
3. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
4. Đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định tại Điều 34 của Luật này và hằng tháng trích khoản tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại Điều 33 của Luật này từ tiền lương của người lao động để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
5. Xem xét giới thiệu người lao động thuộc đối tượng theo quy định tại Điều 65 của Luật này đi khám giám định y khoa để xác định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.
6. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp chi trả thông qua người sử dụng lao động.
7. Xuất trình, cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
8. Bồi thường cho người lao động theo quy định của pháp luật nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Luật này mà gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
9. Phối hợp, tạo điều kiện để cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện thu hồi số tiền bảo hiểm xã hội hưởng không đúng quy định của người lao động khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Căn cứ vào điều luật trên, người sử dụng lao động có nghĩa vụ tham gia và đóng BHXH đầy đủ cho người lao động. Trường hợp không thực hiện đúng quy định, nếu làm ảnh hưởng hoặc gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, doanh nghiệp sẽ phải bồi thường theo quy định pháp luật.

Khi nộp công văn điện tử, để thao tác ký số và nộp nhanh quý công ty/ hộ kinh doanh có thể tham khảo sử dụng chữ ký số FastCA – Top 3 nhà cung cấp chữ ký số phổ biến nhất tại Việt Nam. Xem ngay chương trình khuyến mại siêu hot quý 3 của FatCA tại đây: https://khuyenmai.fastca.vn/nha-cung-cap-chu-ky-so-fastca

—————————————-

Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA