Trong kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc lập bảng kê chi tiết là công việc quan trọng nhất của kế toán doanh nghiệp. Trong đó, mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN là phụ lục phản ánh thu nhập của những cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên. Bài viết sau đây FastCA sẽ giúp bạn nắm vững cách kê khai, tải mẫu chuẩn và xử lý các lỗi kỹ thuật thường gặp để hồ sơ quyết toán luôn hợp lệ.
Mẫu bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN là gì?
Bảng kê mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN là phụ lục dùng để liệt kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Mẫu này được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và được cập nhật, bổ sung theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC.
Cụ thể, bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Cá nhân có ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay.
- Áp dụng cho người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại đơn vị (kể cả trường hợp nghỉ việc trước khi kết thúc năm hoặc chưa đến mức nộp thuế).
- Các cá nhân này thuộc đối tượng tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần
Việc lập mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN đóng vai trò làm căn cứ tổng hợp dữ liệu, phục vụ cho việc hoàn thiện tờ khai quyết toán thuế mẫu 05/QTT-TNCN của doanh nghiệp.
Tải mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN mới nhất theo Thông tư 80
Việc sử dụng sai mẫu biểu là nguyên nhân hàng đầu khiến hệ thống của Tổng cục Thuế từ chối hồ sơ. Sử dụng mẫu chuẩn theo Thông tư 80 giúp dữ liệu tương thích hoàn toàn với cồng Dịch vụ công và hệ thống Thuế điện tử.
Bạn có thể tải mẫu bảng kê chính thức và tham khảo văn bản quy phạm pháp luật tại đường link dưới đây:
>>> Tải mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN excel
>>> Tải mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN word
Hướng dẫn kê khai mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN thông tư 80 chi tiết
Để kê khai đúng mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN, người nộp thuế cần hiểu rõ cấu trúc và từng chỉ tiêu trong bảng kê nhằm hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ quyết toán. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể
(1) Phần thông tin chung
Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN là phụ lục dùng để kê khai chi tiết danh sách người lao động thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, bao gồm các cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
Cách điền các chỉ tiêu trong mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN như sau:
- [01] Kỳ tính thuế: Ghi theo năm thực hiện quyết toán thuế. Thông thường, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập sẽ thực hiện quyết toán theo năm dương lịch.
- [02] Lần đầu: Trường hợp nộp tờ khai lần đầu, tích dấu “x” vào ô tương ứng.
- [03] Bổ sung lần thứ: Nếu thực hiện kê khai sau lần đầu thì được xem là khai bổ sung. Khi đó, cần ghi rõ số lần bổ sung theo thứ tự số tự nhiên (1, 2, 3,…).
- [04] Tên người nộp thuế: Điền đầy đủ và chính xác tên của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập theo các giấy tờ pháp lý như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- [05] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của đơn vị hoặc cá nhân chi trả thu nhập theo thông tin đã được cơ quan thuế cấp.
(2) Phần kê khai các chỉ tiêu của bảng
Trong mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN, các chỉ tiêu từ [07] đến [26] được kê khai chi tiết như sau:
- [07] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại doanh nghiệp.
- [08] Mã số thuế: Điền mã số thuế của cá nhân đã được cơ quan thuế cấp.
- [09a] Loại giấy tờ: Lựa chọn một trong các loại giấy tờ gồm CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh hoặc giấy tờ khác (nếu có).
- [09] Số giấy tờ: Ghi số CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.
- [10] Ủy quyền quyết toán: Tích chọn nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay.
- [11] Cá nhân nước ngoài: Đánh dấu nếu là cá nhân nước ngoài đủ điều kiện ủy quyền quyết toán.
- [12] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT): Là tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã chi trả trong kỳ. Công thức xác định:
TNCT = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế
Lưu ý: Giá trị tại chỉ tiêu [12] phải lớn hơn hoặc bằng tổng các chỉ tiêu [13] + [14] + [15].
Cụ thể:
Tổng thu nhập bao gồm toàn bộ khoản tiền lương, tiền công, thù lao và các khoản mang tính chất tiền lương mà người lao động nhận được, kể cả phụ cấp và trợ cấp thuộc diện chịu thuế.
Các khoản được miễn thuế TNCN khi tính trong mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN gồm:
+ Tiền ăn giữa ca tối đa 730.000 đồng/tháng; trường hợp doanh nghiệp tổ chức bữa ăn hoặc cung cấp suất ăn, phiếu ăn thì được miễn toàn bộ;
+ Phụ cấp trang phục không vượt quá 5 triệu đồng/năm; nếu cấp bằng hiện vật thì được miễn hoàn toàn;
+ Khoản khoán chi như văn phòng phẩm, điện thoại, công tác phí… trong phạm vi quy chế tài chính, lương thưởng của doanh nghiệp;
+ Tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (không bao gồm tiền thuê nhà);
+ Phần thu nhập từ làm thêm giờ, làm ban đêm được trả cao hơn so với mức lương làm việc bình thường.
Ví dụ: Nếu mức lương ban ngày là 60.000 đồng/giờ và làm thêm ban đêm được trả 80.000 đồng/giờ thì phần chênh lệch 20.000 đồng/giờ sẽ được tính vào khoản thu nhập miễn thuế.
- [13] Phần mềm hỗ trợ kê khai tự động cập nhật.
- [14] Thu nhập miễn giảm theo hiệp định: Là các khoản được miễn giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
- [15] Thu nhập được miễn: Là các khoản thu nhập không chịu thuế theo quy định.
- [16] Số người phụ thuộc: Tổng số người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ trong kỳ cập nhật theo phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN.
- [17] Giảm trừ gia cảnh: Bao gồm giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc theo mức quy định từng thời kỳ.
Cụ thể:
Giai đoạn từ 01/2020 đến hết 12/2025:
+ Giảm trừ cho bản thân: 11.000.000 đồng/tháng
+ Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay, mức giảm trừ bản thân được tính đủ 12 tháng, tương đương 132.000.000 đồng/năm. Đối với người phụ thuộc, số tiền giảm trừ được xác định theo số tháng thực tế phát sinh nếu đã đăng ký đúng quy định.
Từ tháng 01/2026 trở đi:
+ Giảm trừ cho bản thân: 15.500.000 đồng/tháng
+ Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6.200.000 đồng/tháng
Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán, khoản giảm trừ bản thân vẫn được tính đủ 12 tháng, tương ứng 186.000.000 đồng/năm. Riêng phần giảm trừ người phụ thuộc tiếp tục tính theo số tháng thực tế phát sinh theo quy định hiện hành.
- [18] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Là các khoản đóng góp hợp lệ cho các tổ chức được phép hoạt động theo quy định.
- [19] Các khoản bảo hiểm: Bao gồm BHXH, BHYT, BHTN mà người lao động đã đóng từ tiền lương, với tỷ lệ: Bảo hiểm xã hội: 8%, Bảo hiểm y tế: 1.5%, Bảo hiểm thất nghiệp: 1%, tổng là 10.5%.
Ví dụ: Anh Trần Văn A, có thu nhập hàng tháng là 10tr, mức trích đóng bảo hiểm trên mức thu nhập: 10tr. Tỷ lệ đóng như sau:
Bảo hiểm xã hội: 10tr x 8% = 800.000đ
Bảo hiểm y tế: 10tr x 1.5% = 150.000đ
Bảo hiểm thất nghiệp: 10tr x 1% = 100.000đ
⟶ Tổng số tiền ghi vào mục 19 là: 800.000 + 150.000 + 100.000 = 1.050.000đ.
- [20] Khoản đóng góp khác: Là các khoản đóng góp được trừ nhưng nhưng không quá 1tr/1 tháng.
- [21] Thu nhập tính thuế: Được phần mềm tự động tính dựa trên tổng thu nhập trừ đi các khoản giảm trừ. Đây là cơ sở để xác định số thuế TNCN phải nộp theo biểu thuế lũy tiến.
[21] = [12] – [14] – [15] – [17] – [18] – [19] – [20]
Ví dụ minh họa:
Năm 2022, ông Trí là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương 15 triệu đồng/tháng. Do ông ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay, nên được áp dụng giảm trừ bản thân đủ 12 tháng, tương ứng:
11 triệu x 12 tháng = 132 triệu đồng.
Cách xác định thu nhập tính thuế như sau:
- Tổng thu nhập chịu thuế: 15 triệu x 12 tháng = 180.000.000 đồng
- Tổng các khoản giảm trừ: 132.000.000 đồng
- Thu nhập tính thuế: 180.000.000 – 132.000.000 = 48.000.000 đồng
- Thu nhập tính thuế bình quân tháng: 48.000.000 / 12 = 4.000.000 đồng
Với mức thu nhập này, cá nhân thuộc bậc 1 của biểu thuế lũy tiến từng phần, áp dụng thuế suất 5%:
Thuế TNCN theo tháng: 4.000.000 x 5% = 200.000 đồng
Tổng thuế phải nộp trong năm: 200.000 x 12 = 2.400.000 đồng
- [22] Thuế đã khấu trừ: Tổng số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ từ thu nhập của cá nhân trong kỳ.
- [23] Phần mềm tự động cập nhật.
- [24] Thuế phải nộp: Tổng số thuế TNCN phải nộp của cá nhân sau khi quyết toán.
- [25] Thuế nộp thừa: Trường hợp số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp thì được hoàn hoặc chuyển kỳ sau: [25]=[22]-[24]
- [26] Thuế còn phải nộp: [26]=[24]-[22]
Cách sửa file lỗi tải bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN không lên chỉ tiêu 22
Hiện nay, trong quá trình kê khai thuế trên phần mềm HTKK, nhiều người gặp lỗi thông tin không hợp lệ 05-1/BK-QTT-TNCN và hiển thị chỉ tiêu 22 khi tải bảng kê lên hệ thống.
Nguyên nhân của tình trạng này thường bao gồm:
- Hệ thống HTKK nhận diện sai vị trí cột dữ liệu trong file Excel;
- Dữ liệu thu nhập tính thuế đáng lẽ nằm ở chỉ tiêu 22 nhưng bị lệch cột hoặc không được phần mềm đọc đúng, dẫn đến không hiển thị trên tờ khai.
Để khắc phục lỗi này trong mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN, có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở file bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN
Kiểm tra lại toàn bộ cấu trúc file, đặc biệt là:
- Cột [21]
- Cột [22] (thu nhập tính thuế)
Bước 2: Xác định lỗi dữ liệu
Đối chiếu xem cột [22] có dữ liệu nhưng khi import vào HTKK lại không hiển thị hay không. Nếu có, khả năng cao là hệ thống đang đọc sai vị trí cột.
Bước 3: Điều chỉnh dữ liệu
Sao chép nội dung tại cột [22] sang cột [21] (cột thu nhập tính thuế tương ứng) để hệ thống có thể nhận diện đúng khi tải lên.
Bước 4: Lưu và tải lại file
Sau khi chỉnh sửa, lưu file Excel và thực hiện tải lại lên phần mềm HTKK.
Lưu ý:
Lỗi này phát sinh do phần mềm HTKK đọc sai cấu trúc dữ liệu, dẫn đến việc không nhận đúng chỉ tiêu trong mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN. Trong thời gian tới, hệ thống có thể sẽ được nâng cấp để xử lý triệt để. Trước mắt, người dùng có thể áp dụng cách chỉnh sửa thủ công như trên hoặc cập nhật phiên bản HTKK mới nhất để hạn chế lỗi.
Việc lập mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN chính xác là chìa khóa để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục quyết toán thuế đúng hạn và tránh các rủi ro pháp lý. Hy vọng qua bài hướng dẫn về cách kê khai theo Thông tư 80 và các lưu ý sửa lỗi thông tin không hợp lệ, bạn đã có thể tự tin thực hiện bảng kê này.
