Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quan trọng để cá nhân chứng minh số thuế đã bị khấu trừ và làm căn cứ quyết toán thuế, hoàn thuế hoặc lưu hồ sơ. Hiện nay, doanh nghiệp và tổ chức trả thu nhập bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử theo quy định mới. Bài viết dưới đây FastCA sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về loại chứng từ này theo quy định hiện hành.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại giấy tờ, hồ sơ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập, cấp cho người nộp thuế (người lao động) để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã bị khấu trừ vào thu nhập trước khi chi trả.
Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì? Mục đích chính của loại chứng từ này là làm căn cứ để người lao động thực hiện thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc làm hồ sơ hoàn thuế trong trường hợp số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp thực tế trong năm.
Các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để quản lý thuế minh bạch, Nhà nước đã ban hành các khung pháp lý chặt chẽ về việc phát hành và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế. Dưới đây là các quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết bạn cần nắm rõ.
Các trường hợp phải cấp chứng từ
Theo Điểm a Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC đã quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
Như vậy, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã thực hiện khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người bị khấu trừ có yêu cầu. Cá nhân làm sử dụng chứng từ để tự quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc sử dụng khi cần đối chiếu, thanh tra, kiểm tra theo quy định.
Trong trường hợp doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cơ quan thuế sẽ căn cứ trên dữ liệu quản lý thuế hiện có để xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân mà không bắt buộc phải nộp kèm chứng từ này.
Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần có đầy đủ các thông tin sau:
| STT | Nội dung |
| 1 | Tên chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bao gồm ký hiệu mẫu số, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ |
| 2 | Thông tin của đơn vị hoặc cá nhân trả thu nhập gồm tên, địa chỉ và mã số thuế |
| 3 | Thông tin của người nhận thu nhập gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại |
| 4 | Mã số thuế của cá nhân nếu đã được cấp, hoặc số định danh cá nhân |
| 5 | Quốc tịch đối với trường hợp người nộp thuế là người nước ngoài |
| 6 | Thông tin liên quan đến thu nhập như:
|
| 7 | Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN |
| 8 | Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập; nếu sử dụng chứng từ điện tử thì chữ ký phải là chữ ký số hợp lệ |
Ngoài ra, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp có thêm tiếng nước ngoài thì nội dung này phải đặt trong ngoặc đơn hoặc trình bày ở dòng bên dưới với cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt.
Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung logo, hình ảnh nhận diện hoặc nội dung quảng bá trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN, tuy nhiên các thông tin này không được làm che khuất nội dung bắt buộc và không được sử dụng cỡ chữ lớn hơn phần nội dung chính.
Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, mẫu và ký hiệu của chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định cụ thể như sau:
Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 07 ký tự: 03/TNCN
Đối với ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cấu trúc gồm 06 ký tự kết hợp giữa chữ và số:
- Hai ký tự đầu là “CT/”, viết tắt của chứng từ.
- Hai ký tự tiếp theo là hai số cuối của năm lập chứng từ.
- Ký tự cuối cùng là “E”, thể hiện đây là chứng từ điện tử.
Ví dụ:
- Năm 2025 sử dụng ký hiệu CT/25E
- Năm 2026 sử dụng ký hiệu CT/26E
Ngoài ra, chứng từ điện tử còn có số chứng từ riêng. Đây là số thứ tự được thể hiện trực tiếp trên từng chứng từ và được ghi bằng chữ số Ả-rập với tối đa 7 chữ số.
Số chứng từ điện tử sẽ bắt đầu từ số 1 kể từ ngày 01/01 hằng năm hoặc từ ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử, sau đó đánh số liên tục đến hết ngày 31/12 của năm đó.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất
Hiện nay, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân điện tử thay cho mẫu giấy hoặc tự in trước đây. Quy định này được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất hiện nay là: Mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Thời điểm lập và cấp chứng từ
Theo khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:
Thời điểm lập chứng từ
- Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí
Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đã quy định về thời điểm cấp chứng từ như sau:
- Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cả nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế
Như vậy, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là ngay khi doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả thu nhập.
Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
- Đối với người lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp có thể cấp chứng từ sau từng lần khấu trừ hoặc tổng hợp cấp một lần vào cuối năm nếu người lao động có yêu cầu.
- Với người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp thường chỉ cấp chứng từ một lần trong năm, chủ yếu vào thời điểm quyết toán thuế nếu người lao động cần sử dụng.
Như vậy, doanh nghiệp không bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN ngay sau mỗi lần chi trả thu nhập. Việc cấp chứng từ chỉ thực hiện khi người lao động yêu cầu hoặc khi phát sinh nhu cầu quyết toán thuế.
Lưu ý, trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế.
Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai
Theo khoản 4 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập không được hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã phát hành.
Trường hợp chứng từ có sai sót như sai mã số thuế, số định danh cá nhân, họ tên hoặc số tiền, đơn vị trả thu nhập cần xử lý bằng cách lập chứng từ thay thế với thông tin chính xác.
Quy trình xử lý chứng từ lập sai thường gồm các bước:
- Lập biên bản điện tử ghi nhận sai sót, trường hợp này không bắt buộc nhưng nên thực hiện để lưu hồ sơ.
- Lập chứng từ thay thế với nội dung đúng.
- Theo dõi trạng thái tiếp nhận và lịch sử truyền nhận với cơ quan thuế.
- Gửi lại chứng từ thay thế cho người nộp thuế qua email hoặc các hình thức điện tử khác.
Các câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quan trọng trong quá trình quyết toán và hoàn thuế. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý.
Câu 1: Khi nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC thì việc cấp chứng từ khấu trừ được thực hiện trong các trường hợp người lao động không ủy quyền quyết toán thuế.
Câu 2: Ai có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thuộc về tổ chức/doanh nghiệp hoặc cá nhân chi trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế của người nhận thu nhập.
Câu 3: Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Theo quy định, tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu người lao động có phát sinh số thuế phải nộp. Đơn vị chi trả không được quyền từ chối yêu cầu này.
Câu 4: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có hợp lệ không?
Hoàn toàn hợp lệ. Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức và doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để cá nhân thực hiện quyết toán, hoàn thuế và chứng minh số thuế đã nộp. Doanh nghiệp cần lập, cấp và lưu trữ chứng từ đúng quy định để tránh sai sót trong quá trình kê khai thuế. Đồng thời, cá nhân cũng nên chủ động kiểm tra thông tin trên chứng từ để đảm bảo quyền lợi của mình.
