Mẫu 04/SS-HĐĐT là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp giải trình và xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo những quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Việc nắm rõ thời điểm và cách thức nộp biểu mẫu này giúp bộ phận kế toán giải quyết công việc đúng quy trình, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý và án phạt chậm nộp.
Bài viết dưới đây FastCA sẽ làm rõ chi tiết toàn bộ các trường hợp áp dụng, thời hạn quy định, hướng dẫn điền thông tin và cách tra cứu kết quả phản hồi từ Cơ quan Thuế.
Các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 70
Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Khoản 1, Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp cần biết rõ mẫu 04SS dùng khi nào. Cụ thể, các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT theo nghị định 70 bao gồm 5 tình huống bắt buộc sau:
Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế
Khi phát hiện hóa đơn điện tử (đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế) bị sai tên hoặc địa chỉ người mua, trong khi mã số thuế và các nội dung khác đều chính xác:
- Người bán thông báo cho người mua về sai sót này.
- Người bán thực hiện gửi thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế.
- Lưu ý: Trường hợp này chỉ cần gửi mẫu 04/SS, không phải lập lại hóa đơn mới.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng
Nếu hóa đơn đã được Cơ quan Thuế cấp mã nhưng kế toán phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua:
- Người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thực hiện hủy hóa đơn đã lập sai.
- Sau đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để cấp mã mới thay thế.
Trường hợp 3: Hủy hóa đơn khi phát sinh việc chấm dứt cung cấp dịch vụ
Áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ (theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và xuất hóa đơn, nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử và gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế.
Trường hợp 4: Thay thế hóa đơn cũ (Nghị định 51) bằng hóa đơn mới (Nghị định 123)
Doanh nghiệp bắt buộc phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT khi tiến hành lập hóa đơn mới theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thay thế cho các hóa đơn cũ theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP có sai sót.
Trường hợp 5: Phản hồi thông báo rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT) từ Cơ quan Thuế
Khi Cơ quan Thuế tự rà soát dữ liệu, phát hiện hóa đơn có sai sót và gửi thông báo yêu cầu kiểm tra cho doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp có trách nhiệm đối chiếu và gửi lại phản hồi bằng mẫu 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn ghi trên thông báo.
Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất
Để thực hiện đúng thủ tục, doanh nghiệp cần áp dụng đúng biểu mẫu pháp lý hiện hành được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Khi lập mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất, kế toán cần lưu ý điền chính xác các thông tin cơ bản sau:
- Tên người nộp thuế: Điền chính xác tên doanh nghiệp thực hiện thông báo chỉnh sửa hóa đơn lập sai.
- Mã số thuế: Điền mã số thuế của doanh nghiệp (người bán).
- Thông tin chi tiết về hóa đơn sai sót: Ghi rõ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
- Phân loại và lý do: Chọn đúng loại sai sót (Hủy, Điều chỉnh, Thay thế, hoặc Giải trình) và ghi rõ lý do cụ thể (Ví dụ: Sai địa chỉ người mua, đúng mã số thuế hoặc Hủy hóa đơn do chấm dứt cung cấp dịch vụ).
>>> Tải về biểu mẫu chính thức:
- Tải về Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA TẠI ĐÂY
- Tải về Mẫu 01/TB-RSĐT Phụ lục IB TẠI ĐÂY
Chi tiết cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế
Hiện nay, cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế đã được tối ưu hóa bằng công nghệ, giúp kế toán tiết kiệm thời gian đáng kể. Doanh nghiệp thực hiện gửi trực tiếp thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng (như MISA, xCyber, Viettel, BKAV…) mà không cần phải đăng nhập nộp thủ công qua trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Quy trình chuẩn gồm các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Bước 2: Truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn hoặc Quản lý thông báo hóa đơn sai sót.
- Bước 3: Chọn chức năng Tạo mới / Thêm thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 4: Chọn (hoặc tìm kiếm) các hóa đơn đã lập sai cần thông báo từ danh sách.
- Bước 5: Điền chính xác loại sai sót, lý do sai sót và các thông tin điều chỉnh tương ứng.
- Bước 6: Cắm chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa), thực hiện Ký số văn bản và nhấn Gửi đến cơ quan thuế.
Sau khi hoàn tất gửi, bạn cần theo dõi trạng thái phản hồi tự động từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay trên phần mềm. Thông thường, nếu hệ thống trả về mã thông điệp 301 tức là thông báo đã được gửi đi thành công.
Các câu hỏi thường gặp về mẫu số 04/SS-HĐĐT
Câu 1: Có phải mọi hóa đơn sai sót đều phải gửi thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Theo quy định tại Nghị định 70/2025, chỉ những trường hợp được liệt kê ở mục 1 (như sai tên, địa chỉ người mua, hủy hóa đơn, hoặc theo yêu cầu rà soát) mới bắt buộc gửi mẫu 04.
Câu 2: Lập hóa đơn điều chỉnh có cần gửi mẫu 04 không?
Thông thường, khi lập hóa đơn điều chỉnh có cần gửi mẫu 04 không là câu hỏi rất phổ biến. Theo hướng dẫn thực tế, khi lập hóa đơn điều chỉnh, thông tin về hóa đơn cũ đã được thể hiện rõ trên hóa đơn mới, nên không bắt buộc gửi thêm mẫu 04 (trừ khi có yêu cầu riêng từ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp).
Câu 3: Lập hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04SS không?
Căn cứ Nghị định 70/2025, doanh nghiệp không bắt buộc phải gửi mẫu 04 khi lập hóa đơn thay thế (do đã ghi rõ thông tin thay thế cho hóa đơn số… ngày… trên hóa đơn mới). Tuy nhiên, nếu hóa đơn sai sót thuộc trường hợp “có mã nhưng chưa gửi khách hàng”, bạn vẫn phải gửi mẫu 04 để hủy hóa đơn cũ trước khi lập hóa đơn thay thế.
Câu 4: Lập nhiều hóa đơn sai trong cùng ngày có thể khai trên một Mẫu 04 không?
Có. Doanh nghiệp có thể kê khai nhiều hóa đơn sai sót trên cùng một thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT để tiết kiệm thời gian và công sức truyền nhận dữ liệu.
Câu 5: Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào?
Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót. Nếu quá thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 triệu đến 15 triệu đồng tùy theo số ngày chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Câu 6: Cách kiểm tra mẫu thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT đã gửi cho Cơ quan thuế hay chưa?
Bạn truy cập website hoadondientu.gdt.gov.vn, nhập thông tin hóa đơn. Nếu trạng thái hiển thị: “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày… Cơ quan thuế tiếp nhận” thì mẫu 04 đã được nộp thành công.
Câu 7: Xử lý như thế nào trong trường hợp gửi nhầm mẫu 04 sai sót hóa đơn lên Cơ quan thuế?
Nếu gửi nhầm thông tin trên mẫu 04, doanh nghiệp cần thực hiện lập lại một thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT mới với các thông tin đã được điều chỉnh đúng để thay thế cho mẫu gửi sai trước đó.
Tóm lại, việc nắm vững và kê khai chính xác mẫu 04/SS-HĐĐT là thao tác bắt buộc để giải quyết triệt để các sai sót về hóa đơn điện tử. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và thời hạn nộp theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp hệ thống sổ sách kế toán luôn hợp lệ, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro phạt vi phạm hành chính. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ hướng dẫn cần thiết để bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất.
