Ký hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn băn khoăn việc ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không, cần sử dụng loại chữ ký nào và thực hiện ra sao để đúng quy định pháp luật.
Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành, hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn và chia sẻ những kinh nghiệm quan trọng để quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng, an toàn.
Ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Từ ngày 01/07/2026, khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực, nhiều doanh nghiệp thắc mắc ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không. Câu trả lời là không. Pháp luật hiện hành vẫn công nhận song song cả hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp và người lao động được quyền lựa chọn hình thức phù hợp.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Bên cạnh đó, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ. Sau khi ký, hợp đồng phải được gửi cho cả người sử dụng lao động và người lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu theo thỏa thuận của các bên.
Mặc dù không bắt buộc, Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử trong quản trị nhân sự và thực hiện thủ tục hành chính nhằm thúc đẩy chuyển đổi số. Vì vậy, từ 01/07/2026 là thời điểm áp dụng các quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, không phải mốc bắt buộc thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy.
Ký hợp đồng lao động điện tử sử dụng loại chữ ký nào?
Để ký hợp đồng lao động điện tử hợp pháp, doanh nghiệp và người lao động cần sử dụng loại chữ ký phù hợp với quy định của pháp luật. Việc lựa chọn đúng hình thức ký không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý mà còn giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được sử dụng nếu đáp ứng điều kiện xác nhận được chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản. Hiện nay, các loại chữ ký thường được sử dụng gồm:
Chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo bằng công nghệ mã hóa khóa công khai và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Đây là loại chữ ký được sử dụng phổ biến nhất khi ký hợp đồng lao động điện tử nhờ tính bảo mật cao, dễ xác minh danh tính người ký và có giá trị pháp lý rõ ràng theo quy định của pháp luật.
Chữ ký điện tử
Ngoài chữ ký số, các bên cũng có thể sử dụng các loại chữ ký điện tử khác nếu đáp ứng quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Chữ ký điện tử phải có khả năng xác định được người ký, thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung hợp đồng và được tạo lập, xác thực thông qua hệ thống đáp ứng yêu cầu của pháp luật.
Doanh nghiệp nên sử dụng loại chữ ký nào?
Trong thực tế, chữ ký số vẫn là lựa chọn được sử dụng phổ biến nhất khi ký hợp đồng lao động điện tử. Hình thức này vừa đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, vừa đảm bảo tính bảo mật, dễ xác minh và được hầu hết các nền tảng ký hợp đồng điện tử hỗ trợ. Đối với doanh nghiệp thường xuyên ký kết hợp đồng với nhân sự hoặc đối tác, sử dụng chữ ký số sẽ giúp quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.
Cách ký hợp đồng lao động điện tử đúng chuẩn
Sau khi chuẩn bị đầy đủ nội dung hợp đồng và chữ ký điện tử hợp lệ, doanh nghiệp có thể tiến hành ký hợp đồng lao động điện tử trên nền tảng xCyber Contract. Quy trình được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ.
Bước 1: Tải hợp đồng lên hệ thống
Truy cập https://contract.xcyber.vn/ky-nhanh và chọn Tải tệp để đưa hợp đồng lao động cần ký lên hệ thống. xCyber Contract hiện hỗ trợ ký nhanh đối với tệp định dạng PDF, giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng các mẫu hợp đồng đã được chuẩn bị sẵn mà không cần chỉnh sửa lại.
Bước 2: Thiết lập vị trí ký trên hợp đồng
Sau khi tải tệp thành công, hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng để người dùng thiết lập vị trí ký. Chỉ cần kéo thả ô “Vị trí ký” đến đúng vị trí mong muốn trên văn bản và điều chỉnh kích thước nếu cần. Việc xác định chính xác vị trí ký giúp hợp đồng được trình bày chuyên nghiệp và thuận tiện cho các bên khi kiểm tra nội dung.
Bước 3: Chọn phương thức ký phù hợp
Sau khi hoàn tất việc đặt vị trí ký, nhấn “Ký duyệt” để lựa chọn phương thức ký. xCyber Contract hỗ trợ cả ký bằng chữ ký số Token và ký điện tử bằng hình ảnh chữ ký. Tuy nhiên, đối với ký hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng chữ ký số Token để đảm bảo giá trị pháp lý, tăng tính bảo mật và đáp ứng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Để sử dụng chữ ký số Token, máy tính cần được cài đặt và khởi chạy ứng dụng CyberSign Client trước khi thực hiện ký.
Bước 4: Thực hiện ký số
Khi chọn ký bằng chữ ký số Token, ứng dụng CyberSign Client sẽ tự động mở để người dùng lựa chọn chứng thư số đang sử dụng. Tiếp theo, bạn có thể chọn hoặc thiết kế mẫu hiển thị chữ ký trước khi nhấn Ký số để thực hiện ký lên hợp đồng.
Bước 5: Xác thực chữ ký bằng mã PIN
Để hoàn tất quá trình ký, người dùng nhập mã PIN của USB Token và nhấn Đăng nhập. Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ tiến hành ký số lên hợp đồng và ghi nhận đầy đủ thông tin về thời gian ký cũng như người ký, góp phần đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
Bước 6: Kiểm tra và lưu trữ hợp đồng đã ký
Sau khi quá trình ký hoàn tất, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung, thông tin chữ ký và trạng thái hợp đồng trước khi lưu trữ. Hợp đồng đã ký có thể được tải xuống hoặc lưu trực tiếp trên hệ thống xCyber Contract để thuận tiện cho việc tra cứu, quản lý và sử dụng khi cần đối chiếu hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.
Kinh nghiệm ký hợp đồng lao động điện tử
Để ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, đảm bảo giá trị pháp lý và hạn chế các rủi ro trong quá trình giao kết, doanh nghiệp và người lao động nên lưu ý một số kinh nghiệm quan trọng dưới đây:
- Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký: Rà soát đầy đủ các thông tin như chức danh, công việc, mức lương, thời hạn hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên. Việc kiểm tra kỹ sẽ giúp hạn chế sai sót và tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Lựa chọn chữ ký điện tử phù hợp: Nên sử dụng chữ ký điện tử đáp ứng quy định của Luật Giao dịch điện tử, trong đó chữ ký số là giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên nhờ tính bảo mật cao, dễ xác thực và có giá trị pháp lý rõ ràng.
- Lưu trữ và sao lưu hợp đồng an toàn: Sau khi ký, hợp đồng nên được lưu trữ trên hệ thống quản lý hợp đồng điện tử uy tín, đồng thời có cơ chế sao lưu dữ liệu để thuận tiện tra cứu, quản lý và hạn chế nguy cơ mất dữ liệu.
- Tuân thủ quy định của pháp luật: Quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng cần tuân thủ Bộ luật Lao động 2019, Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và các quy định nội bộ của doanh nghiệp để đảm bảo hợp đồng có đầy đủ giá trị pháp lý.
- Theo dõi tiến độ và thời hạn ký kết: Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử có tính năng theo dõi trạng thái và gửi thông báo nhắc ký tự động để các bên hoàn tất việc ký đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tránh làm gián đoạn quá trình tuyển dụng, sử dụng lao động.
Trên đây là những thông tin cần biết về ký hợp đồng lao động điện tử, từ quy định pháp luật, loại chữ ký được sử dụng đến quy trình ký đúng chuẩn và những lưu ý quan trọng. Hy vọng bài viết này của FastCA sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức ký kết phù hợp, đảm bảo tính pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng trong quá trình chuyển đổi số.
