Hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện sai thông tin về mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế cần được xử lý đúng quy định để tránh ảnh hưởng đến kê khai và hồ sơ kế toán. Vậy hóa đơn điều chỉnh là gì, khi nào được lập và cách ghi như thế nào? Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp doanh nghiệp, kế toán và hộ kinh doanh nắm rõ các trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh, cách lập, cách xuất và hướng xử lý khi hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót.
Tổng quan về hóa đơn điều chỉnh
Trước khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất của loại hóa đơn này, nội dung cần thể hiện và cách ghi số liệu. Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập ra để sửa đổi, bổ sung các sai sót (như số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hoặc mã số thuế) của một hóa đơn gốc đã phát hành và gửi cho người mua. Loại hóa đơn này không hủy bỏ hóa đơn cũ, mà được xuất kèm để ghi nhận phần chênh lệch tăng hoặc giảm, đồng thời bắt buộc phải ghi rõ thông tin mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày tháng của hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
Mẫu hóa đơn điều chỉnh phổ biến hiện nay
Để lập hóa đơn điều chỉnh đúng, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến số tiền tăng hoặc giảm mà cần bảo đảm hóa đơn có đầy đủ thông tin nhận diện và căn cứ điều chỉnh. Dưới đây là một số mẫu hóa đơn minh họa mà bạn có thể tham khảo.
Cách ghi hóa đơn điều chỉnh
Về cơ bản, các mẫu hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện đầy đủ thông tin để xác định hóa đơn gốc, nội dung sai sót và phần giá trị được điều chỉnh. So với hóa đơn thông thường, hóa đơn điều chỉnh cần đặc biệt chú trọng đến thông tin dẫn chiếu hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm. Dưới đây là cách ghi hóa đơn cho từng phần cụ thể mà bạn nên tham khảo ngay:
| Nội dung chính | Thông tin cần thể hiện |
| Thông tin nhận diện hóa đơn | Tên loại hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, mã của cơ quan thuế (nếu có) |
| Thông tin người bán | Tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, địa chỉ |
| Thông tin người mua | Tên người mua hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ |
| Căn cứ điều chỉnh | Dòng dẫn chiếu đến hóa đơn gốc, gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập hóa đơn |
| Nội dung điều chỉnh | Mô tả cụ thể nội dung cần điều chỉnh, chẳng hạn: “Điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa từ 100 còn 90” |
| Thông tin hàng hóa, dịch vụ | STT, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền |
| Giá trị điều chỉnh | Cộng tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán |
| Số tiền bằng chữ | Số tiền điều chỉnh hoặc tổng giá trị thanh toán bằng chữ |
| Thông tin ký xác nhận | Thông tin người mua hàng và người bán hàng |
Các trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh
Không phải mọi hóa đơn sai đều được tùy ý lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế. Thông tư 91/2026/TT-BTC đã phân loại khá rõ cách xử lý, trong đó có trường hợp được lựa chọn, trường hợp chỉ được điều chỉnh và trường hợp chỉ được thay thế.
Trường hợp được lựa chọn hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Khi hóa đơn điện tử đã lập sai về mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác nhưng không thuộc trường hợp phải xử lý theo phương thức riêng, người bán được lựa chọn giữa hai phương án.
Nếu lựa chọn điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điều chỉnh và phải ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nếu lựa chọn thay thế, người bán lập hóa đơn mới và ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Ví dụ, doanh nghiệp ghi sai thuế suất trên hóa đơn bán hàng. Nếu chọn phương án điều chỉnh, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh phần thuế suất và tiền thuế liên quan. Nếu chọn phương án thay thế, doanh nghiệp lập một hóa đơn mới với toàn bộ thông tin chính xác để thay cho hóa đơn đã lập sai.
Một điểm quan trọng là sau khi đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục phát hiện sai sót trên hóa đơn đã xử lý thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã lựa chọn ở lần đầu. Do đó, kế toán cần kiểm tra kỹ trước khi quyết định phương án xử lý.
Trường hợp chỉ được xuất hóa đơn điều chỉnh
Không phải mọi hóa đơn có sai sót đều được lựa chọn giữa điều chỉnh hoặc thay thế. Có những trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Vậy khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điều chỉnh? Dưới đây là 7 trường hợp phổ biến dưới đây để tránh lập sai loại hóa đơn và xử lý sai quy định.
Một số trường hợp không áp dụng theo nguyên tắc lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế mà phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định riêng. Điển hình là trường hợp hóa đơn điện tử được lập nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà có sai sót thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
Ngoài ra, hóa đơn điều chỉnh được sử dụng trong nhiều trường hợp phát sinh thay đổi về giao dịch sau khi hóa đơn ban đầu được lập. Chẳng hạn, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trường hợp hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Với tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng và người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
Hóa đơn điều chỉnh cũng được áp dụng trong các trường hợp hoàn, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm; một số trường hợp hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; trường hợp thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông; hoặc phát sinh chênh lệch khi thanh toán tiền khí thiên nhiên do quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo quy định.
Đối với chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng hoặc doanh số, số tiền chiết khấu có thể được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau trong giới hạn quy định, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
Hướng dẫn cách lập và xuất hóa đơn điều chỉnh
Sau khi xác định hóa đơn thuộc trường hợp cần điều chỉnh, kế toán cần kiểm tra hóa đơn gốc, xác định chính xác nội dung sai sót và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử. Với xCyber Bill, nghiệp vụ lập hóa đơn điều chỉnh được tích hợp trực tiếp trên hệ thống, giúp người dùng thuận tiện trong việc tìm kiếm hóa đơn gốc, khai báo nội dung điều chỉnh và phát hành hóa đơn. xCyber Bill hiện cung cấp riêng chức năng lập hóa đơn điều chỉnh trong menu Hóa đơn và khu vực hỗ trợ quản lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Bước 1: Truy cập chức năng lập hóa đơn điều chỉnh
Đầu tiên, đăng nhập vào hệ thống xCyber Bill, truy cập menu Hóa đơn và lựa chọn chức năng Lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là chức năng được xCyber Bill tích hợp để hỗ trợ doanh nghiệp xử lý những hóa đơn đã phát hành nhưng cần điều chỉnh theo quy định.
Trước khi bắt đầu lập hóa đơn, kế toán nên chuẩn bị đầy đủ thông tin của hóa đơn gốc và hồ sơ liên quan đến sai sót. Việc xác định đúng hóa đơn cần điều chỉnh ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành.
Bước 2: Chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh
Tại giao diện lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán tìm kiếm và lựa chọn hóa đơn điện tử đã phát hành cần xử lý. Có thể sử dụng các thông tin nhận diện như số hóa đơn, ký hiệu hoặc thông tin người mua để nhanh chóng xác định đúng hóa đơn.
Sau khi lựa chọn, cần kiểm tra lại các thông tin của hóa đơn gốc, bao gồm người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế. xCyber Bill hỗ trợ tìm kiếm và truy xuất hóa đơn gốc, giúp người dùng thuận tiện hơn khi thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh.
Bước 3: Kiểm tra thông tin và xác định lý do điều chỉnh
Sau khi chọn hóa đơn gốc, kế toán cần kiểm tra toàn bộ thông tin được hệ thống hiển thị và xác định rõ nguyên nhân điều chỉnh. Lý do cần được diễn đạt cụ thể, chẳng hạn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa, điều chỉnh tăng đơn giá hoặc điều chỉnh tiền thuế do ghi sai trên hóa đơn ban đầu.
Đây cũng là bước cần đặc biệt lưu ý vì nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ mối liên hệ với hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh. Việc ghi rõ nguyên nhân giúp doanh nghiệp thuận tiện đối chiếu hóa đơn điều chỉnh với chứng từ và giao dịch thực tế về sau.
Bước 4: Khai báo nội dung điều chỉnh
Tiếp theo, kế toán nhập các thông tin cần điều chỉnh trên hóa đơn. Tùy theo tính chất sai sót, nội dung có thể liên quan đến tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các chỉ tiêu khác theo quy định.
Đối với trường hợp điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị, cần kiểm tra kỹ phần chênh lệch cần điều chỉnh để bảo đảm số liệu trên hóa đơn mới phản ánh đúng thực tế phát sinh. Đặc biệt, với hóa đơn điều chỉnh giảm, các giá trị điều chỉnh cần được thể hiện đúng quy định, tránh nhầm lẫn giữa giá trị của hóa đơn gốc và phần giá trị được điều chỉnh. Sau khi nhập dữ liệu, kế toán nên kiểm tra lại các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế trước khi chuyển sang bước phát hành.
Bước 5: Kiểm tra và lưu hóa đơn điều chỉnh
Sau khi hoàn tất nội dung, kế toán kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn một lần nữa, đặc biệt là số hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh và giá trị tăng hoặc giảm. Nếu thông tin đã chính xác, thực hiện lưu hóa đơn để hoàn tất bước lập. Trước khi phát hành, nên rà soát kỹ toàn bộ dữ liệu bởi nếu hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp sẽ phải xử lý theo đúng quy định đối với hóa đơn đã điều chỉnh.
Bước 6: Ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh
Sau khi hoàn tất việc lập và kiểm tra, kế toán thực hiện ký số và xuất hóa đơn điều chỉnh trên xCyber Bill theo quy trình phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. xCyber Bill hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử và nhiều phương thức ký số, đồng thời cho phép lưu trữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML và thuận tiện tìm kiếm, truy xuất hóa đơn gốc.
Sau khi phát hành, kế toán nên kiểm tra lại trạng thái hóa đơn trên hệ thống để bảo đảm hóa đơn đã được phát hành thành công. Đồng thời, cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh cùng hóa đơn gốc và các hồ sơ liên quan để thuận tiện cho việc kê khai, hạch toán và đối chiếu khi cần.
Lưu ý khi lập và xuất hóa đơn điều chỉnh trên xCyber Bill
Khi thực hiện cách xuất hóa đơn điều chỉnh, kế toán không nên chỉ tập trung vào thao tác trên phần mềm mà cần xác định đúng phương án xử lý theo quy định trước khi lập hóa đơn. Việc chọn điều chỉnh hay thay thế phụ thuộc vào từng trường hợp sai sót cụ thể.
Đặc biệt, sau khi phát hành, cần kiểm tra lại mối liên hệ giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh cũng như giá trị tăng hoặc giảm. xCyber Bill hiện hỗ trợ quản lý và điều chỉnh hóa đơn điện tử, đồng thời có chức năng tìm kiếm, truy xuất hóa đơn gốc, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và xử lý hóa đơn.
Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Không. Hóa đơn điều chỉnh đã lập không được hủy để chuyển sang phương án khác. Nếu phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp phải xử lý theo đúng hình thức đã lựa chọn ban đầu. Trường hợp điều chỉnh về giá trị, phần tăng ghi số dương, phần giảm ghi số âm theo thực tế phát sinh.
Ví dụ, nếu đã chọn lập hóa đơn điều chỉnh nhưng sau đó phát hiện hóa đơn điều chỉnh bị sai, doanh nghiệp tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh để xử lý, thay vì hủy và chuyển sang hóa đơn thay thế. Quy định này được nêu tại khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
>>> Một hóa đơn sai không chỉ cần “sửa cho đúng” mà còn cần được xử lý đúng quy trình, đúng thời điểm và dễ dàng kiểm tra lại khi cần. Với xCyber Bill, việc lập, điều chỉnh và quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện tập trung trên một nền tảng, giúp kế toán bớt loay hoay mỗi khi phát sinh sai sót. Đăng ký xCyber Bill ngay hôm nay và khám phá cách số hóa quy trình hóa đơn để công việc kế toán nhẹ nhàng hơn.
Bài viết trên của FastCA đã giúp bạn đọc nắm được những thông tin hữu ích về hóa đơn điều chỉnh là phương thức quan trọng để xử lý sai sót hoặc các trường hợp phát sinh cần điều chỉnh theo quy định. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng, kiểm tra kỹ hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh trước khi ký, phát hành.
