Mẫu 05/QTT-TNCN là tờ khai quan trọng trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập. Việc hiểu đúng bản chất và kê khai chính xác mẫu 05/QTT-TNCN không chỉ giúp tránh sai sót mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế.
Mẫu 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN
Mẫu 05/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Mẫu này được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã được sửa đổi bởi điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC. Đối tượng áp dụng là các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Cụ thể như sau:
>>>> Tải mẫu 05/QTT-TNCN excel
Chi tiết cách điền mẫu tờ khai 05/QTT-TNCN theo từng phần
Để kê khai chính xác mẫu 05/QTT-TNCN, người nộp thuế cần hiểu rõ cấu trúc từng phần trong tờ khai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục giúp bạn tránh sai sót khi lập tờ khai.
A. Phần thông tin chung
Trong phần này, người nộp thuế cần điền đầy đủ thông tin định danh của doanh nghiệp/tổ chức:
[01] Kỳ tính thuế: Ghi theo năm của kỳ thực hiện khai thuế. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế TNCN theo năm dương lịch.
[02] Lần đầu: Nếu khai quyết toán thuế lần đầu thì đánh dấu “x” vào ô vuông.
[03] Bổ sung lần thứ: Nếu khai sau lần đầu thì được xác định là khai bổ sung và ghi số lần khai bổ sung vào chỗ trống. Số lần khai bổ sung được ghi theo chữ số trong dãy chữ số tự nhiên (1, 2, 3….).
[04] Tổ chức có quyết toán thuế theo uỷ quyền của cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc điều chuyển trong cùng hệ thống: Nếu có thì đánh dấu “x” vào ô vuông.
[05] Tên người nộp thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
[06] Mã số thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế.
[07] Địa chỉ: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ trụ sở của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
[08]Quận/huyện: Ghi quận, huyện thuộc tỉnh/thành phố của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
[09] Tỉnh/thành phố: Ghi tỉnh/thành phố của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
[10] Điện thoại: Ghi rõ ràng, đầy đủ số điện thoại của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[11] Fax: Ghi rõ ràng, đầy đủ fax của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[12] Email: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ email số của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[13] Tên đại lý thuế (nếu có): Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập uỷ quyền khai quyết toán thuế cho Đại lý thuế thì phải ghi rõ ràng, đầy đủ tên của Đại lý thuế theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
[14] Mã số thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của Đại lý thuế theo theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
[15] Hợp đồng đại lý thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ số, ngày của Hợp đồng đại lý thuế giữa tổ chức, cá nhân trả thu nhập với Đại lý thuế (hợp đồng đang thực hiện).
B. Phần kê khai các chỉ tiêu của bảng
Phần này là nội dung quan trọng nhất của mẫu 05/QTT-TNCN, phản ánh toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm. Khi thực hiện kê khai, người nộp thuế cần đặc biệt chú ý các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN để đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.
| Chỉ tiêu | Cách điền |
| [16] | Là tổng số cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương tiền công tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. |
| [17] | Là tổng số cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tiền lương tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. Chỉ tiêu [17] bằng số lượng cá nhân được kê khai tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [18] | = [19]+[20] |
| [19] | Là tổng số cá nhân cư trú mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế trong kỳ. Chỉ tiêu [19] bằng tổng số lượng cá nhân đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [22]>0) tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng số lượng cá nhân cư trú đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [10] bỏ trống và chỉ tiêu [15] >0) tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [20] | Là tổng số cá nhân không cư trú mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế trong kỳ. Chỉ tiêu [20] bằng tổng số lượng cá nhân không cư trú đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” và chỉ tiêu [15] >0) tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [21] | Là tổng số cá nhân có thu nhập chịu thuế được miễn, giảm thuế TNCN theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Chỉ tiêu [21] bằng tổng số lượng cá nhân đã kê khai có chỉ tiêu [14] > 0 tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng số lượng cá nhân đã kê khai có chỉ tiêu [13] > 0 tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [22] | Là tổng số người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh cho cá nhân đã đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định. Chỉ tiêu [22] bằng tổng số lượng người phụ thuộc trên chỉ tiêu [16] Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [23] | = [24] + [25] |
| [24] | Chỉ tiêu [24] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] trừ (-) tổng TNCT tại tổ chức trước khi điều chuyển đã khai tại chỉ tiêu [13] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT đã khai tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [25] | Chỉ tiêu [25] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [26] | Là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.
Chỉ tiêu [26] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [27] | Là tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh). Chỉ tiêu [27] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [14] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [14] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [28] | = [29] + [30] |
| [29] | Chỉ tiêu [29] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] ứng với chỉ tiêu [22] >0 trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống và có chỉ tiêu [15] >0 trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [30] | Chỉ tiêu [30] bằng tổng TNCT tại chi tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” và có chỉ tiêu [15] > 0 trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN > 0 |
| [31] | = [32] + [33] |
| [32] | Là số thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của cá nhân cư trú trong kỳ. Chỉ tiêu [32] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [22] trừ tổng TNCT tại chỉ tiêu [23] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [15] > 0 ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [33] | Chỉ tiêu [33] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [15] ứng với chỉ tiêu [10] đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [34] | Chỉ tiêu [34] bằng tổng số thuế TNCN tại chỉ tiêu [16] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN hoặc bằng [26] trên tờ khai 05/QTT- TNCN nhân (x) 10% |
| [35] | Chỉ tiêu [35] bằng tổng số cá nhân tại Chỉ tiêu [10] đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [36] | Chỉ tiêu [36] bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [22] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [37] | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [23] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [38] | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [24] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [39] | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [26] ứng với chỉ tiêu [27] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [40] | Là tổng số thuế còn phải nộp của các cá nhân uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay. Chỉ tiêu [40] = ([38] – [36]-[39]) >= 0 |
| [41] | Là tổng số thuế đã nộp thừa của cá nhân uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay. Chỉ tiêu [41]= ([38] – [36]-[39]) < 0 |
Cần lưu ý gì khi sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN?
Khi thực hiện kê khai, kế toán cần đặc biệt ghi nhớ các điểm sau để tránh bị xử phạt hành chính:
- Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/03).
- Sử dụng HTKK: Nên thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK mới nhất để được hỗ trợ kiểm tra lỗi logic dữ liệu.
- Phụ lục đi kèm: Một tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN hợp lệ phải đi kèm đầy đủ các phụ lục 05-1/BK (dành cho HĐLĐ trên 3 tháng), 05-2/BK (vãng lai/dưới 3 tháng) và 05-3/BK (người phụ thuộc).
- Sai mã số thuế (MST): Cần kiểm tra kỹ MST của người lao động, tránh nhầm lẫn giữa MST cũ (10 số) và mã định danh/CCCD mới.
- Thời điểm tính thu nhập: Thu nhập chịu thuế được xác định theo thời điểm chi trả thực tế. Các khoản lương của năm trước nhưng chi trả vào năm nay thì kê khai vào quyết toán của năm nay.
- Ủy quyền quyết toán: Chỉ đánh dấu vào ô “Cá nhân ủy quyền quyết toán thay” (chỉ tiêu [10] trên phụ lục 05-1/BK) nếu cá nhân đó đủ điều kiện theo quy định.
Không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai 05/QTT-TNCN hay không?
Căn cứ quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP), pháp luật thuế hiện hành đã phân loại rõ các kỳ khai thuế gồm: khai theo tháng, quý, năm, theo từng lần phát sinh và khai quyết toán thuế như sau:
Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế
…
- Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau:
…
d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
…
Theo quy định trên, trong trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân không phát sinh chi trả thu nhập trong kỳ tính thuế, thì sẽ không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN, đồng nghĩa với việc không cần nộp mẫu 05/QTT-TNCN.
Mẫu 05/QTT-TNCN là tờ khai bắt buộc đối với tổ chức chi trả thu nhập khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc hiểu rõ cấu trúc, cách kê khai và các lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
