Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, được sử dụng để ghi lại thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Việc sử dụng hóa đơn hợp lệ giúp cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện tốt nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.
Hiện nay, bên cạnh hóa đơn truyền thống, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến. Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu thông tin.
Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đặt ra một số vấn đề cần lưu ý, trong đó có việc sử dụng chữ ký số. Vậy, hộ kinh doanh có cần chữ ký số khi xuất hóa đơn hay không?
Đây là câu hỏi được nhiều hộ kinh doanh quan tâm. Bài viết này sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan và đưa ra câu trả lời cho vấn đề trên.
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng chữ ký số?
Mặc dù chữ ký số tiện lợi và có nhiều ưu điểm là thế tuy nhiên đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ để áp dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn thì có thể căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện như sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Không bắt buộc có chữ ký số.
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Theo ông Phạm Quốc Hoàn, Phó Giám đốc Trung tâm Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) thuộc Bộ TT&TT, cuối tháng 9/2019 vừa qua, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68 hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có sử dụng chữ ký số. Đây là cơ sở pháp lý để áp dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử.
Ông Hoàn cho hay, thông tư 68 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn điện tử, trong đó có nội dung quy định các hộ kinh doanh cá thể phải ký số trên hóa đơn. Với quy định này thì khoảng hơn 2 triệu hộ kinh doanh cá thể cũng phải sử dụng chữ ký số. Đây là quy định bắt buộc hộ kinh doanh cá thể phải triển khai chữ ký số. Nên dự kiến sắp tới sẽ bùng nổ thị trường chứng thực chữ ký số cá nhân.
Vậy với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì hộ kinh doanh không cần sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số đang dần trở thành phương tiện xác thực không thể thiếu, tham gia vào nhiều hoạt động của hộ kinh doanh. Vì thế mỗi hộ kinh doanh nên tự chủ động đăng ký chữ ký số.
Những giá trị của chữ ký số cho hộ kinh doanh
Tăng hiệu quả hoạt động:
- Giảm thiểu thủ tục hành chính: Chữ ký số giúp hộ kinh doanh thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến như: kê khai thuế, nộp thuế, khai báo hải quan, đăng ký kinh doanh… mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hộ kinh doanh không cần phải di chuyển, in ấn, scan tài liệu khi thực hiện giao dịch điện tử.
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Hộ kinh doanh có thể hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nâng cao tính bảo mật:
- Bảo mật thông tin: Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để bảo mật thông tin của hộ kinh doanh, tránh bị giả mạo, đánh cắp.
- Tăng tính tin cậy trong giao dịch: Việc sử dụng chữ ký số giúp tăng tính tin cậy cho các giao dịch điện tử của hộ kinh doanh.
Mở rộng cơ hội kinh doanh:
- Tham gia vào các sàn giao dịch điện tử: Chữ ký số giúp hộ kinh doanh tham gia vào các sàn giao dịch điện tử để mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Mở rộng thị trường kinh doanh: Hộ kinh doanh có thể tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn thông qua các kênh online.
Tăng tính chuyên nghiệp:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Việc sử dụng chữ ký số thể hiện sự chuyên nghiệp của hộ kinh doanh trong hoạt động kinh doanh.
- Tăng uy tín với khách hàng: Hộ kinh doanh sẽ tạo được uy tín với khách hàng khi sử dụng chữ ký số trong các giao dịch.
Ngoài ra, chữ ký số còn có một số giá trị khác như:
- Giúp hộ kinh doanh dễ dàng quản lý tài liệu: Chữ ký số giúp hộ kinh doanh ký, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử một cách dễ dàng.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác kinh doanh: Chữ ký số giúp hộ kinh doanh hợp tác kinh doanh với các đối tác trong và ngoài nước một cách dễ dàng.
Lưu ý:
- Hộ kinh doanh cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin của mình.
- Hộ kinh doanh cần sử dụng chữ ký số đúng cách để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử.
Tóm lại, chữ ký số mang lại nhiều giá trị cho hộ kinh doanh, giúp hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng tính bảo mật, mở rộng cơ hội kinh doanh và tăng tính chuyên nghiệp.
