Chữ ký số với tính tiện dụng ký kết tài liệu văn bản ở bất cứ đâu đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên khi sử dụng chữ ký số khi đang đi công tác cũng lưu ý một số vấn đề quan trọng sau.
Đảm bảo kết nối của chữ ký số
Sự thành công của chữ ký số phụ thuộc chủ yếu vào khả năng liên kết mạnh mẽ với máy tính và các ứng dụng khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, và quá trình khai thuế. Trong trường hợp không thể kết nối hoặc gặp lỗi trong quá trình liên kết, đây có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc. Việc ký kết mọi văn bản sẽ bị trì hoãn, gây giảm hiệu quả làm việc tại nhà không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với doanh nghiệp.
Để ngăn chặn tình trạng này, doanh nghiệp cần trang bị một phần mềm chữ ký số chất lượng, được cung cấp bởi một công ty uy tín. Ngoài ra, việc lựa chọn chữ ký số từ cùng một nhà cung cấp với các ứng dụng như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, là quan trọng. Việc sử dụng các ứng dụng từ cùng một hệ sinh thái thường mang lại tính tương thích cao, giảm thiểu rủi ro về vấn đề kết nối và bảo mật.
Đảm bảo chữ ký số còn thời hạn
Đảm bảo chữ ký số luôn trong thời hạn sử dụng là một yếu tố quan trọng để duy trì tính bảo mật và hiệu lực của thông tin điện tử. Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận danh tính và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Khi chữ ký số đã hết hạn sử dụng, không chỉ làm giảm giá trị pháp lý mà còn tạo ra rủi ro về an ninh thông tin.
Để đảm bảo rằng chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng, các tổ chức và cá nhân cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin về thời gian hiệu lực của chúng. Quá trình này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ từ phía người sử dụng, cũng như sự hỗ trợ từ các hệ thống quản lý chữ ký số hiện đại.
Việc duy trì chữ ký số trong thời hạn sử dụng không chỉ là nhiệm vụ pháp lý mà còn là biện pháp an ninh thông tin quan trọng, giúp bảo vệ dữ liệu và giữ cho quá trình giao dịch điện tử diễn ra một cách an toàn và hiệu quả.
Chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết
Việc phải làm tại nhà không thể tránh khỏi tình trạng nhiều nhân sự cùng có nhu cầu sử dụng chữ ký số cùng một lúc. Nhưng người dùng lại không thể luân chuyển USB token giữa các địa điểm cách xa nhau trong thời gian này. Chính vì vậy, giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất đó chính là doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ số lượng USB token cần thiết cho nhân viên thường xuyên sử dụng. Mục đích nhắm giúp việc ký số không bị gián đoạn, đảm bảo an toàn khi làm việc tại nhà hoặc khi di chuyển công tác.
Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số
Trong quá trình sử dụng chữ ký số, người dùng thường phải đối mặt với nhiều khó khăn và sự cố không mong muốn, như việc không biết cách cài đặt, thiết lập, sử dụng, thao tác sai, hoặc sự không tương thích giữa các phần mềm. Điều này có thể phát sinh do chữ ký số vẫn chưa hoàn toàn phổ biến trong môi trường văn phòng và người dùng chưa quen với công nghệ này.
Để giải quyết tình trạng này, việc lựa chọn một đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín là quan trọng. Đối tác này nên có đội ngũ nhân viên hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn mà người dùng có thể gặp phải. Điều này sẽ giúp đảm bảo quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà diễn ra hiệu quả.
Một trong những đơn vị uy tín về dịch vụ chữ ký số hiện nay là FastCA – Top 3 nhà cung cấp chữ ký số phổ biến nhất tại Việt Nam. Ngoài việc có hệ sinh thái và khả năng tích hợp đa dạng, chữ ký số của FastCA còn có những ưu điểm nổi bật như:
- Giá thành tốt, vô vàn ưu đãi chiết khấu cao, giúp tiết kiệm chi phí sử dụng
- Chữ ký số FastCA Token đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ ký kết, tích hợp đa phần mềm, cổng dịch vụ công trực tuyến, giúp tối ưu hiệu suất làm việc:
- Ký kết tài liệu điện tử, hợp đồng điện tử
- Phát hành hóa đơn điện tử
- Kê khai thuế và nộp thuế điện tử
- Thủ tục hải quan điện tử, BHXH điện tử
- Các dịch vụ công trực tuyến, giao dịch điện tử khác
- An toàn và bảo mật tuyệt đối: Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng FastCA hoạt động theo Giấy phép cung cấp dịch vụ số 314/GP-BTTTT do Bộ TT&TT cấp ngày 21/07/2020; tuân thủ đầy đủ theo quy định của Luật giao dịch điện tử 51/2005/QH11, Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 06/2015/TT-BTTTT.
Đội ngũ chuyên gia của FastCA cam kết hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo rằng mọi vấn đề sẽ được giải quyết kịp thời và chuyên nghiệp trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của FastCA có thể liên hệ trực tiếp:
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Hotline: 08.1900.2158
Website: https://fastca.vn/
