Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã trở thành một công cụ cần thiết để hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong tổ chức. Trong bài viết dưới đây, FastCA giới thiệu bạn danh sách 15 phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp tốt nhất hiện nay.
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp là gì?
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp (Internal Enterprise Chat Software) là một ứng dụng hoặc hệ thống dùng để giao tiếp nội bộ trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó cung cấp một nền tảng để các thành viên trong tổ chức có thể gửi tin nhắn văn bản, chia sẻ tập tin, thực hiện cuộc trò chuyện và cộng tác với nhau.
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp thường cung cấp các tính năng như:
- Tin nhắn trực tiếp: Cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng với các thành viên khác trong tổ chức.
- Phòng trò chuyện nhóm: Cho phép tạo các phòng trò chuyện nhóm để các thành viên trong cùng một nhóm hoặc dự án có thể thảo luận và chia sẻ thông tin.
- Chia sẻ tập tin: Cho phép người dùng gửi và nhận các tập tin như hình ảnh, tài liệu, video và tệp tin khác.
- Tích hợp công cụ cộng tác: Cung cấp tích hợp với các công cụ cộng tác khác như Google Docs, Microsoft Office để người dùng có thể làm việc cùng nhau trên các tài liệu chung.
- Tìm kiếm tin nhắn: Hỗ trợ tính năng tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm lại các tin nhắn hoặc thông tin đã được trao đổi trước đó.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc nâng cao sự giao tiếp, cộng tác và hiệu suất làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Nó giúp tạo ra một nền tảng linh hoạt và tiện lợi cho các thành viên trong tổ chức để trao đổi thông tin, ý tưởng và tài liệu, từ đó tăng cường sự cộng tác và đạt được kết quả tốt hơn.Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc sử dụng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp:
Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả
Phần mềm chat nội bộ cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn ngay lập tức, giúp tiết kiệm thời gian so với việc gửi email hoặc gọi điện. Người dùng có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin, hỏi đáp, hoặc cập nhật tiến độ công việc một cách thuận tiện.
Tăng cường sự cộng tác
Phần mềm chat nội bộ cho phép người dùng tạo ra các phòng trò chuyện nhóm để làm việc chung trên dự án, nhiệm vụ hoặc vấn đề cụ thể. Điều này tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, ý tưởng, tài liệu và giúp cải thiện sự cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức.
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất
Thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc tổ chức cuộc họp, phần mềm chat nội bộ cho phép người dùng trao đổi thông tin và thảo luận trực tiếp qua tin nhắn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và làm việc hiệu quả hơn, tăng năng suất công việc của nhân viên.
Dễ dàng tìm kiếm thông tin
Phần mềm chat nội bộ thường có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm lại các tin nhắn, tệp tin hoặc thông tin đã được trao đổi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giữ cho mọi người cùng trang thông tin quan trọng.
Tích hợp và linh hoạt
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp thường có khả năng tích hợp với các công cụ và hệ thống khác trong doanh nghiệp, như email, lịch làm việc, công cụ quản lý dự án, hệ thống quản lý khách hàng và nhiều ứng dụng khác. Điều này tạo ra một môi trường làm việc liên tục và trơn tru, cho phép nhân viên truy cập và chia sẻ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách thuận tiện.
Bảo mật và quản lý dữ liệu
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin và dữ liệu của tổ chức. Chúng cung cấp các tính năng như mã hóa dữ liệu, quyền truy cập dựa trên vai trò và khả năng quản lý dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được truy cập vào thông tin cần thiết.
Ghi chú và lưu trữ thông tin
Phần mềm chat nội bộ thường cho phép lưu trữ các cuộc trò chuyện và tin nhắn, tạo ra một kho lưu trữ thông tin quan trọng. Điều này hữu ích trong việc tra cứu lại thông tin hoặc xem lại lịch sử trao đổi thông tin trong tổ chức.
Phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc nâng cao sự giao tiếp, cộng tác và hiệu suất làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Nó giúp tạo ra một nền tảng linh hoạt và tiện lợi cho các thành viên trong tổ chức để trao đổi thông tin, ý tưởng và tài liệu, từ đó tăng cường sự cộng tác và đạt được kết quả tốt hơn.
Xem thêm: TOP phần mềm chữ ký số tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2023
Top 5 phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp
Phần mềm quản lý dự án và trao đổi nội bộ của Maytech
Phần mềm quản lý dự án và trao đổi nội bộ của Maytech có hệ thống chủ động tối đa trong việc hiệu chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế đầy biến động của doanh nghiệp. Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý số lượng không giới hạn công trình, nhân viên. Hỗ trợ việc tạo ra nhiều chi nhánh hoạt động độc lập dựa trên một app chung của cả tập đoàn.
Phần mềm chat nội bộ Skype
Cũng như Lync, Skype là 1 công cụ nhắn tin nội bộ được hầu hết các công ty lựa chọn tin dùng. Skype cung cấp các tính năng như chat nhóm, chia sẻ file, nhắn tin trao đổi nội bộ, gọi audio, video, các cuộc gọi group, chia sẻ màn hình…
Ngoài ra skype còn tích hợp thêm các ứng dụng Office, họp online, họp theo lịch trong Outlook và nhiều đặc quyền khác. Đây cũng là 1 điểm để các doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn cho phù hợp nhu cầu cần có của đơn vị mình.
Phần mềm chat nội bộ miễn phí Trello
Đây là 1 nền tảng quản lý dự án tuyệt vời. Trello sẽ giúp bạn theo dõi và ghi nhớ nhiệm vụ cũng như xem lại các hoạt động nhóm trước đó. Bạn có thể mở song song nhiều bảng khác nhau cùng với card chứa nhiệm vụ. Trello hỗ trợ phân công nhiệm vụ cho từng thành viên bằng việc di chuyển từ card này sang card khác. Điều đó giúp theo dõi sát sao công việc đã hoàn thành, việc gì của ai còn dang dở. Ngoài ra Trello còn cho phép upload file, label, checkbox, bình luận, nên bạn có thể thảo luận với các thành viên trong đội.
Phần mềm chat nội bộ HipChat
Đây cũng là một phần mềm chat nội bộ khá nổi tiếng và dễ sử dụng. Bạn có thể trò chuyện theo nhóm, riêng tư hoặc chia sẻ file, gọi video, chuyển đổi file không giới hạn và đảm bảo bảo mật truy cập trên máy khách…
Tuy nhiên, hipchat chỉ miễn phí 5GB lưu trữ, 25.000 tin nhắn có thể tìm. Nếu bạn muốn sở hữu tính năng lưu trữ và lịch sử tìm kiếm vô hạn thì có thể trả 2 USD/tháng.
Phần mềm Slack
Cũng như các phần mềm Slack là công cụ nhóm chát thực yêu thích của nhiều người. Để đăng nhập slack bạn cần tham gia hoặc tạo nhóm, sau đó một giao diện đơn giản, thân thiện chứa 1 vài kênh khác nhau. Các kênh này là nhóm trò chuyện theo chủ đề, nếu không thích bạn có thể tạo kênh riêng chỉ với các đồng nghiệp với nhau.
Tuy nhiên Slack lại có một nhược điểm là thông báo tin nhắn mới liên tục. Điều này dễ khiến người dùng quá tải và đánh mất sự tập trung. Để tránh mất tập trung bạn hãy chỉnh lại cài đặt thông báo trước khi sử dụng Slack.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp
Khi sử dụng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp, có một số lưu ý quan trọng mà tổ chức cần xem xét để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và an toàn. Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp:
Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp được bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu, đặc biệt là khi có thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc thông tin quan trọng của tổ chức. Hãy chọn phần mềm có tính năng mã hóa dữ liệu và cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò để kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin.
Quản lý sử dụng: Thiết lập các chính sách và quy tắc rõ ràng về việc sử dụng phần mềm chat nội bộ, bao gồm cách sử dụng, nguyên tắc ứng xử, và giới hạn truy cập. Đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ các quy định này để tránh việc lạm dụng hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm chat nội bộ một cách hiệu quả và an toàn. Đồng thời, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc để đảm bảo nhân viên sử dụng phần mềm một cách chính xác và linh hoạt.
Quản lý lưu trữ thông tin: Xác định và thiết lập chính sách về lưu trữ thông tin trong phần mềm chat nội bộ. Đảm bảo việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu được thực hiện đúng cách để tránh mất mát thông tin quan trọng và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Kiểm soát thời gian sử dụng: Mặc dù phần mềm chat nội bộ giúp tăng cường giao tiếp và cộng tác, nhưng cũng có thể làm giảm hiệu suất làm việc nếu không được sử dụng một cách khôn ngoan. Điều quan trọng là xác định và duy trì sự cân bằng giữa sử dụng phần mềm chat để trao đổi thông tin và thời gian tập trung vào công việc chính.
