Chữ Ký Số Cá Nhân Trong Doanh Nghiệp Là Gì? Quy Định Và Thủ Tục Pháp Lý

Chia sẻ

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp và cá nhân. Đặc biệt, chữ ký số cá nhân đóng vai trò quan trọng, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử. Vậy, chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là gì, những quy định, thủ tục pháp lý nào cần lưu ý? Hãy FastCA cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp (còn gọi là chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bởi một hệ thống mã hóa công khai (PKI), sử dụng cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong môi trường doanh nghiệp, chữ ký số này được cấp cho từng cá nhân (ví dụ: giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng ban, nhân viên được ủy quyền) để thực hiện các giao dịch điện tử nhân danh doanh nghiệp hoặc với vai trò cá nhân của họ trong các hoạt động nội bộ.

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là gì? (Nguồn: Sưu tầm)

Điểm khác biệt giữa chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp và chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp: Đại diện cho cả pháp nhân doanh nghiệp, thường được sử dụng cho các văn bản, hợp đồng quan trọng mang tính pháp lý cao của cả tổ chức.
Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp: Đại diện cho cá nhân đó khi thực hiện các giao dịch, ký duyệt văn bản nội bộ, hoặc các giao dịch bên ngoài được ủy quyền, nhưng vẫn gắn liền với vai trò và trách nhiệm của họ trong doanh nghiệp.

Vai trò của chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

Đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn: Chữ ký số giúp xác thực danh tính người ký, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu (không bị thay đổi sau khi ký) và chống chối bỏ. Các văn bản được ký số có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu (theo quy định của pháp luật Việt Nam).
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Rút ngắn đáng kể thời gian luân chuyển, ký duyệt hồ sơ, giảm thiểu chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ tài liệu giấy.
Tăng cường bảo mật: Mã hóa thông tin, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi sự truy cập trái phép và giả mạo.
Nâng cao hiệu quả công việc: Cho phép ký kết mọi lúc mọi nơi, đẩy nhanh quá trình ra quyết định và xử lý công việc, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa.
Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện: Là nền tảng để doanh nghiệp số hóa các quy trình nội bộ và giao dịch với đối tác, cơ quan nhà nước.

Quy định pháp lý về chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp

Tại Việt Nam, các quy định pháp lý về chữ ký số nói chung và chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp nói riêng được thể hiện chủ yếu trong các văn bản sau:

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: Là nền tảng pháp lý cơ bản về giao dịch điện tử, công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số.
Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Đây là văn bản quan trọng nhất quy định về điều kiện, quy trình cấp phép, quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông: Quy định danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Quy định pháp lý về chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp (Nguồn: Sưu tầm)

Một số điểm đáng chú ý trong các quy định:

Giá trị pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong trường hợp được đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
Điều kiện đảm bảo an toàn: Chữ ký số phải được tạo lập trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó; chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số.
Đơn vị cung cấp: Chữ ký số phải được cấp bởi Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động.

Thủ tục pháp lý để cá nhân có chữ ký số trong doanh nghiệp

Để một cá nhân trong doanh nghiệp được cấp và sử dụng chữ ký số, quy trình và thủ tục pháp lý thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Doanh nghiệp và cá nhân cần tìm hiểu và lựa chọn một trong các nhà cung cấp dịch vụ CA đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (ví dụ: FastCA, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT.CA, Bkav-CA, Newtel-CA, CMC-CA, v.v.)

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp thường bao gồm:

Đối với cá nhân:

Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đăng ký (có công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).
Giấy ủy quyền hoặc văn bản phân công nhiệm vụ từ doanh nghiệp (nếu cá nhân ký với vai trò đại diện cho doanh nghiệp).

Đối với doanh nghiệp (hỗ trợ việc đăng ký cho cá nhân):

Bản sao Giấy phép Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (có công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).

Văn bản yêu cầu cung cấp dịch vụ chữ ký số cho cá nhân của doanh nghiệp.

Bước 3: Hoàn thiện thủ tục đăng ký với nhà cung cấp

Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với nhà cung cấp.
Nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của nhà cung cấp.
Thực hiện các thủ tục xác minh thông tin theo quy định.

Bước 4: Nhận và cài đặt thiết bị chữ ký số (Token)

Sau khi hoàn tất thủ tục, nhà cung cấp sẽ cấp cho cá nhân một thiết bị USB Token chứa chứng thư số và khóa bí mật. Cá nhân cần cài đặt phần mềm hỗ trợ chữ ký số trên máy tính để có thể sử dụng.

Bước 5: Kích hoạt và sử dụng chữ ký số

Thực hiện theo hướng dẫn của nhà cung cấp để kích hoạt chứng thư số và bắt đầu sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử.

FastCA – Giải pháp chữ ký số cá nhân tin cậy cho doanh nghiệp

FastCA – Top 3 nhà cung cấp chữ ký số phổ biến nhất tại Việt Nam. Là thương hiệu chữ ký số được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép, nổi bật với các ưu điểm:

FastCA – Giải pháp chữ ký số cá nhân tin cậy cho doanh nghiệp

🔹 Cung cấp cả chữ ký số cá nhân & tổ chức, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp

🔹 Hỗ trợ đăng ký online nhanh chóng, cấp trong ngày

🔹 Ký siêu tốc hàng ngàn lượt trên giây, ký linh hoạt mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị

🔹 Tư vấn triển khai 1-1, phù hợp với từng vị trí trong doanh nghiệp

🔹Đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép

🔹Đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ ký kết, tích hợp đa phần mềm, cổng dịch vụ công trực tuyến, giúp tối ưu hiệu suất làm việc

🔹Giá thành tốt, vô vàn ưu đãi chiết khấu cao, giúp tiết kiệm chi phí sử dụng

💡 FastCA đang có chương trình FlashSale Quý III – Mua Chữ ký số siêu hời, liên hệ ngay để được tư vấn!

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là một công cụ mạnh mẽ, không chỉ giúp tăng cường bảo mật và hiệu quả cho các giao dịch điện tử mà còn là yếu tố then chốt thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định và thủ tục pháp lý liên quan, cùng với việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín như FastCA, sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân khai thác tối đa lợi ích của chữ ký số, góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh số an toàn, minh bạch và hiệu quả.

————————————————

Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA