Trong bối cảnh giao dịch trực tuyến ngày càng phổ biến, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không, có được pháp luật công nhận hay không và nên sử dụng loại chữ ký nào. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng cũng như lựa chọn giải pháp phù hợp.
Hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được sử dụng để xác nhận người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung thông điệp dữ liệu. Khi chữ ký điện tử đáp ứng các điều kiện về khả năng xác định người ký, được tạo bằng phương thức đáng tin cậy và phù hợp với mục đích giao dịch thì có giá trị pháp lý.
Bên cạnh đó, hợp đồng được ký điện tử vẫn có giá trị như hợp đồng giấy nếu:
- Nội dung hợp đồng không vi phạm quy định của pháp luật.
- Các bên có đầy đủ năng lực giao kết hợp đồng.
- Chữ ký điện tử đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.
- Việc giao kết được thực hiện trên hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Nói cách khác, ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử là hình thức giao kết hợp pháp và ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong các hoạt động ký kết với khách hàng, đối tác và người lao động và hoàn toàn có giá trị pháp lý.
Lợi ích khi ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử
Không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý, chữ ký điện tử trên hợp đồng còn mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp trong quá trình giao kết và quản lý hợp đồng.
- Tiết kiệm thời gian ký kết, không cần gặp mặt trực tiếp.
- Rút ngắn quy trình phê duyệt và xử lý hồ sơ.
- Giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ giấy tờ.
- Có thể ký mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị.
- Dễ dàng tra cứu, quản lý và lưu trữ hợp đồng điện tử.
- Hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu.
- Nâng cao tính bảo mật và khả năng xác thực khi sử dụng chữ ký số.
- Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng phổ biến hiện nay
Hiện nay có nhiều hình thức chữ ký điện tử trên hợp đồng, mỗi loại có đặc điểm và mức độ xác thực khác nhau. Tùy vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu của từng giao dịch, cá nhân và doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp.
Chữ ký điện tử thông thường
Chữ ký điện tử thông thường là những hình thức xác nhận được tạo bằng phương tiện điện tử như hình ảnh scan chữ ký tay, nhập mã PIN, xác nhận bằng OTP gửi qua điện thoại hoặc email, nhấn nút “Đồng ý”, “Xác nhận” trên hệ thống. Đây là loại chữ ký dễ triển khai, chi phí thấp và thường được sử dụng trong các giao dịch nội bộ hoặc các hợp đồng có mức độ rủi ro không cao.
Tuy nhiên, do khả năng xác thực danh tính và chống giả mạo còn hạn chế nên loại chữ ký này sẽ phụ thuộc nhiều vào hệ thống quản lý, quy trình xác thực và chứng cứ đi kèm khi phát sinh tranh chấp.
Chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Đây là hình thức được sử dụng phổ biến trong các giao dịch với cơ quan nhà nước cũng như các hợp đồng thương mại có yêu cầu cao về tính pháp lý và bảo mật.
Hiện nay, chữ ký số được triển khai dưới nhiều hình thức như:
- Chữ ký số USB Token: Chứng thư số được lưu trên thiết bị USB chuyên dụng. Người dùng cần cắm USB vào máy tính và nhập mã PIN để thực hiện ký. Đây là hình thức quen thuộc, phù hợp với doanh nghiệp và kế toán thường xuyên thực hiện kê khai thuế, hóa đơn điện tử hoặc ký hợp đồng.
- Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Khóa ký được lưu trữ an toàn trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Người dùng chỉ cần xác thực qua ứng dụng hoặc OTP để ký trên điện thoại, máy tính hoặc máy tính bảng mà không cần mang theo USB Token. Hình thức này đặc biệt phù hợp với người thường xuyên làm việc từ xa hoặc cần ký nhiều tài liệu.
- Chữ ký số HSM (Hardware Security Module): Đây là giải pháp lưu trữ khóa bí mật trên thiết bị phần cứng chuyên dụng có độ bảo mật rất cao. HSM thường được các ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc doanh nghiệp có nhu cầu ký số tự động với số lượng lớn sử dụng để đảm bảo hiệu suất và an toàn dữ liệu.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng, dưới đây là những câu hỏi được nhiều người quan tâm cùng giải đáp chi tiết nhất, cùng tham khảo nhé.
Câu 1: Chữ ký điện tử trên hợp đồng có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?
Có. Nếu chữ ký điện tử đáp ứng các điều kiện theo Luật Giao dịch điện tử 2023 thì giá trị pháp lý không bị phủ nhận chỉ vì được tạo dưới dạng điện tử. Đối với các giao dịch quan trọng, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để tăng tính xác thực và khả năng chứng minh khi cần thiết.
Câu 2: Có bắt buộc ký hợp đồng điện tử không?
Không. Pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi hợp đồng đều phải ký điện tử. Các bên có thể lựa chọn ký trên giấy hoặc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử tùy theo nhu cầu và sự thỏa thuận, miễn là hình thức giao kết phù hợp với quy định của pháp luật.
Câu 3: Hợp đồng ký điện tử có công chứng được không?
Có, nhưng chỉ đối với những trường hợp pháp luật cho phép và cơ quan, tổ chức thực hiện công chứng đã triển khai quy trình công chứng điện tử theo quy định. Đối với nhiều loại hợp đồng thông thường không bắt buộc công chứng thì các bên chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số phù hợp là đủ giá trị pháp lý.
Câu 4: Chữ ký điện tử trên hợp đồng nên dùng loại nào?
Nếu chỉ thực hiện các giao dịch đơn giản trong nội bộ, chữ ký điện tử thông thường có thể đáp ứng nhu cầu. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp thường xuyên ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác hoặc làm việc với cơ quan nhà nước thì chữ ký số là lựa chọn an toàn, bảo mật và có tính pháp lý cao hơn.
Câu 5: Hợp đồng đã ký bằng chữ ký điện tử có thể chỉnh sửa hoặc hủy bỏ được không?
Sau khi các bên đã hoàn tất việc ký, hợp đồng không nên tự ý chỉnh sửa. Nếu cần thay đổi nội dung, các bên nên lập phụ lục hợp đồng hoặc ký lại hợp đồng mới theo đúng quy định và có sự đồng ý của tất cả các bên liên quan.
Câu 6: Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng có chữ ký điện tử có được Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền chấp nhận làm chứng cứ không?
Có. Hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử trên hợp đồng có thể được sử dụng làm chứng cứ nếu đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn của dữ liệu, khả năng xác định chủ thể ký và được tạo lập theo đúng quy định của pháp luật. Trong thực tế, chữ ký số thường có lợi thế hơn trong việc chứng minh tính xác thực của giao dịch.
Việc sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình ký kết mà còn đảm bảo giá trị pháp lý khi đáp ứng đúng quy định hiện hành. Đối với các giao dịch quan trọng, lựa chọn chữ ký số là giải pháp giúp nâng cao tính bảo mật, xác thực danh tính và giảm thiểu rủi ro khi xảy ra tranh chấp. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ký số an toàn, FastCA cung cấp đầy đủ các hình thức USB Token, chữ ký số từ xa (Remote Signing) và các giải pháp ký số đáp ứng quy định pháp luật, giúp ký hợp đồng nhanh chóng, bảo mật và thuận tiện trên mọi thiết bị.
