Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử đang là xu hướng cực kỳ thịnh hành hiện nay của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít người bán vẫn băn khoăn liệu bán trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không, thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là khi nào và giá xuất hóa đơn được xác định ra sao. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định mới nhất về xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro pháp lý.
Bán trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho hầu hết các giao dịch phát sinh trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại hoặc quảng cáo.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc trao đổi.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động.
- Hàng hóa phục vụ tiêu dùng nội bộ (trừ trường hợp luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
- Hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
Ngoài việc phải lập hóa đơn, người bán còn phải đảm bảo các thông tin trên hóa đơn được kê khai đầy đủ theo quy định. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng đúng chuẩn định dạng của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, không phải mọi cá nhân hay hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Nghĩa vụ này còn phụ thuộc vào mức doanh thu hàng năm.
Theo Mục 5 Tài liệu tuyên truyền chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ban hành kèm Thông báo 85/TB-CT năm 2026, việc áp dụng hóa đơn điện tử được xác định như sau:
- Doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh thu trên 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng/năm: Chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, người kinh doanh có thể chủ động đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện theo quy định.
- Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh thu trên 3 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng/năm: Tiếp tục thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Từ những quy định trên có thể thấy rằng, đối với hoạt động kinh doanh các sàn thương mại điện tử thì:
- Người bán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải thực hiện lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Người bán có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm hiện chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp tự nguyện đăng ký hoặc thuộc các trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Đây cũng là căn cứ quan trọng giúp giải đáp thắc mắc “bán trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không” mà nhiều hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh hiện nay đang quan tâm.
Quy định về xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử
Người bán cần nắm rõ những quy định liên quan đến xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử bao gồm các yêu cầu liên quan đến thời điểm lập hóa đơn, giá trị ghi nhận trên hóa đơn cũng như trách nhiệm của từng bên trong giao dịch thương mại điện tử.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Đối với các đơn hàng trên Shopee, TikTok Shop hay Lazada, người bán thường lập hóa đơn khi đơn hàng được giao thành công cho khách hàng. Đây cũng là cách thực hiện phổ biến giúp đảm bảo thông tin giao dịch chính xác và hạn chế các trường hợp hoàn trả hàng hóa phát sinh sau đó.
Giá xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử
Khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, giá xuất hóa đơn điện tử bắt buộc phải là giá thực tế người mua thanh toán sau khi đã trừ toàn bộ mã giảm giá hoặc voucher khuyến mãi. Do việc xuất hóa đơn thủ công dễ gây sai sót và khó xử lý khi phát sinh đơn hoàn trả, các chủ gian hàng có lượng đơn lớn nên tích hợp phần mềm kế toán tự động (như xCyber Bill) để tối ưu quy trình đối soát dữ liệu và đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế.
Ví dụ 1: Một sản phẩm có giá 1.000.000 đồng, khách hàng sử dụng voucher giảm giá 100.000 đồng và chỉ thanh toán 900.000 đồng. Khi đó, hóa đơn điện tử sẽ được lập với giá trị 900.000 đồng.
Ví dụ 2: Một đơn hàng có giá 2.500.000 đồng, sau khi áp dụng mã giảm giá và voucher, khách hàng thanh toán 2.000.000 đồng. Giá trị ghi trên hóa đơn điện tử sẽ là 2.000.000 đồng, tương ứng với số tiền thực tế người mua đã trả.
Trách nhiệm của sàn và người bán trong việc xuất HĐĐT
Để đảm bảo việc xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử được thực hiện đúng quy định, cả sàn TMĐT và nhà bán hàng đều có những trách nhiệm riêng. Việc nắm rõ vai trò của từng bên sẽ giúp quá trình phát hành hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, đồng thời hạn chế các rủi ro liên quan đến thuế và chứng từ trong quá trình kinh doanh online.
| Sàn thương mại điện tử | Nhà bán hàng |
| – Cung cấp hạ tầng kỹ thuật và các giải pháp hỗ trợ người bán thực hiện xuất hóa đơn điện tử, chẳng hạn như kết nối hệ thống hoặc tích hợp API với phần mềm hóa đơn điện tử. – Thông tin, hướng dẫn người bán về các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo việc triển khai đúng quy định. – Cung cấp dữ liệu giao dịch cho cơ quan thuế khi có yêu cầu phục vụ công tác quản lý và thanh tra thuế. |
– Chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện lập hóa đơn cho các giao dịch bán hàng phát sinh trên sàn thương mại điện tử.
– Đảm bảo các thông tin thể hiện trên hóa đơn điện tử đầy đủ, chính xác và phù hợp với nội dung giao dịch thực tế. – Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và thuế. – Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của toàn bộ nội dung trên hóa đơn điện tử đã phát hành. |
Bảng phân định trách nhiệm giữa sàn thương mại điện tử và nhà bán hàng khi xuất hóa đơn điện tử
Phương pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử
Để đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử và tối ưu quy trình vận hành, người bán hàng trên các sàn thương mại điện tử hiện nay có thể lựa chọn nhiều phương thức xuất hóa đơn khác nhau. Tùy vào quy mô kinh doanh, số lượng đơn hàng phát sinh và hạ tầng công nghệ đang sử dụng, mỗi phương pháp sẽ mang lại những lợi ích riêng.
PP1: Xuất hóa đơn điện tử thủ công
Là hình thức được nhiều hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ áp dụng. Với phương pháp này, người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử riêng biệt để nhập thông tin đơn hàng và phát hành hóa đơn cho khách hàng.
Mặc dù cách thực hiện khá đơn giản và không đòi hỏi đầu tư hệ thống phức tạp, nhưng khi lượng đơn hàng tăng cao, việc nhập liệu thủ công có thể mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
PP2: Tích hợp API giữa phần mềm hóa đơn điện tử và sàn thương mại điện tử
Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tự động hóa quy trình xuất hóa đơn. Thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API), dữ liệu đơn hàng từ sàn sẽ được đồng bộ trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử.
Ngay khi phát sinh giao dịch mới, hệ thống có thể tự động tạo và phát hành hóa đơn theo thông tin đã được thiết lập sẵn. Phương pháp này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng.
PP3: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Phương pháp này rất phù hợp với các cửa hàng, điểm bán lẻ hoặc mô hình kinh doanh kết hợp giữa online và offline. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán có thể sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Cách thức này giúp quá trình lập hóa đơn diễn ra nhanh chóng ngay tại thời điểm bán hàng, đồng thời đảm bảo dữ liệu giao dịch được ghi nhận liên tục, đồng bộ và thuận tiện cho công tác quản lý thuế.
Chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên Shopee
Dưới đây là chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên Shopee mà bạn có thể tham khảo ngay.
Bước 1: Chọn yêu cầu xuất hóa đơn điện tử
Tại giao diện thanh toán đơn hàng, tìm mục “Hóa đơn điện tử” (thường hiển thị bên dưới phần tổng tiền thanh toán) và nhấn “Yêu cầu” để bắt đầu đăng ký xuất hóa đơn.
Bước 2: Lựa chọn đối tượng xuất hóa đơn
Hệ thống sẽ cho phép người mua lựa chọn xuất hóa đơn cho Cá nhân hoặc Công ty/Doanh nghiệp. Hãy chọn đúng đối tượng để đảm bảo thông tin trên hóa đơn được ghi nhận chính xác.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin xuất hóa đơn
Người mua cần cung cấp các thông tin theo yêu cầu của hệ thống như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn điện tử. Đối với cá nhân, cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và mã số thuế (nếu có). Ngoài ra, có thể lưu thông tin làm mặc định để sử dụng cho các lần mua hàng tiếp theo.
Bước 4: Gửi yêu cầu xuất hóa đơn
Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nhấn “Gửi yêu cầu” để hoàn tất việc đăng ký xuất hóa đơn GTGT trước khi đặt hàng thành công.
Lưu ý: Người mua nên kiểm tra kỹ thông tin xuất hóa đơn trước khi gửi yêu cầu. Trường hợp không thấy mục yêu cầu xuất hóa đơn trên hệ thống Shopee, hãy liên hệ trực tiếp với người bán để thỏa thuận việc xuất hóa đơn theo quy định hiện hành.
Hoạt động xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Việc hiểu đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn, giá trị ghi nhận trên hóa đơn, trách nhiệm của từng bên và quy trình xuất hóa đơn trên Shopee sẽ giúp người bán hạn chế rủi ro về thuế, đồng thời xây dựng hoạt động kinh doanh minh bạch và bền vững trong môi trường thương mại điện tử ngày càng phát triển.
