Thực hiện đúng cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định báo cáo định kỳ mà còn tiết kiệm tối đa thời gian xử lý thủ tục. Để khắc phục sự lúng túng khi thao tác trên hệ thống mới, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn tập từ A-Z, hỗ trợ bộ phận nhân sự và kế toán nộp báo cáo thành công ngay từ lần đầu tiên.
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công đúng chuẩn
Để thực hiện cách nộp báo cáo lao động trên dịch vụ công đúng quy định thông qua quy trình liên thông với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH), đơn vị thực hiện theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Truy cập và Đăng nhập
Đơn vị truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn. Nhấn chọn “Đăng nhập“.
Nếu chưa có tài khoản, bạn cần nhấn “Đăng ký” để được cấp tài khoản doanh nghiệp.
Bước 2: Lựa chọn phương thức đăng nhập
Chọn loại tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công quốc gia, sau đó chọn đăng nhập bằng “USB ký số“.
Sau khi hệ thống hiển thị danh sách Chứng thư số, bạn chọn đúng tên đơn vị, bấm “OK” và nhập mã PIN để hoàn tất.
Bước 3: Tìm kiếm thủ tục
Tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Sau đó, chọn đúng thủ tục: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động“.
Bước 4: Nộp trực tuyến
Tại giao diện chi tiết của thủ tục hành chính, bạn click vào nút “Nộp trực tuyến” để bắt đầu khai báo.
Bước 5: Đăng ký cơ quan nhận báo cáo
Tại mục “Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động“, bạn cần:
- Chọn đúng “Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động” (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở).
- Nhập chính xác “Mã đơn vị” và “Mã cơ quan BHXH” quản lý.
- Nhấn “Đăng ký”.
Bước 6: Xác nhận thành công
Màn hình sẽ hiện ra thông báo “Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!”. Bạn chỉ cần click “Thoát” là hoàn tất quy trình.
Ưu điểm khi chọn nộp báo cáo lao động qua Cổng Dịch vụ công?
Nhiều nhân sự hiện nay rất quan tâm đến cách nộp báo cáo lao động trên Dịch vụ công bởi phương thức này mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục hoàn toàn trực tuyến, loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn hồ sơ giấy và công sức di chuyển đến cơ quan quản lý.
- Chủ động thời gian 24/7: Hệ thống tiếp nhận hồ sơ hoạt động liên tục. Người nộp có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào giờ hành chính, từ đó đảm bảo nộp hồ sơ đúng hạn.
- Đồng bộ và liên thông dữ liệu: Nền tảng hỗ trợ liên thống thông tin giữa cơ quan BHXH và Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, giúp giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế tối đa sai sót.
- Theo dõi tiến độ trực quan: Trạng thái xử lý hồ sơ (đã tiếp nhận, đang xử lý, yêu cầu sửa đổi) được cập nhật theo thời gian thực qua tài khoản hệ thống, email hoặc tin nhắn SMS.
- Lưu trữ dữ liệu khoa học: Toàn bộ lịch sử báo cáo được lưu trữ tập trung trên hệ thống trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu và xuất dữ liệu khi có thanh tra, kiểm tra.
Nguyên nhân không nộp được báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công và cách xử lý
Trong quá trình thực hiện, một số đơn vị gặp tình trạng không nộp được báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục:
- Lỗi không hiển thị phần “Dịch vụ trực tuyến” để kê khai
Nhiều kế toán phản ánh sau khi đăng nhập thành công nhưng không tìm thấy nút nộp hồ sơ.
⇒ Cách xử lý: Thay vì tìm kiếm thủ công, bạn hãy truy cập trực tiếp vào đường link liên thông:
https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html. Sau đó thực hiện các bước đăng ký cơ quan nhận báo cáo như hướng dẫn ở phần trên.
- Lỗi do chưa cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo
Nếu doanh nghiệp chưa thực hiện Bước 5 (Đăng ký cơ quan nhận báo cáo), hệ thống sẽ không có dữ liệu để chuyển báo cáo đi. Lúc này cần kiểm tra lại đã chọn đúng Sở Nội vụ hoặc Sở Lao động nơi đặt trụ sở hay chưa. Khi nhận được thông báo “Chúc mừng thành công”, dữ liệu mới được ghi nhận.
- Lỗi do chữ ký số (USB Token)
Chứng thư số hết hạn hoặc chưa cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (Plugin) sẽ khiến bạn không thể đăng nhập hoặc ký gửi hồ sơ.
⇒ Cách xử lý: Kiểm tra thời hạn chữ ký số và đảm bảo trình duyệt đã nhận thiết bị USB Token.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công. Hy vọng qua bài viết, bộ phận kế toán và nhân sự đã nắm rõ quy trình để thao tác chính xác, tránh các lỗi hệ thống và đảm bảo nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định của pháp luật.
