Phần mềm chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu được nhiều thời gian, chi phí in ấn giấy tờ. Bên cạnh đó, công cụ này cũng giúp tăng sự chuyên nghiệp cho các cá nhân, tổ chức, giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình quản trị khoa học, số hóa, đặc biệt là trong giai đoạn công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Dưới đây là một số phần mềm chữ ký số được tin dùng nhiều nhất năm 2023.
1. Khái niệm phần mềm chữ ký số
Theo Khoản 5, Điều 3 Thông tư 22/2020 của Bộ TT&TT, phần mềm chữ ký số là chương trình phần mềm độc lập hoặc một module phần mềm hay giải pháp có chức năng ký số vào thông điệp dữ liệu. Phần mềm hiện nay khá phổ biến và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng, có giá trị tương đương với con dấu doanh nghiệp hay chữ ký tay.
2. Các tính năng cần có của phần mềm chữ ký số
Phần mềm chữ ký số được yêu cầu có những chức năng sau đây:
2.1 Chức năng ký số
- Nếu người ký số trên thông điệp dữ liệu là cá nhân, họ có thể sử dụng khóa bí mật cá nhân để ký số vào thông điệp dữ liệu.
- Nếu người ký số trên thông điệp dữ liệu là tổ chức, họ có thể sử dụng khóa bí mật tổ chức để ký số vào thông điệp dữ liệu.
2.2 Kiểm tra hiệu lực chứng thư số
Để kiểm tra chứng thư số của người ký số trên thông điệp dữ liệu, cần tuân thủ các quy định của đường dẫn tin tưởng trên chứng thư số và phải thực hiện kiểm tra đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Các nội dung cần kiểm tra tính hợp lệ của chứng thư số tại thời điểm ký số bao gồm:
- Thời gian hiệu lực của chứng thư số là bao lâu.
- Cần kiểm tra trạng thái chứng thư số qua danh sách chứng thư số thu hồi (CRL) được công bố tại thời điểm ký số, hoặc thông qua phương pháp kiểm tra trạng thái chứng thư số trực tuyến (OCSP) nếu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hỗ trợ dịch vụ OCSP.
- Thuật toán mật mã được sử dụng trên chứng thư số.
- Mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số là như thế nào.
Chứng thư số được coi là hợp lệ khi đáp ứng các tiêu chí sau:
- Thời gian trên chứng thư số vẫn còn hiệu lực tại thời điểm ký số.
- Các thuật toán mật mã trên chứng thư số tuân thủ các quy định về quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cho chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Trạng thái của chứng thư số vẫn còn hoạt động tại thời điểm ký số.
- Chứng thư số được sử dụng đúng mục đích và phạm vi sử dụng.
2.3 Lưu trữ & hủy bỏ thông tin kèm theo thông điệp dữ liệu
- Chứng thư số được sử dụng tại thời điểm ký số tương ứng với khóa bí mật mà người ký số sử dụng để ký thông điệp dữ liệu.
- Danh sách chứng thư số thu hồi tại thời điểm ký do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số để ký số tương ứng với chữ ký số trên thông điệp dữ liệu đã được gửi.
- Quy chế chứng thực của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số tương ứng với chữ ký số trên thông điệp dữ liệu đã được gửi.
- Kết quả kiểm tra trạng thái chứng thư số tương ứng với chữ ký số trên thông điệp dữ liệu đã gửi.
2.4 Chức năng khác
- Chức năng thay đổi (thêm hoặc xóa) chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Chức năng thông báo (bằng văn bản hoặc ký hiệu) cho người ký số biết việc ký số vào thông điệp dữ liệu đã thành công hay không thành công.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chữ ký số
- Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp chữ ký số
Khi sử dụng dịch vụ chữ ký số, không tránh được một số khó khăn. Đó là lúc dịch vụ hỗ trợ từ đại lý chữ ký số trở nên vô cùng quan trọng. Các nhà cung cấp hoặc đại lý chữ ký số không đáng tin cậy thường bỏ rơi khách hàng sau khi quy trình mua bán hoàn tất. Tuy nhiên, khi chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy với dịch vụ tốt, bạn hoàn toàn có thể yên tâm thực hiện các giao dịch trong những giai đoạn quan trọng như nộp thuế, BHXH.
- Khả năng bảo mật và an toàn của chữ ký số
Đây là tiêu chí quan trọng nhất khi bạn bắt đầu lựa chọn nhà cung cấp để mua chữ ký số. Chữ ký số sẽ mã hóa hầu hết các thông tin của doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch trên mạng internet. Nếu độ bảo mật của chữ ký số không được đảm bảo, có nhiều nguy cơ tài liệu bị đánh cắp, thay đổi nội dung, và kẻ xấu có thể lợi dụng và giả mạo nhiều giao dịch gây thiệt hại lớn.
- Chi phí đăng ký chữ ký số hợp lý
Một số nhà cung cấp hoặc đại lý chữ ký số có thể không cung cấp mức giá hợp lý hoặc không đầy đủ, dẫn đến việc bạn phải thanh toán nhiều khoản phụ phí sau đó. Do đó, khi mua chữ ký số, khách hàng cần tìm hiểu kỹ xem giá chữ ký số đã bao gồm thuế VAT hay chưa, và có các chi phí phát sinh khác hay không.
Hãy ưu tiên những đơn vị cung cấp cho bạn bảng báo giá cụ thể; đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin; có chính sách hỗ trợ không giới hạn, hướng dẫn sử dụng chi tiết; hỗ trợ các hoạt động liên quan đến kế toán, khai báo hải quan, BHXH; và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh khi doanh nghiệp cần giải quyết.
4. TOP 4 phần mềm chữ ký số uy tín nhất trên thị trường
4.1 FastCA
FastCA là một trong những phần mềm chữ ký số được uỷ quyền triển khai bởi NewCA vào ngày 28/12/2020. NewCA đã được đánh giá là một đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số chuyên nghiệp và được người dùng đánh giá cao về chất lượng. Phần mềm chữ ký số FastCA sử dụng nền tảng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại kết hợp với đó là sự cập nhật nhanh chóng những quy định mới theo pháp luật, những cải tiến công nghệ mới, qua đó đem lại cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất.
4.2 VNPT-CA
VNPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT). VNPT-CA được công nhận pháp lý như con dấu và chữ ký của doanh nghiệp. Dịch vụ này cho phép ký kết các hợp đồng, văn bản, tài liệu và thực hiện giao dịch điện tử trực tuyến. VNPT-CA có đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và tận tâm, tuy nhiên giá thành có thể khá cao và không phù hợp với các cá nhân và doanh nghiệp mới.
4.3 Phần mềm chữ ký số Viettel-CA
Viettel-CA (USB Token Viettel) là phần mềm quan trọng và an toàn dành cho các doanh nghiệp hiện nay. Dịch vụ này cung cấp các giải pháp hiện đại, bảo mật và mã hoá thông tin dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn cho doanh nghiệp. Viettel-CA cũng được sử dụng trong các hoạt động hành chính công như kê khai thuế, hải quan, thanh toán và giao dịch trực tuyến.
4.4 EasyCA
EasyCA là một USB Token hoặc chứng thư số dùng cho việc xác thực danh tính cá nhân và doanh nghiệp trong các giao dịch trực tuyến và tài liệu điện tử. Nó tương đương với CMND hoặc thẻ CCCD và giúp đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật trong các cuộc giao dịch trực tuyến.
5. Kết luận
Trên đây là một số phần mềm chữ ký số uy tín, dễ sử dụng doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Để được tư vấn cụ thể hơn về FastCA, phần mềm ký số uy tín hàng đầu hiện nay, bạn hãy để lại thông tin dưới đây, chuyên viên của chúng tôi sẽ tư vấn cụ thể hơn.
