Sai tên công ty trên hóa đơn là một trong những lỗi thông tin thường gặp khi lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp sai tên công ty đều phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Từ ngày 01/07/2026, cách xử lý hóa đơn sai tên công ty được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tùy vào việc hóa đơn có đồng thời sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hay các nội dung bắt buộc khác hay không mà doanh nghiệp sẽ có cách xử lý khác nhau. Theo dõi ngay bài viết dưới đây của FastCA để nắm được các cách sửa nhanh chóng, đơn giản nhất nhé.
Xuất hóa đơn sai tên công ty có điều chỉnh được không?
Sai tên công ty trên hóa đơn được hiểu là trường thông tin về tên người mua/tên công ty trên hóa đơn được ghi nhận không chính xác, chẳng hạn như ghi sai tên doanh nghiệp, thiếu hoặc thừa một phần tên, nhầm tên doanh nghiệp hoặc thể hiện tên không đúng với thông tin đăng ký. Trường hợp này có thể xảy ra dù mã số thuế và các thông tin khác trên hóa đơn vẫn đúng, nhưng cũng có thể đi kèm sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc những nội dung bắt buộc khác.
Vậy sai tên công ty có điều chỉnh được không? Câu trả lời là CÓ, nhưng không phải trường hợp nào cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần xác định chính xác phạm vi sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý.
Nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa ghi trên hóa đơn không sai thì không phải lập lại hóa đơn. Ngược lại, nếu sai tên công ty đồng thời sai một hoặc nhiều nội dung quan trọng khác thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Như vậy, câu hỏi quan trọng không chỉ là xuất sai tên công ty có điều chỉnh được không, mà còn là hóa đơn đang sai ở những nội dung nào. Hai trường hợp cụ thể được phân tích dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng cách xử lý.
Cách xử lý khi xuất sai tên công ty trên hóa đơn
Để xử lý hóa đơn sai tên công ty đúng quy định, doanh nghiệp trước tiên cần kiểm tra toàn bộ thông tin trên hóa đơn thay vì chỉ nhìn vào phần tên người mua. Việc xác định hóa đơn thuộc trường hợp nào sẽ quyết định doanh nghiệp chỉ cần thông báo sai sót hay phải lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Cơ sở pháp lý
Các quy định về hóa đơn điện tử đã có sự thay đổi theo từng giai đoạn. Vì vậy, khi tìm hiểu cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty, doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn để áp dụng đúng văn bản.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Đây là văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Nghị định 70 đã bổ sung, điều chỉnh nhiều quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, trong đó có các trường hợp được thông báo sai sót hoặc phải điều chỉnh, thay thế hóa đơn.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Đây là văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Thông tư này từng là một trong những căn cứ quan trọng để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong giai đoạn trước khi hệ thống quy định mới từ năm 2026 được áp dụng.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC: Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực và quy định việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót tại Điều 10. Đây là căn cứ trực tiếp cần ưu tiên khi xử lý hóa đơn sai sót phát hiện trong giai đoạn hiện hành.
Nhìn chung, các quy định qua từng giai đoạn đều hướng đến việc phân loại sai sót để lựa chọn cách xử lý phù hợp. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng Nghị định 70, Thông tư 78 và Thông tư 91 có nội dung hoàn toàn giống nhau. Đối với hóa đơn thuộc phạm vi áp dụng của quy định mới từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần căn cứ vào Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC để xử lý. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế mới.
Dựa trên quy định hiện hành tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có thể khái quát cách xử lý hóa đơn sai tên công ty thành 2 trường hợp sau:
| Trường hợp | Nội dung sai | Cách xử lý |
| TH1 | Chỉ sai tên công ty hoặc các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ… nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn | Thông báo cho người mua về sai sót; không phải lập lại hóa đơn; thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| TH2 | Sai tên công ty đồng thời sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách/chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Thông báo sai sót theo quy định và có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
TH1: Xử lý hóa đơn sai tên công ty nhưng không sai các nội dung khác
Cách xử lý trong trường hợp này được thực hiện qua 2 bước:
- Bước 1: Người bán cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã được lập có sai sót. Với trường hợp này, người bán không phải lập lại hóa đơn.
- Bước 2: Sau khi thông báo cho người mua, người bán thực hiện gửi thông báo về hóa đơn điện tử đã lập sai đến cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
(Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
TH2: Xử lý sai tên công ty trên hóa đơn và có sai các nội dung khác
Nếu hóa đơn không chỉ bị sai tên công ty mà còn có sai sót về mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán được lựa chọn một trong hai phương án là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Việc xử lý hóa đơn trong trường hợp này được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai, người bán và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần lập văn bản thỏa thuận, nêu rõ nội dung sai sót và lưu tại đơn vị.
Tuy nhiên, văn bản này không bắt buộc nếu thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Căn cứ nội dung sai sót, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn điều chỉnh: Ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”. Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
- Hóa đơn thay thế: Ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Người bán ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua nếu sử dụng hóa đơn không có mã. Với hóa đơn có mã, người bán gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
(Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn sai tên công ty theo Thông tư 91
Khi xử lý hóa đơn sai tên công ty, kế toán cần xác định đúng trường hợp sai sót và lưu ý thêm một số quy định về xử lý nhiều hóa đơn, xử lý sai sót lặp lại và kê khai thuế.
Lưu ý 1: Có thể xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng
Nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng có cùng thông tin về tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất và cùng phát sinh sai sót, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn này. Đồng thời, doanh nghiệp phải đính kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Lưu ý 2: Sai tiếp sau khi đã điều chỉnh hoặc thay thế
Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý sau phải tiếp tục áp dụng hình thức đã sử dụng ở lần đầu. Với hóa đơn điều chỉnh giá trị, phần tăng ghi số dương, phần giảm ghi số âm theo thực tế điều chỉnh.
Lưu ý 3: Không phải lúc nào cũng được chọn điều chỉnh hoặc thay thế
Đối với một số trường hợp đặc thù, người bán không được tùy chọn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế mà phải áp dụng đúng hình thức theo quy định. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ loại hóa đơn và nội dung sai trước khi xử lý.
Lưu ý 4: Một số hóa đơn phải lập hóa đơn thay thế
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và một số hóa đơn liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, khi có sai sót, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định.
Lưu ý 5: Kê khai đúng kỳ đối với hóa đơn điều chỉnh
Nếu hóa đơn ban đầu không sai nhưng phát sinh chiết khấu, trả lại hàng hoặc thay đổi giao dịch thì hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp điều chỉnh do hóa đơn đầu ra có sai sót thì thực hiện kê khai bổ sung về kỳ gốc; với hóa đơn đầu vào, việc kê khai phụ thuộc vào việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn hay không.
Các câu hỏi thường gặp về sai tên công ty trên hóa đơn
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về các tình huống khiến kế toán băn khoăn khi phát hiện hóa đơn sai tên công ty kèm giải đáp chi tiết, cùng tham khảo ngay để nắm rõ câu trả lời nhé.
Câu 1: Tên công ty bị viết tắt trên hóa đơn có được coi là sai thông tin không?
Có, đây là trường hợp sai thông tin. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp viết tắt tên công ty đều được xem là sai sót nghiêm trọng. Nếu tên bị viết tắt nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều chính xác thì thuộc trường hợp chỉ sai tên. Khi đó, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
Câu 2: Xuất hóa đơn sai tên công ty có làm mẫu 04 được không?
Có. Nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì doanh nghiệp có thể xử lý theo TH1. Khi đó, người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế và không phải lập hóa đơn mới.
Câu 3: Xuất hóa đơn sai tên công ty thì điều chỉnh hay thay thế?
Nếu chỉ sai tên công ty và các thông tin quan trọng khác đều đúng thì không cần điều chỉnh hoặc thay thế, chỉ cần xử lý theo TH1. Nếu sai tên công ty đồng thời sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Sai tên công ty trên hóa đơn không phải lúc nào cũng phải lập hóa đơn mới. Nếu chỉ sai tên nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng, doanh nghiệp có thể xử lý theo trường hợp không phải lập lại hóa đơn và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu sai tên kèm các nội dung quan trọng khác, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Vì vậy, khi phát hiện hóa đơn sai tên công ty, kế toán nên kiểm tra toàn bộ thông tin trên hóa đơn và xác định đúng trường hợp trước khi xử lý, tránh điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn khi không cần thiết.
