Trong quá trình kê khai thuế, các doanh nghiệp sẽ khó tránh khỏi các sai sót như kê khai thiếu hóa đơn đầu vào, sai doanh thu đầu ra hoặc nhầm chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT. Khi đó, việc kê khai bổ sung thuế GTGT đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh số liệu kịp thời, hạn chế rủi ro bị xử phạt.
Bài viết dưới đây của FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai bổ sung thuế GTGT theo TT80, cập nhật mới nhất về mẫu 01/KHBS, nguyên tắc và thời hạn kê khai theo quy định hiện hành.
Tổng quan về kê khai bổ sung thuế GTGT
Kê khai bổ sung thuế GTGT là việc người nộp thuế thực hiện điều chỉnh lại hồ sơ khai thuế đã nộp trước đó khi phát hiện có sai sót, nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp, số thuế được khấu trừ hoặc số thuế đề nghị hoàn.
Theo Luật Quản lý thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi tự phát hiện sai sót hoặc được cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh theo đúng quy định.
Các trường hợp kê khai bổ sung thuế GTGT
Người nộp thuế phải thực hiện kê khai bổ sung thuế GTGT khi phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc số thuế được khấu trừ. Một số trường hợp phổ biến gồm:
- Kê khai thiếu hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra.
- Sai doanh thu tính thuế GTGT.
- Sai thuế suất hoặc số thuế GTGT phải nộp.
- Sai số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau.
- Sai thông tin hoặc chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT.
Tùy từng tình huống, doanh nghiệp sẽ thực hiện khai bổ sung theo quy định sau:
- Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ cần nộp bản giải trình và tài liệu liên quan.
- Trường hợp chưa nộp hồ sơ quyết toán năm thì thực hiện khai bổ sung tại kỳ tháng hoặc quý có sai sót và tổng hợp vào hồ sơ quyết toán năm.
- Trường hợp đã nộp hồ sơ quyết toán năm thì thực hiện khai bổ sung trên hồ sơ quyết toán thuế năm.
- Trường hợp khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn thì phải nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp theo quy định.
- Trường hợp kê khai bổ sung chỉ dẫn đến thay đổi số thuế GTGT được khấu trừ chuyển sang kỳ sau thì người nộp thuế thực hiện điều chỉnh vào kỳ tính thuế hiện tại.
Nguyên tắc kê khai bổ sung thuế GTGT
Để việc kê khai bổ sung thuế GTGT đúng quy định và hạn chế phát sinh sai sót tiếp theo, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng dưới đây:
- Sai sót phát sinh ở kỳ tính thuế nào thì thực hiện kê khai bổ sung tại đúng kỳ đó, không điều chỉnh sang kỳ hiện tại.
- Mỗi hồ sơ khai thuế có sai sót phải được kê khai bổ sung riêng biệt, không gộp nhiều kỳ thuế trong cùng một lần điều chỉnh.
- Trường hợp kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế được khấu trừ, hoàn thuế thì người nộp thuế phải nộp đầy đủ phần chênh lệch phát sinh cùng tiền chậm nộp theo quy định.
- Nếu việc bổ sung không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế thì trong một số trường hợp chỉ cần nộp văn bản giải trình kèm tài liệu liên quan mà không phải lập lại tờ khai bổ sung.
- Việc khai bổ sung cần được thực hiện trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra tại doanh nghiệp.
Trên thực tế, nhiều kế toán thường tập trung vào thao tác trên phần mềm mà bỏ qua các nguyên tắc pháp lý quan trọng khi lập hồ sơ bổ sung. Hiểu đúng bản chất và thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình kê khai bổ sung thuế GTGT diễn ra thuận lợi, hạn chế phải điều chỉnh nhiều lần.
Thời hạn kê khai bổ sung thuế GTGT
Căn cứ theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có quyền thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong vòng 10 năm tính từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh sai sót. Tuy nhiên, việc khai bổ sung phải được thực hiện trước thời điểm cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra hoặc kiểm tra.
Đối với thuế GTGT đầu vào bị bỏ sót, doanh nghiệp được kê khai bổ sung trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Đây cũng là nội dung nhiều kế toán quan tâm khi tìm hiểu về thời hạn kê khai bổ sung thuế GTGT đầu vào.
Mẫu tờ khai bổ sung thuế GTGT mới nhất
Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung thuế GTGT bằng Mẫu số 01/KHBS được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là mẫu biểu áp dụng thống nhất cho nhiều loại thuế nhằm giải trình các sai sót phát sinh và xác định số thuế cần điều chỉnh tăng hoặc giảm của những kỳ kê khai trước đó.
Khi lập hồ sơ khai bổ sung, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Tờ khai bổ sung theo Mẫu 01/KHBS.
- Tờ khai thuế của kỳ phát sinh sai sót sau khi đã điều chỉnh lại số liệu chính xác.
- Các tài liệu, chứng từ liên quan phục vụ việc giải trình khi cần thiết.
Trong quá trình lập tờ khai bổ sung thuế GTGT, doanh nghiệp cần chú ý một số chỉ tiêu quan trọng trên mẫu 01/KHBS như:
- Chỉ tiêu [01] – Kỳ tính thuế: Ghi đúng kỳ thuế phát sinh sai sót cần điều chỉnh, không ghi kỳ hiện tại đang thực hiện kê khai bổ sung.
- Chỉ tiêu [02] – Lần bổ sung: Thể hiện số lần doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung cho kỳ thuế đó, nếu bổ sung lần đầu thì ghi số 1.
- Chỉ tiêu [04], [05]: Kê khai thông tin người nộp thuế gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ.
- Phần B – Điều chỉnh nghĩa vụ thuế: Dùng để xác định khoản chênh lệch thuế phát sinh do kê khai sai trước đó.
- Chỉ tiêu [37]: Phản ánh số thuế GTGT phải nộp tăng thêm của các kỳ trước.
- Chỉ tiêu [38]: Ghi nhận số thuế GTGT được điều chỉnh giảm của các kỳ đã kê khai.
Hướng dẫn kê khai bổ sung thuế GTGT theo TT80 chi tiết
Khi phát hiện tờ khai thuế GTGT đã nộp có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung theo đúng quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn kê khai bổ sung thuế GTGT theo TT80 theo quy trình phổ biến trên phần mềm HTKK/eTax hiện nay.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK
Người nộp thuế đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của doanh nghiệp để thực hiện lập tờ khai bổ sung thuế GTGT.
Sau khi đăng nhập, chọn đúng loại thuế cần điều chỉnh là:
- Thuế Giá trị gia tăng.
- Tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 2: Chọn kỳ tính thuế bị sai sót
Xác định chính xác tháng hoặc quý phát sinh sai sót và chọn đúng kỳ kê khai cần bổ sung.
Nguyên tắc khi kê khai bổ sung là:
- Sai kỳ nào thì điều chỉnh tại đúng kỳ đó.
- Không kê khai điều chỉnh sang kỳ hiện tại.
Bước 3: Tick chọn trạng thái “Tờ khai bổ sung”
Tại giao diện chọn kỳ kê khai, doanh nghiệp thực hiện:
- Tick chọn “Tờ khai bổ sung”.
- Chọn số lần bổ sung tương ứng.
- Kiểm tra lại ngày lập tờ khai bổ sung trước khi tiếp tục.
Nếu đây là lần đầu kê khai bổ sung cho kỳ đó thì chọn “Lần 1”.
Bước 4: Mở tờ khai điều chỉnh
Sau khi hoàn tất thông tin kỳ kê khai và trạng thái bổ sung, nhấn “Đồng ý” để hệ thống mở tờ khai điều chỉnh bổ sung. Lúc này, phần mềm HTKK sẽ hiển thị toàn bộ số liệu của tờ khai đã nộp trước đó để doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh.
Bước 5: Điều chỉnh số liệu trên tờ khai
Đây là bước quan trọng nhất trong cách kê khai bổ sung thuế GTGT. Nguyên tắc thực hiện là:
- Chỉ tiêu nào kê khai sai thì thực hiện điều chỉnh lại đúng chỉ tiêu đó.
- Sai ở đâu sửa ở đó.
Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thừa hóa đơn đầu vào, kê khai sai thuế GTGT được khấu trừ hoặc phải giảm thuế đầu vào thì thực hiện:
- Điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã mua vào.
- Điều chỉnh giảm khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Điều chỉnh lại các chỉ tiêu có liên quan trên tờ khai.
Thông thường sẽ liên quan đến các chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu [23].
- Chỉ tiêu [24].
- Chỉ tiêu [25].
Doanh nghiệp cần loại bỏ phần hóa đơn hoặc số thuế đã kê khai thừa để đưa số liệu về đúng thực tế.
Trường hợp 2: Điều chỉnh tăng thuế GTGT đầu ra
Nếu doanh nghiệp kê khai thiếu doanh thu bán ra hoặc thiếu thuế GTGT đầu ra phải nộp thì cần:
- Bổ sung doanh thu chịu thuế còn thiếu.
- Điều chỉnh tăng số thuế GTGT đầu ra.
- Cập nhật lại các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu và thuế đầu ra.
Việc kê khai bổ sung trong trường hợp này có thể làm tăng số thuế phải nộp và phát sinh tiền chậm nộp theo quy định.
Bước 6: Kiểm tra chênh lệch sau điều chỉnh
Sau khi cập nhật số liệu đúng, phần mềm HTKK sẽ tự động xác định:
- Số thuế có sự chênh lệch tăng hoặc giảm.
- Khoản thuế còn được khấu trừ sẽ được chuyển sang kỳ tiếp theo.
- Khoản thuế cần nộp thêm (nếu có).
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các chỉ tiêu trước khi kết xuất hồ sơ.
Bước 7: Hoàn thiện tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS
Tiến hành rà soát lại toàn bộ nội dung trên mẫu 01/KHBS, đặc biệt là:
- Kỳ tính thuế.
- Số lần bổ sung.
- Các chỉ tiêu điều chỉnh tăng/giảm nghĩa vụ thuế.
- Số thuế chênh lệch phát sinh.
Đảm bảo dữ liệu giữa tờ khai bổ sung và tờ khai điều chỉnh khớp nhau hoàn toàn.
Bước 8: Lập bản giải trình khai bổ sung
Doanh nghiệp thực hiện lập bản giải trình khai bổ sung theo mẫu quy định để giải thích:
- Nội dung sai sót.
- Nguyên nhân phát sinh khoản thuế sai lệch.
- Cách xử lý và điều chỉnh số liệu.
Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ khai bổ sung thuế GTGT.
Bước 9: Kết xuất hồ sơ XML
Sau khi hoàn tất kê khai, người nộp thuế tiến hành kết xuất hồ sơ dưới định dạng XML để chuẩn bị nộp qua cổng thuế điện tử.
Hồ sơ thường bao gồm:
- Tờ khai bổ sung 01/KHBS.
- Tờ khai điều chỉnh của kỳ sai sót.
- Bản giải trình bổ sung.
Bước 10: Nộp hồ sơ khai bổ sung qua eTax
Đăng nhập hệ thống thuế điện tử và thực hiện nộp hồ sơ khai bổ sung cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Sau khi gửi thành công, doanh nghiệp cần lưu lại:
- Thông báo tiếp nhận hồ sơ.
- Biên nhận nộp tờ khai điện tử.
Bước 11: Nộp bổ sung tiền thuế và tiền chậm nộp
Nếu việc kê khai bổ sung làm tăng số thuế GTGT phải nộp thì doanh nghiệp phải:
- Nộp đủ phần thuế còn thiếu.
- Nộp tiền chậm nộp theo mức quy định hiện hành.
Tiền chậm nộp được tính từ ngày tiếp theo sau hạn nộp thuế của kỳ phát sinh sai sót.
Bước 12: Lưu trữ hồ sơ kê khai bổ sung
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ để phục vụ công tác giải trình, thanh tra hoặc kiểm tra thuế sau này, bao gồm:
- Tờ khai bổ sung.
- Bản giải trình.
- Hóa đơn, chứng từ liên quan.
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Thông báo tiếp nhận hồ sơ điện tử.
Lưu ý khi kê khai thuế bổ sung làm tăng/giảm số tiền thuế phải nộp
Khi thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ thuế, người nộp thuế cần lưu ý nghĩa vụ về tiền chậm nộp nếu việc điều chỉnh làm phát sinh chênh lệch số thuế phải nộp hoặc số tiền thuế đã được hoàn. Một số lưu ý quan trọng bao gồm:
- Trường hợp kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, người nộp thuế phải nộp thêm phần thuế còn thiếu và tiền chậm nộp theo quy định.
- Khoản tiền chậm nộp được xác định kể từ ngày liền sau thời hạn cuối cùng phải nộp thuế của kỳ kê khai có sai sót đến ngày liền kề trước ngày hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
- Nếu kê khai bổ sung làm giảm số tiền thuế đã được hoàn, doanh nghiệp phải hoàn trả số thuế chênh lệch và nộp thêm tiền chậm nộp tính từ ngày nhận tiền hoàn thuế từ ngân sách nhà nước.
- Mức tính tiền chậm nộp hiện nay là 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp hoặc số tiền hoàn thuế phải thu hồi.
- Thời gian tính tiền chậm nộp được tính liên tục cho đến trước ngày người nộp thuế nộp đủ tiền vào ngân sách nhà nước.
- Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ số liệu, hóa đơn và chứng từ trước khi nộp tờ khai bổ sung để tránh phát sinh sai sót nhiều lần.
- Hồ sơ kê khai bổ sung cần lưu đầy đủ tờ khai, bản giải trình và chứng từ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
Kê khai bổ sung thuế GTGT là nghiệp vụ quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để hạn chế rủi ro về thuế. Hy vọng bài viết trên của FastCA sẽ giúp bạn nắm rõ nguyên tắc, thời hạn và quy trình lập tờ khai bổ sung thuế GTGT theo TT80 sẽ giúp doanh nghiệp xử lý sai sót nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác cho hồ sơ thuế và tránh phát sinh các khoản xử phạt không đáng có.
