Chuyển đổi số trong hộ kinh doanh có thể gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là khi chuyển từ mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình kinh doanh số.
Đánh giá tổng quan tình hình chuyển đổi số trong hộ kinh doanh tại Việt Nam
Theo thống kê, cả nước có khoảng 870.000 doanh nghiệp đang hoạt động; hơn 26.000 hợp tác xã với tổng số 6,8 triệu thành viên, 2,5 triệu lao động và hơn 5,1 triệu hộ kinh doanh. Quy mô các cơ sở sản xuất kinh doanh ở Việt Nam chủ yếu là nhỏ và siêu nhỏ (hầu hết hộ kinh doanh là quy mô siêu nhỏ; trong các doanh nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chiếm trên 94%, doanh nghiệp quy mô vừa và lớn chiếm khoảng gần 6%).
Theo đánh giá của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam trở nên sôi động, đặc biệt là khối kinh tế tư nhân, khối doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chính vì vậy, hoạt động chuyển đổi số trên thực tế đã diễn ra như một nhu cầu tự nhiên của rất nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, đặc biệt là chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng hành vi tiêu dùng đang thay đổi của khách hàng.
Có thể dễ dàng nhận thấy một tỷ trọng không nhỏ các cơ sở sản xuất kinh doanh đã ứng dụng các phần mềm, giải pháp vào hoạt động quản lý bán hàng, bán hàng trực tuyến, đa kênh, tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị kênh phân phối, cụ thể: khoảng 100.000 cửa hàng tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm Kiot Việt cho hoạt động quản lý bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ và bán hàng đa kênh; hàng trăm nghìn cơ sở sản xuất kinh doanh đang trực tiếp kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Sendo, Tiki, Lazada, Shopee…; một tỷ trọng lớn các doanh nghiệp Việt Nam (hàng trăm nghìn doanh nghiệp) đã sử dụng tiếp thị số (digital marketing) như là một phương pháp tiếp thị quan trọng (chiếm khoảng hơn 20% trong tổng chi tiêu quảng cáo tại Việt Nam) trong hoạt động tiếp thị, bán hàng; các nền tảng tiếp thị số chủ yếu có thể nói đến như Facebook, Google, Youtube, Tiktok, Instagram, 24h, admicro, eclick, adtima…
Bộ Kế hoạch và Đầu tư khẳng định, đối với chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp, dù rằng việc chuyển đổi còn chậm, thể hiện qua số lượng không nhiều doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp ERP, HRM, E-Office, phần mềm chấm công, tính lương…, có một tỷ lệ tương đối lớn các doanh nghiệp đã chuyển đổi số hoạt động quản trị, vận hành nội bộ ở mức cơ bản.
Thời gian vừa qua, Chính phủ cũng đã ban hành nhiều chính sách hướng đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhằm tạo đòn bẩy thúc đẩy chuyển đổi số mạnh mẽ hơn nữa đối với nhóm đối tượng này, có thể kể tới: Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định về nghiệp vụ kế toán HKD cá thể; Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về nghiệp vụ hóa đơn điện tử; Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về nghiệp vụ kê khai thuế dành cho HKD.
Theo đó, từ năm 2022, mỗi hộ kinh doanh đều bắt buộc phải có trong tay những công cụ số đáp ứng quy định của Chính phủ bao gồm phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Nhận thấy nhu cầu cấp thiết phải chuyển đổi số, nhưng trong thực tế, để làm được điều này lại không hề dễ dàng với các hộ kinh doanh do những đặc trưng của mô hình, đối tượng, phạm vi… kinh doanh. Vì vậy, việc các hộ kinh doanh gặp không ít khó khăn để có thể đáp ứng những yêu cầu kể trên khá phổ biến.
Bên cạnh các lợi ích về tính kinh tế, tiết kiệm chi phí, các hộ kinh doanh còn có đặc điểm chung là cần có một công cụ chuyển đổi số dễ hiểu, dễ thao tác, tiện lợi và an toàn, đồng thời có thể thực hiện được tất cả những nghiệp vụ phục vụ kinh doanh.
Những khó khăn khi áp dụng chuyển đổi số trong hộ kinh doanh
Chi phí đầu tư ban đầu: Quá trình chuyển đổi số thường đòi hỏi đầu tư lớn cho việc mua sắm và triển khai các công nghệ mới, cũng như đào tạo nhân viên.
Khả năng hấp thụ công nghệ của nhân viên: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng với công nghệ mới, đặc biệt là nếu họ không được đào tạo đầy đủ hoặc không thấy rõ lợi ích của chuyển đổi.
Quản lý thay đổi: Quá trình chuyển đổi đòi hỏi sự thay đổi trong cách quản lý và tổ chức công việc. Sự chống đối từ phía nhân viên hoặc sự thiếu ổn định trong quá trình thay đổi có thể tạo ra rắc rối.
An toàn thông tin và bảo mật: Khi chuyển đổi số, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro về an toàn thông tin và bảo mật. Điều này đặc biệt quan trọng khi thông tin quan trọng của khách hàng và doanh nghiệp được lưu trữ trực tuyến.
Tính tương thích hệ thống: Các hệ thống cũ có thể không tương thích hoặc khó tích hợp với các giải pháp số mới, đặc biệt là khi doanh nghiệp đã hoạt động trong thời gian dài.
Chấp nhận của khách hàng: Khách hàng cũng có thể có sự khó chấp nhận khi doanh nghiệp thay đổi cách họ tương tác và giao tiếp, đặc biệt là nếu sự thay đổi gây ra bất tiện hoặc làm giảm chất lượng dịch vụ.
Bảo trì và cập nhật liên tục: Cần có sự chăm sóc và duy trì hệ thống số, cũng như thực hiện các cập nhật để duy trì hiệu suất và bảo đảm tính ổn định.
Để vượt qua những thách thức này, các doanh nghiệp cần phát triển kế hoạch chuyển đổi chi tiết, cung cấp đào tạo cho nhân viên, và tạo ra một văn hóa tự động hóa và chuyển đổi số trong tổ chức.
Một số biện pháp để chuyển đổi số trong hộ kinh doanh thành công
Để chuyển đổi số thành công, hộ kinh doanh có thể thực hiện một số biện pháp sau đây:
Xác định Chiến Lược Chuyển Đổi Số: Xác định mục tiêu cụ thể cho quá trình chuyển đổi số và phát triển một chiến lược chi tiết để đạt được những mục tiêu này.
Đào Tạo và Phát Triển Nhân Sự: Cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng và làm việc với công nghệ mới. Tăng cường kỹ năng số là quan trọng để đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể hiểu và áp dụng công nghệ một cách hiệu quả.
Ứng Dụng Công Nghệ Tiên Tiến: Đầu tư vào các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu lớn, Internet of Things (IoT) để cải thiện quy trình kinh doanh và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
Tích Hợp Hệ Thống: Đảm bảo tích hợp linh hoạt giữa các hệ thống khác nhau trong tổ chức. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự ngắt quãng.
Bảo Mật Thông Tin và Dữ Liệu: Tăng cường bảo mật thông tin và dữ liệu để đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đổi số. Bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng là ưu tiên hàng đầu.
Tạo Môi Trường Linh Hoạt: Phát triển một môi trường linh hoạt để khuyến khích sự sáng tạo và thích ứng nhanh chóng với thay đổi. Điều này bao gồm việc tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực về chuyển đổi số.
Tương Tác Nâng Cao với Khách Hàng: Sử dụng các kênh trực tuyến và công nghệ để tương tác với khách hàng, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn và tối ưu hóa trải nghiệm của họ.
Giữ Liên Kết Với Đối Tác Công Nghiệp: Hợp tác chặt chẽ với đối tác và nhà cung cấp để tận dụng những cơ hội hợp tác chuyển đổi số và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Theo Dõi và Đánh Giá: Thiết lập các chỉ số và hệ thống đánh giá để theo dõi quá trình chuyển đổi số và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Thực Hiện Tiếp Cận Phân Tích Dữ Liệu: Sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên thông tin và hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường và hiệu suất kinh doanh.
Chuyển đổi số là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết lâu dài từ toàn bộ tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng để duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và công nghệ.
