Chinh phục thị trường với 3 cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả

Việc xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc nâng cao doanh thu và phát triển cho mỗi doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng được cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp và mang đến hiệu quả làm việc cao?

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc xây dựng một phòng kinh doanh hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một mô hình tổ chức phòng kinh doanh phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, thúc đẩy năng suất và gia tăng doanh thu.

Bài viết này sẽ giới thiệu 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất hiện nay, cùng với ưu và nhược điểm của từng mô hình để giúp bạn lựa chọn phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Chức năng của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

Phòng kinh doanh bao gồm nhân viên kinh doanh, quản lý, đội ngũ phát triển sản phẩm và support, là phòng ban giữ nhiệm vụ thực hiện tất cả hoạt động bán sản phẩm/ dịch vụ, tư vấn khách hàng, xây dựng và duy trì quan hệ với khách hàng.

Cụ thể, phòng kinh doanh có chức năng:

• Nghiên cứu về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp để từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế để hỗ trợ cải thiện sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn
• Nghiên cứu mở rộng thị trường và tệp khách hàng tiềm năng để tăng khả năng bán hàng cho doanh nghiệp
• Quản lý kinh doanh cùng đội ngũ chuyên viên kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng chiến lược kinh doanh, tham khảo ý kiến cấp lãnh đạo và thực hiện.
• Theo dõi và đánh giá tiến độ, hiệu quả của công tác thực hiện chiến lược kinh doanh đã đề ra, đảm bảo đúng tiến độ và mang lại hiệu quả.
• Phụ trách các hoạt động giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
• Quản lý và lưu trữ thông tin, hồ sơ khách hàng thuộc nhiều tệp khách hàng như khách hàng tiềm năng, khách hàng gắn bó lâu năm, khách hàng hiện tại.

Ngoài những nhiệm vụ chính như trên, đội ngũ kinh doanh còn phối hợp cùng các phòng ban khác như đội phát triển sản phẩm, phòng marketing để cùng bàn bạc, tiến hành những chiến dịch tiếp thị để nâng cao doanh thu bán hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Để có thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ đó, ban lãnh đạo cần xây dựng phòng kinh doanh rõ ràng, minh bạch và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.

3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất

The island – Mô hình hòn đảo

Mô hình hòn đảo của phòng kinh doanh sẽ dẫn đến một môi trường kinh doanh truyền thống mà mục tiêu của nhân viên là bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. Trên thực tế có rất ít tổ chức sử dụng mô hình này.

Bạn cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng, và có thể có hoặc không một văn phòng làm việc. Tất cả chỉ có vậy.

Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ.

Nghĩa là, mỗi nhân viên kinh doanh về cơ bản phải chịu trách nhiệm cho tất cả các bước của quy trình bán hàng. Họ phải tự tìm kiếm leads, chuyển đổi thành SQLs và chốt đơn hàng.

Bởi vậy, những nhân viên kinh doanh trong mô hình này phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn. Họ cạnh tranh khốc liệt không chỉ với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường mà còn ngay với cả những đồng nghiệp trong đội nhóm.

Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

The assembly line – Mô hình dây chuyền

Mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc Cách mạng công nghiệp và xây dựng lên dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng ô tô Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.

Bạn có thể áp dụng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền cho đội ngũ bán hàng với nguyên liệu thô chính là những khách hàng tiềm năng, họ được chăm sóc và sàng lọc trong chu kỳ bán hàng. Mô hình Dây chuyền sẽ chia nhỏ lực lượng bán hàng theo chức năng thành bốn nhóm khác nhau:

• Lead generation team: Chịu trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và dữ liệu cần thiết của những người quan tâm đến sản phẩm /dịch vụ.
• Sales Development: Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
• Account Excutives: Chịu trách nhiệm chốt giao dịch. Họ gọi cho các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, thúc đẩy demo, tiếp nhận phản hồi, đưa ra mọi nỗ lực để chốt giao dịch thành công
• Customer Success: Sau khi giao dịch hoàn tất, khách hàng mới sẽ được chuyển cho nhóm này. Họ tập trung vào chăm sóc và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, tăng giá trị lâu dài (LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền thúc đẩy nhóm bán hàng chuyên môn hóa các chức năng và vai trò khác nhau. Mỗi bước của chu trình bán hàng đều có một nhóm chuyên trách. Khi khách hàng đi qua các giai đoạn: Từ khách hàng tiềm năng, đến cơ hội đủ điều kiện, đến khách hàng mới, họ sẽ được chuyển cho nhóm tiếp theo. Chính vì mỗi nhóm đều có chức năng chuyên biệt, bạn có thể giới hạn trách nhiệm cho mỗi nhóm phụ trách các KPI bán hàng khác nhau.

Bằng cách nâng cao mức độ chuyên môn hóa nhóm bán hàng, việc bạn theo dõi sâu sát và nhanh chóng phát hiện những khó khăn đang cản trở sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Mô hình nhóm (The POD)

Trong mô hình này, các nhân viên kinh doanh được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm cho một nhóm khách hàng cụ thể. Các nhóm sẽ được hỗ trợ bởi các bộ phận chức năng, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng,…

• Ưu điểm: tận dụng hiệu quả của mô hình dây chuyền trong việc phân công người và nhóm, từ đó xây dựng chiến lược nhắm vào nhóm khách hàng có tiềm năng nhất; bằng cách đa dạng hóa đội ngũ, POD giúp giảm thiểu một số vấn đề phát sinh do lỗi của con người bởi trong mô hình này, các điểm mạnh và yếu của các thành viên sẽ bổ sung cho nhau để tạo ra hiệu quả bán hàng cao nhất; tính linh hoạt cao nên sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang phát triển cần mở rộng quy mô hoạt động bán hàng.
• Nhược điểm: vì POD hoạt động dựa trên nền tảng nhóm nên việc thúc đẩy từng cá nhân phát triển gặp nhiều khó khăn; nguy cơ xảy ra xung đột khá lớn nếu các cá nhân không hợp tác hài hòa với nhau.

Vì sao cần xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh?

Doanh nghiệp muốn phát triển nhanh và bền vững thì đội ngũ nhân sự nói chung và phòng kinh doanh nói riêng cần được thiết kế cơ cấu sao cho hợp lý. Xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh cụ thể là việc CEO phân chia nhóm kinh doanh thành từng nhóm với các nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều hướng tới mục đích chung là nâng cao hiệu quả bán hàng.

Xây dựng phòng kinh doanh khoa học, hợp lý là nền móng cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một nền móng hoạt động vững chắc sẽ mang đến hiệu quả làm việc cao, duy trì bền vững kết quả làm việc và mang lại giá trị lâu dài cho công ty.

Cụ thể:

• Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiển thị rõ cấu trúc phòng ban và thứ tự các chức danh để CEO tiện theo dõi
• Giúp ban lãnh đạo dễ dàng liên hệ với người quản lý hay người chịu trách nhiệm khi cần
• Giúp quản lý số lượng nhân viên từng phòng ban, cách phân bổ nhân viên theo khả năng của họ hiệu quả nhất

Tóm lại, xây dựng phòng kinh doanh hợp lý cho phép nhà quản trị tận dụng được hết kỹ năng và năng lực của từng chuyên viên kinh doanh, đảm bảo vận hành hoạt động bán hàng một cách hệ thống, khoa học, đảm bảo bán hàng nhắm đúng khách hàng mục tiêu và từ đó nâng cao doanh thu cho toàn bộ doanh nghiệp.