Kể từ ngày 01/6/2025, việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ trở nên phổ biến hơn trong nhiều lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, một trong những thắc mắc lớn nhất của các đơn vị khi chuyển đổi sang hình thức này là liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải có chữ ký số hay không.
Vấn đề này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý, toàn vẹn và xác thực của hóa đơn. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định liên quan để làm rõ yêu cầu về chữ ký số đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.
Từ ngày 01/6/2025, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
…
8. Sửa đổi tên Điều 11 và sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:
“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
…
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số;
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
…
Hiện nay, tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế như sau:
Điều 11. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
2. Không bắt buộc có chữ ký số;
3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không yêu cầu bắt buộc phải có chữ ký số.
Tuy nhiên việc sử dụng Chữ ký số vẫn cần có để thực hiện những công việc sau:
+ Nộp TK01 đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với CQT
+ Truyền dữ liệu hóa đơn lên CQT hàng ngày
Chính vì vậy, cần sắm ngay Chữ ký số phù hợp để mượt mà hơn trong thao tác quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, tránh rủi ro về pháp lý nhé.
>>> Xem thêm: Kể từ ngày 01/6/2025, trường hợp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Có phải nhập mã số thuế của người mua vào hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
…
8. Sửa đổi tên Điều 11 và sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:
“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.
Theo quy định hiện hành, mã số thuế của người mua chỉ được ghi trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu người mua có yêu cầu. Vì vậy, doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải điền mã số thuế của người mua vào hóa đơn trừ khi được người mua đề nghị cung cấp thông tin này.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm bị xử phạt thế nào?
Theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
…
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
…
Theo quy định, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Lưu ý: Với cùng một hành vi vi phạm hành chính liên quan đến thuế và hóa đơn, mức phạt áp dụng cho tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt áp dụng cho cá nhân.
Việc hiểu rõ yêu cầu về chữ ký số đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/6/2025 là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Hy vọng rằng, với những phân tích chi tiết trong bài viết này, bạn đã có được câu trả lời rõ ràng về vấn đề này, từ đó chủ động trong việc chuẩn bị và triển khai hệ thống hóa đơn của mình một cách hiệu quả và hợp lệ.
Việc nắm bắt và thực hiện đúng các quy định mới sẽ góp phần vào sự minh bạch và hiện đại hóa công tác quản lý thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
>> Tham khảo Chữ ký số FastCA – top 3 Chữ ký số uy tín nhất Việt Nam
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Zalo OA: https://zalo.me/4027431816324838319
Website: https://fastca.vn/
