Rất nhiều hộ kinh doanh cá thể hiện nay vẫn băn khoăn liệu doanh thu dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Đồng thời, thắc mắc hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có cần xuất hóa đơn không và cần thực hiện như thế nào để đúng quy định pháp luật cũng rất phổ biến.
Bài viết dưới đây của FastCA sẽ cập nhật đầy đủ quy định mới nhất, giúp hộ kinh doanh hiểu rõ trường hợp nào bắt buộc, trường hợp nào được tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và quy trình triển khai thực tế.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có cần xuất hóa đơn không?
Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ đồng không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo diện áp dụng bắt buộc.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh được phép không xuất hóa đơn trong mọi trường hợp. Thực tế, hộ kinh doanh vẫn cần xuất hóa đơn khi:
- Khách hàng yêu cầu người bán xuất hóa đơn.
- Bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, tổ chức cần hóa đơn để hạch toán chi phí.
- Phát sinh giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có được phép sử dụng hóa đơn điện tử không?
Theo khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh dưới 1 tỷ hoàn toàn được phép đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thực hiện đúng thủ tục với cơ quan thuế. Nhiều hộ kinh doanh nhỏ như quán ăn, nhà thuốc, shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng điện máy, spa, salon tóc…dù doanh thu chưa đạt 1 tỷ đồng/năm vẫn có thể chủ động triển khai hóa đơn điện tử để phục vụ khách hàng và tối ưu vận hành.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sớm mang lại nhiều lợi ích như:
- Tăng tính chuyên nghiệp: Khách hàng, đặc biệt là doanh nghiệp, thường ưu tiên đơn vị có thể xuất hóa đơn điện tử đầy đủ.
- Quản lý doanh thu dễ dàng: Toàn bộ dữ liệu bán hàng được lưu trữ điện tử, dễ tra cứu và đối soát.
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, lưu kho hóa đơn giấy như trước đây.
- Hạn chế rủi ro thất lạc: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tuyến, giảm nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng.
- Thuận tiện kê khai thuế: Dữ liệu được đồng bộ nhanh chóng với cơ quan thuế và phần mềm kế toán.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ xuất hóa đơn như thế nào?
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh dưới 1 tỷ không cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, các hộ này vẫn có thể sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện hơn trong việc kê khai thuế. Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị và đăng ký theo quy định hiện hành. Dưới đây là quy trình cơ bản dành cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ muốn triển khai hóa đơn điện tử.
Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật
Bao gồm:
- Máy tính hoặc điện thoại đã có kết nối với internet.
- Email để nhận và quản lý hóa đơn.
- Chữ ký số còn hiệu lực.
- Phần mềm hóa đơn điện tử thích hợp với nhu cầu sử dụng.
Đây là những thiết bị, công cụ cơ bản để thực hiện đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Thực hiện đăng ký triển khai hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Sau khi gửi tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Khi được chấp thuận, hộ kinh doanh có thể bắt đầu phát hành hóa đơn theo đúng luật định.
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử thích hợp
Hiện nay có nhiều giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng và dễ sử dụng. Một số tiêu chí chủ HKD nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm:
- Giao diện dễ thao tác.
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Hỗ trợ lập hóa đơn nhanh.
- Có thể dùng trên điện thoại.
- Mức phí phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ.
Trong đó, xCyber Bill là một trong những sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử đang được sử dụng cực kỳ phổ biến hiện nay với nhiều ưu điểm, hỗ trợ bạn:
- Phát hành hóa đơn điện tử.
- Ký số trực tuyến.
- Quản lý hóa đơn tập trung.
- Tra cứu hóa đơn nhanh chóng.
- Đồng bộ dữ liệu thuận tiện.
Thực hiện lập và xuất hóa đơn
Sau khi hoàn tất bước đăng ký, hộ kinh doanh có thể lập hóa đơn điện tử tương tự như doanh nghiệp thông thường. Thông tin cần có hóa đơn gồm:
- Thông tin định danh: Tên hóa đơn (hóa đơn GTGT, bán hàng), ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và số hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST).
- Thông tin người mua: Mã số thuế (nếu người mua có MST), tên, địa chỉ.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền và thuế: Thành tiền (chưa thuế), thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ).
- Chữ ký và thời gian: Chữ ký số của người bán, thời điểm lập hóa đơn.
- Mã cơ quan thuế: Đối với loại HĐĐT có mã.
Sau khi lập xong, hóa đơn sẽ được ký số điện tử và gửi cho khách hàng qua email hoặc mã tra cứu. Quy trình này giúp việc bán hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và minh bạch hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
>>> Tham khảo: Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ: Quy định và cách kê khai
Thời hạn đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh có doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ là khi nào?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, trường hợp hộ kinh doanh ban đầu có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm nhưng trong năm tính thuế phát sinh doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng thì sẽ chuyển sang nhóm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.
Khi đó, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Thời gian để hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng.
Do đó, hộ kinh doanh nên thường xuyên theo dõi doanh thu thực tế để chủ động chuẩn bị chữ ký số, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, đăng ký với cơ quan thuế đúng thời hạn để tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc xử phạt do chậm áp dụng quy định bắt buộc.
Bài viết trên của FastCA đã giải đáp chi tiết cho thắc mắc hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có cần xuất hóa đơn không cùng những thông tin hữu ích khác. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc triển khai hóa đơn điện tử từ sớm không chỉ giúp hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp hơn mà còn hỗ trợ quản lý doanh thu, kê khai thuế và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Hy vọng với những chia sẻ trên, các hộ kinh doanh cá thể sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, đảm bảo các nghĩa vụ để tránh được những rắc rối khi được cơ quan nhà nước kiểm tra.
