Trong hoạt động quản trị tài chính tại doanh nghiệp, việc nhân viên nhận tiền để thực hiện công việc chung là điều diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, để số tiền này được ghi nhận hợp lệ vào chi phí, việc lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là thủ tục bắt buộc. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mẫu mới nhất và hướng dẫn cách hoàn thiện bộ hồ sơ hoàn ứng đúng quy định.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là gì?
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (hay còn gọi là giấy thanh toán tiền tạm ứng) là bảng liệt kê chi tiết các khoản tiền mà người lao động đã nhận tạm ứng trước đó, cùng với các khoản thực tế đã chi. Chứng từ này được lập ra nhằm làm căn cứ để kế toán thanh toán số tiền tạm ứng, đối trừ chênh lệch và tiến hành ghi sổ kế toán.
Sử dụng mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp:
- Minh bạch hóa các khoản thu – chi: Giúp liệt kê, đối chiếu giữa tổng số tiền nhân viên đã ứng và số tiền thực tế đã chi cho công việc.
- Căn cứ để thanh toán dứt điểm: Giúp xác định chính xác khoản chênh lệch. Nếu chi không hết, người lao động phải hoàn trả lại; nếu chi vượt mức tạm ứng, công ty sẽ chi hoàn lại phần tiền bù thêm đó.
- Cơ sở ghi sổ kế toán: Đây là chứng từ gốc quan trọng (thường đính kèm hóa đơn, vé, biên lai…) để kế toán ghi nhận chi phí hợp lý và tất toán tài khoản tạm ứng.
Bạn sẽ cần dùng đến mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng trong các trường hợp phổ biến như:
- Thanh toán chi phí sau chuyến công tác: Hồ sơ thường bao gồm Mẫu 04-TT, Giấy đi đường (có mộc xác nhận), cuống vé máy bay/thẻ lên máy bay, hóa đơn GTGT khách sạn, ăn uống, vé cầu đường…
- Thanh toán tạm ứng mua hàng hóa, vật tư: Hồ sơ yêu cầu có Mẫu 04-TT, hóa đơn GTGT (ghi tên công ty), biên bản bàn giao/phiếu nhập kho và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
Lưu ý quan trọng: Trong kế toán, người lao động rất dễ nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ tạm ứng và hoàn ứng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ 3 biểu mẫu phổ biến nhất:
| Tên biểu mẫu | Mã số | Thời điểm dùng | Mục đích sử dụng |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03 – TT | Trước khi chi | Dùng khi chưa có tiền, muốn xin công ty ứng trước một khoản để đi công tác, mua sắm vật tư. |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04 – TT | Sau khi chi | Dùng để quyết toán khoản tiền đã ứng (còn gọi là giấy đề nghị hoàn ứng). Báo cáo chi tiết đã tiêu bao nhiêu trong số tiền cầm của công ty. |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05 – TT | Sau khi chi | Dùng khi tự bỏ tiền túi ra chi (không ứng trước) và muốn công ty trả lại; hoặc đề nghị chi trả trực tiếp cho nhà cung cấp. |
Các mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chuẩn quy định
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu theo các Thông tư do Bộ Tài chính ban hành. Dưới đây là các mẫu chuẩn bạn có thể tham khảo và tải về:
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 99
Đây là biểu mẫu được cập nhật mới nhất theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sử dụng mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng này để đảm bảo tuân thủ pháp luật trong kỳ kế toán mới, đồng thời chú trọng việc đính kèm các chứng từ điện tử nếu có.
>>> Tải mẫu giấy thanh toán tạm ứng Thông tư 99 tại ĐÂY
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 200
Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, có hệ thống kế toán chi tiết. Mẫu này giúp theo dõi chặt chẽ tài khoản 141.
>>> Tải về: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng Thông tư 200
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 133
Nếu đơn vị của bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hãy sử dụng mẫu giấy thanh toán tạm ứng được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán của quy mô công ty.
>>> Tải về: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng Thông tư 133
Hướng dẫn ghi giấy đề nghị thanh toán tạm ứng – Mẫu số 04 – TT
Để mẫu đề nghị hoàn ứng được duyệt nhanh chóng và hợp lệ, người lập và kế toán cần điền chính xác các thông tin theo hướng dẫn sau:
Phần thông tin chung:
- Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị và bộ phận công tác.
- Ngày, tháng, năm: Điền chính xác thời điểm lập giấy thanh toán.
- Số: Số hiệu của giấy thanh toán (do kế toán ghi).
- Họ tên, bộ phận: Điền đầy đủ thông tin của người đề nghị thanh toán tiền tạm ứng.
Phần bảng chi tiết: Dựa vào sổ theo dõi tạm ứng và các chứng từ gốc (hóa đơn, biên lai), bạn hoàn thiện bảng như sau:
- Mục I – Số tiền tạm ứng: Đây là tổng số tiền bạn đang giữ của công ty, bao gồm:
- Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Ghi số dư tạm ứng từ kỳ trước chuyển sang (nếu có).
- Số tạm ứng kỳ này: Kê khai chi tiết từng Phiếu chi tạm ứng bạn đã nhận trong kỳ (Ví dụ: Phiếu chi số 101 ngày 01/01/2026; Phiếu chi số 105 ngày 05/01/2026).
- Mục II – Số tiền đã chi:
- Liệt kê các khoản thực chi cho công việc dựa trên hóa đơn đỏ, vé cầu đường, biên lai…
- Mỗi chứng từ ghi trên một dòng, ghi rõ số hiệu và ngày tháng chứng từ. Chỉ kê khai các khoản chi hợp lệ và có chứng từ gốc đi kèm.
- Mục III – Chênh lệch: Kết quả đối trừ giữa Mục I (Tiền đã ứng) và Mục II (Tiền đã tiêu):
- Dòng 1 – Số tạm ứng chi không hết (I > II): Khoản tiền thừa bạn phải nộp lại quỹ hoặc bị trừ vào lương.
- Dòng 2 – Chi quá số tạm ứng (II > I): Bạn đã bỏ tiền túi ra bù thêm, công ty sẽ chi hoàn lại khoản này cho bạn.
Lưu ý kế toán: Khi hạch toán, kế toán sử dụng tài khoản 141. Chỉ khi hoàn thành quyết toán dứt điểm khoản ứng cũ mới nên cấp tạm ứng mới cho nhân viên.
Tham khảo quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng
Để đảm bảo việc cấp phát, quản lý và thanh toán diễn ra minh bạch, quy trình hoàn ứng tại các doanh nghiệp thường bao gồm 8 bước như sau:
Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng
Người lao động lập giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), điền đủ thông tin: họ tên, bộ phận, số tiền, mục đích, thời gian hoàn ứng và tài liệu đính kèm.
Bước 2: Phê duyệt của trưởng bộ phận
Trưởng bộ phận trực tiếp xem xét tính hợp lý, ký duyệt và chuyển đến phòng Tài chính – Kế toán. Với khoản tiền lớn, cần sự phê duyệt của Ban giám đốc.
Bước 3: Xác nhận của phòng Tài chính – Kế toán
Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của giấy đề nghị, đảm bảo số tiền và mục đích phù hợp quy định công ty.
Bước 4: Cấp tiền tạm ứng
Trình ký Ban giám đốc. Nếu được duyệt, kế toán lập phiếu chi và cấp tiền. (Nếu bị từ chối, người đề nghị cần kiểm tra lại thông tin).
Bước 5: Lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Sau khi sử dụng xong)
Người nhận tiền tiến hành lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 04-TT) gửi trưởng bộ phận phê duyệt, kèm theo toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ.
Bước 6: Thực hiện thanh toán tạm ứng
Trưởng bộ phận duyệt xong, hồ sơ được gửi cho kế toán. Kế toán viên kiểm tra tính chính xác của chi phí, hóa đơn và tính toán phần chênh lệch.
Bước 7: Lập phiếu thu / phiếu chi
Kế toán lập Phiếu thu (để thu lại tiền tạm ứng thừa) hoặc Phiếu chi (để chi thêm phần tiền người lao động đã ứng ra chi lố) và chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
Bước 8: Quyết toán và lưu trữ
Hoàn tất việc nộp lại tiền thừa hoặc nhận tiền thiếu. Kế toán cập nhật sổ theo dõi, ghi nhận hoàn trả, kết thúc quy trình và lưu trữ chứng từ theo quy định.
Trên đây là tổng hợp chi tiết các quy định, cách ghi cũng như các mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chuẩn xác nhất hiện nay. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hóa đơn, chứng từ gốc và điền đúng mẫu đề nghị hoàn ứng sẽ giúp người lao động tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp bộ phận kế toán hạch toán, đối soát dòng tiền một cách nhanh chóng, minh bạch. Đừng quên tải các mẫu biểu phù hợp với thông tư mà doanh nghiệp bạn đang áp dụng để triển khai vào công việc ngay nhé!
