Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng các giải pháp điện tử trong quản lý và giao dịch ngày càng phổ biến. Trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, chữ ký điện tử đóng vai trò quan trọng để đảm bảo an toàn, bảo mật và tính pháp lý cho các giao dịch. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn thắc mắc về việc sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử thay thế cho chữ ký điện tử khi giao dịch với bảo hiểm xã hội. Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc cùng bạn:
Doanh nghiệp khi giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội thì có cần phải có chứng thư số để tiến hành ký điện tử không?
Về vấn đề này, tại Điều 4 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:
Sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử
- Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
- Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử.
Dựa trên các quy định, khi thực hiện giao dịch điện tử với an ninh cơ sở dữ liệu, cần phải sử dụng chữ điện tử, có thể thực hiện công việc sử dụng chữ số và mã hóa xác thực giao dịch điện tử.
Mã xác thực giao dịch điện tử chỉ áp dụng cho trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo mật xã hội mà chưa có chứng chỉ thư. Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng chứng chỉ số có hiệu lực là bắt buộc để tiến hành ký điện tử.
Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội được thực hiện như thế nào?
Việc đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ sở bảo mật an toàn được quy định tại tài khoản 1 Điều 7 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cấm hành theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017
(1) Đối với tổ chức, cá nhân:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để kê khai và thu thuế đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (mẫu số 01/ĐK-GD), hoặc gửi bản giấy đến cơ quan bảo hiểm xã hội;
- Đối với những cá nhân chưa có chữ số và muốn đăng ký sử dụng giao thức điện tử để tấn công các chế độ bảo mật, cần có cơ sở hạ tầng xã hội để đăng ký và tham chiếu theo hướng dẫn thông tin
(2) Đối với cơ sở bảo hiểm xã hội và hệ thống quản lý thông tin:
- Sau khi tiếp tục thu thuế khai báo, hãy kiểm tra các khai báo thông tin; nếu đủ điều kiện, trong vòng 03 ngày, sẽ cung cấp và kích hoạt dịch vụ bảo mật an ninh mạng giao dịch tài khoản cho tổ chức, cá nhân và gửi thông báo qua email;
- Nếu không đủ điều kiện, sẽ gửi thông báo (mẫu số 01/TB-GDĐT) đến địa chỉ email của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ gồm những gì?
Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 3 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:
Chứng từ BHXH điện tử
1. Các loại chứng từ BHXH điện tử
a) Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.
b) Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:
– Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;
– Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;
– Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
…
Theo đó, hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ gồm:
- Hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
- Hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Hồ sơ giám định, thanh toán chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế
Và các hồ sơ này đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.
Hy vọng, bài viết này sẽ giúp ích cho bạn!
—————————————-
📍Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
🌐Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
📧 Email: info@fastca.vn
☎️ Hotline: 08.1900.2158
📞Website: https://fastca.vn/
#FastCA
