Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc luân chuyển dòng tiền để phục vụ các mục đích công việc tức thời là điều diễn ra hàng ngày. Để đảm bảo tính minh bạch và chặt chẽ trong kế toán, giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ không thể thiếu. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ các mẫu giấy tạm ứng theo các thông tư hiện hành và hướng dẫn cách lập chuẩn xác nhất.
Tổng quan về giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng (hay còn gọi là giấy tạm ứng) là chứng từ kế toán nội bộ do cá nhân hoặc đại diện bộ phận trong doanh nghiệp lập, gửi lên cấp quản lý có thẩm quyền nhằm xin tạm ứng một khoản tiền nhất định để thực hiện các nhiệm vụ công việc hoặc mục đích cụ thể trước khi có hóa đơn, chứng từ thanh toán chính thức.
Doanh nghiệp nên yêu cầu lập giấy đề nghị tạm ứng trong các trường hợp phổ biến sau:
- Đi công tác: Cán bộ nhân viên cần thanh toán các chi phí di chuyển, vé máy bay, khách sạn, tiền ăn uống và chi phí tiếp khách chưa thể thanh toán/quyết toán ngay.
- Mua hàng hóa – dịch vụ: Need ứng trước tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán cho nhà cung cấp, mua sắm vật tư, văn phòng phẩm phục vụ vận hành.
- Tạm ứng lương: Người lao động xin ứng trước tiền lương/thưởng trong kỳ theo chính sách nội bộ.
- Chi phí dự án, công trình: Phục vụ công trình, dự án thi công, nhiệm vụ sản xuất tại hiện trường.
- Các khoản chi phát sinh khẩn cấp: Khoản chi cần thanh toán gấp nhưng chưa có hóa đơn, chứng từ ngay tại thời điểm chi.
[Tổng hợp] Biểu mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn Thông tư
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quy mô và thời điểm áp dụng, kế toán cần lựa chọn đúng mẫu giấy đề nghị tạm ứng tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Dưới đây là bảng tổng hợp các biểu mẫu chuẩn ban hành theo các Thông tư của Bộ Tài chính:
| Biểu mẫu | Đối tượng áp dụng & Hiệu lực | Trạng thái |
| Mẫu 03-TT (Thông tư 99/2025/TT-BTC) | Cho mọi doanh nghiệp từ ngày 1/1/2026 (Thay thế TT 200) | Đang có hiệu lực |
| Mẫu 03-TT (Thông tư 200/2014/TT-BTC) | Cho mọi doanh nghiệp đến hết ngày 31/12/2025 | Đã hết hiệu lực |
| Mẫu 03-TT (Thông tư 133/2016/TT-BTC) | Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) | Đang có hiệu lực |
| Mẫu C42-HD (Thông tư 107/2017/TT-BTC) | Đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị công lập (Hết hiệu lực ngày 1/1/2025) | Đã hết hiệu lực |
| Mẫu đề nghị tạm ứng lương | Người lao động xin ứng lương, ứng tiền theo chế độ nội bộ | Áp dụng nội bộ |
| Mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng | Tạm ứng theo hợp đồng mua sắm, dịch vụ, xây dựng | Áp dụng nội bộ |
Lưu ý: Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng trên đây là không bắt buộc, chỉ mang tính chất hướng dẫn. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh biểu mẫu để phù hợp với đặc thù hoạt động, quy chế tài chính và quy trình phê duyệt nội bộ, miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung nguyên tắc theo quy định của Luật Kế toán.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99
Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99 (Thông tư 99/2025/TT-BTC) là chế độ kế toán doanh nghiệp mới nhất, chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, thay thế cho Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu này thể hiện đầy đủ các thông tin cốt lõi: người đề nghị, phòng ban, nội dung lý do tạm ứng, số tiền bằng số và bằng chữ, thời hạn hoàn ứng và đầy đủ chữ ký phê duyệt các cấp.
Tình trạng hiệu lực: Đang có hiệu lực áp dụng bắt buộc/rộng rãi từ ngày 01/01/2026.
>>> Tải File Word Mẫu 03-TT theo Thông tư 99
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 200
Trước đây, giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 200 (Mẫu 03-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tại Việt Nam.
Tình trạng hiệu lực: Hết hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Các đơn vị đang sử dụng biểu mẫu này cần chủ động đổi sang mẫu mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán mới nhất.
>>> Tải File Word Mẫu 03-TT theo Thông tư 200
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133
Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 (Mẫu 03-TT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC) được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Về cấu trúc, mẫu đơn đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133 tương đối giống với mẫu mới theo Thông tư 99, yêu cầu tối thiểu các thông tin: người đề nghị, lý do tạm ứng, số tiền, thời hạn thanh toán và chữ ký phê duyệt.
Tình trạng hiệu lực: Đang có hiệu lực áp dụng cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ.
>>> Tải File Word Mẫu 03-TT theo Thông tư 133
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 107
Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 107 (Mẫu C42-HD ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC) được dùng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan nhà nước và đơn vị công lập.
Tình trạng hiệu lực: Đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2025. Tuy nhiên, các đơn vị có thể tham khảo cấu trúc nội dung của mẫu này để tự tạo mẫu giấy đề nghị tạm ứng phù hợp với nhu cầu và quy chế tài chính nội bộ.
>>> Tham khảo File Word Mẫu C42-HD Thông tư 107
Chi tiết các mẫu đề nghị tạm ứng phổ biến hiện nay
Ngoài các biểu mẫu quy định chung theo Thông tư, trong thực tế quản lý, các doanh nghiệp thường xây dựng chi tiết các mẫu đề nghị tạm ứng cụ thể để phù hợp từng nghiệp vụ phát sinh.
Mẫu giấy tạm ứng tiền đi công tác
Khi nhân viên được cử đi công tác, mẫu giấy tạm ứng tiền đi công tác được sử dụng để đề xuất khoản tiền phục vụ di chuyển, ăn ở, tiếp khách. Mẫu này cần đi kèm bảng dự trù chi phí chi tiết để kế toán và cấp trên dễ dàng đánh giá, phê duyệt.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng
Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng (hay giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng) được sử dụng trong các giao dịch với nhà cung cấp, đơn vị thi công công trình, đối tác tư vấn hoặc hợp đồng mua sắm tài sản/dịch vụ. Đây là loại tạm ứng có giá trị lớn, vì vậy mẫu biểu cần thể hiện rõ:
- Thông tin hợp đồng (Số HĐ, Ngày ký, Tổng giá trị).
- Số tiền tạm ứng (Số tiền và tỷ lệ % theo điều khoản hợp đồng).
- Mục đích tạm ứng và thông tin tài khoản thụ hưởng.
Mẫu này thường đi kèm quy trình phê duyệt nhiều cấp hơn so với tạm ứng công tác phí hay tạm ứng lương.
Mẫu giấy tạm ứng tiền công trình
Tại các doanh nghiệp xây dựng, giao thông, cơ điện, mẫu giấy tạm ứng tiền công trình (hay giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình) được lập bởi Kỹ sư trưởng, Chỉ huy trưởng công trình hoặc Quản lý dự án. Mẫu này dùng để ứng trước nguồn tiền phục vụ mua vật tư khẩn cấp, chi trả nhân công theo giai đoạn hoặc vận hành máy móc thi công tại hiện trường công trình.
Mẫu giấy tạm ứng tiền mặt
Mẫu giấy tạm ứng tiền mặt áp dụng khi người lao động có nhu cầu rút tiền mặt trực tiếp từ quỹ của công ty để chi trả cho các công việc nhỏ lẻ, khẩn cấp như: mua văn phòng phẩm, chi sửa chữa nhỏ thiết bị, tiếp khách đột xuất hoặc nộp phí/lệ phí hành chính.
Một số lưu ý khi sử dụng giấy đề nghị tạm ứng tiền
Để đảm bảo giấy đề nghị tạm ứng tiền tính hợp lý, hợp pháp và được duyệt chi nhanh chóng, bạn cần chú ý các vấn đề sau:
- Lựa chọn đúng mẫu chứng từ: Chọn đúng mẫu theo quy chế công ty và thời điểm áp dụng (đặc biệt lưu ý Thông tư 99/2025/TT-BTC bắt đầu áp dụng từ năm 2026).
- Cách viết chuẩn xác, chi tiết:
- Góc trên bên trái ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận.
- Kính gửi đúng thẩm quyền (thường là Giám đốc/Ban Tổng giám đốc).
- Họ tên người đề nghị, bộ phận công tác ghi chính xác.
- Số tiền xin tạm ứng phải ghi rõ ràng cả bằng số và bằng chữ (không tẩy xóa).
- Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền (như: mua văn phòng phẩm, công tác phí, thanh toán hợp đồng…).
- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng, năm hoàn lại hoặc quyết toán số tiền đã tạm ứng.
- Kèm theo hồ sơ chứng minh: Với các khoản tạm ứng lớn (như tạm ứng hợp đồng, tạm ứng công trình), cần gửi kèm Bảng dự trù chi tiết, Bản sao Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng được duyệt.
- Đảm bảo nguyên tắc hoàn ứng: Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng có nghĩa vụ nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để làm thủ tục hoàn ứng. Nếu thiếu phải nộp lại tiền mặt, nếu chi vượt phải làm đề nghị thanh toán bổ sung.
Tham khảo quy trình phê duyệt giấy đề nghị tạm ứng
Quy trình phê duyệt giấy đề nghị tạm ứng trong doanh nghiệp thường được thực hiện qua 6 bước chuẩn sau:
- Bước 1 – Nhân viên lập đề nghị: Người đề nghị điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị tạm ứng, đính kèm bảng dự trù kinh phí hoặc tài liệu liên quan nếu có.
- Bước 2 – Trưởng bộ phận phê duyệt: Trưởng bộ phận xem xét tính hợp lý, sự cần thiết của khoản chi và ký xác nhận đề xuất.
- Bước 3 – Kế toán kiểm tra: Kế toán kiểm tra hạn mức, kiểm tra khoản tạm ứng tồn đọng trước đó trên tài khoản 141 và đánh giá ngân sách khả dụng.
- Bước 4 – Giám đốc/Người có thẩm quyền phê duyệt: Giám đốc xem xét và ra quyết định duyệt chi chính thức.
- Bước 5 – Thủ quỹ thực hiện chi tiền: Căn cứ giấy đề nghị đã đầy đủ chữ ký duyệt, kế toán lập phiếu chi, thủ quỹ thực hiện xuất quỹ tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng chuyển khoản giải ngân.
- Bước 6 – Quyết toán & Hoàn ứng: Sau khi kết thúc công việc, người nhận tạm ứng nộp chứng từ, hóa đơn và bảng kê để tất toán khoản tạm ứng trên TK 141.
Bài viết trên đây đã tổng hợp chi tiết toàn bộ kiến thức về giấy đề nghị tạm ứng, giới thiệu đầy đủ các mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo các Thông tư kế toán mới nhất (đặc biệt là Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm 2026) cũng như hướng dẫn cách viết và quy trình phê duyệt chuẩn. Việc tuân thủ đúng quy trình tạm ứng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý kế toán.
