Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ quan trọng, được sử dụng để chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập của cá nhân. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần cấp chứng từ này. Vậy, khi nào thì người nộp thuế cần được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và hình thức sử dụng chứng từ (bản giấy hay bản điện tử) như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các trường hợp cấp chứng từ và quy định về hình thức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Trường hợp nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Từ ngày 01/07/2022, có hai văn bản quy phạm pháp luật khác nhau cùng quy định liên quan đến việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, cụ thể gồm:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2022); và
– Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành (vẫn còn hiệu lực đến nay).
Quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong hai văn bản trên được thể hiện như sau:
– Trường hợp người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay (áp dụng với người ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và đang làm việc tại thời điểm cá nhân/tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán): không cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
(Quy định này được áp dụng thống nhất theo cả Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC.)
Lưu ý: Để biết rõ điều kiện được phép ủy quyền quyết toán thuế TNCN, vui lòng tham khảo bài viết tại THƯ VIỆN PHÁP LUẬT: Điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2022.
– Trường hợp người lao động không thực hiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay, hoặc thuộc nhóm lao động ký hợp đồng dưới 03 tháng, lao động thời vụ, thuê khoán:
+ Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu người lao động có phát sinh số thuế phải nộp.
+ Theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC: Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế chỉ thực hiện khi người lao động có yêu cầu.
Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bản giấy hay bản điện tử?
Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có ghi nhận như sau:
Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Ngoài ra, tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài Chính có quy định như sau:
Xử lý chuyển tiếp
…
5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
Kể từ ngày 01/7/2022, các tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng điện tử. Đồng thời, cần dừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và bản giấy được cơ quan thuế phát hành trước đó còn tồn.
Theo hướng dẫn tại Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, từ thời điểm trên, các chấp thuận sử dụng mẫu chứng từ tự in trước đây chính thức hết hiệu lực. Các tổ chức chi trả thu nhập chỉ được tiếp tục sử dụng chứng từ tự in đến hết ngày 30/6/2022.
Đối với các mẫu chứng từ do cơ quan thuế cấp còn tồn kho, đơn vị chi trả thu nhập cần gạch chéo và lưu trữ tại quyển, đồng thời thể hiện phần hủy bỏ tại cột tương ứng trong Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC).
Bên cạnh đó, các đơn vị có thể chủ động thiết kế và triển khai phần mềm riêng để phát hành chứng từ điện tử, không bắt buộc phải thông qua nhà cung cấp bên ngoài, miễn là đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp nào không phải đóng thuế thu nhập cá nhân?
Căn cứ vào Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về mức giảm trừ gia cảnh đối với đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:
Mức giảm trừ gia cảnh
Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 26/2012/QH13 như sau:
1. Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);
2. Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.”
Như vậy, không phải đóng thuế thu nhập cá nhân nếu tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công dưới 11 triệu đồng/tháng (nếu không có người phụ thuộc).
Việc nắm rõ quy định về thời điểm cấp và hình thức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là vô cùng quan trọng đối với cả người nộp thuế và tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết được cung cấp trong bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về các quy định liên quan và có thể thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Hãy luôn cập nhật những thay đổi mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Zalo OA: https://zalo.me/4027431816324838319
Website: https://fastca.vn/
