Chữ ký số không chỉ được khuyến khích sử dụng trong tổ chức mà còn với các cá nhân. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về việc sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức và lợi ích của nó đem lại.
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức là gì? Ứng dụng của chữ ký số các nhân trong tổ chức
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức là gì?
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức hay Chữ ký số dành cho CBNV là loại chữ ký số được cấp cho người dùng thuộc tổ chức, doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp trên môi trường điện tử.
Chữ ký cá nhân bất kỳ ai cũng có thể sử dụng với mục đích cá nhân hoặc định danh thông tin trong một công ty lớn.
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức được ứng dụng trong các lĩnh vực nào?
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức thường gắn tên của cá nhân người dùng với thông tin của tổ chức, doanh nghiệp và chức danh của người dùng đó trong tổ chức, doanh nghiệp để phục vụ cho việc đại diện cho tổ chức thực hiện các giao dịch điện tử.
Các ứng dụng trực tuyến thường cần đến chữ ký số cá nhân trong tổ chức như: hợp đồng điện tử, thương mại điện tử, thanh toán điện tử, hệ thống điều hành tác nghiệp, erp, …
Vai trò của chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Đối với một tổ chức hay công ty lớn thì chữ ký số cá nhân trong tổ chức đó đóng vai trò rất quan trọng, bởi chữ ký số được tạo bởi chứng thư số cá nhân mang giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức hay doanh nghiệp.
Giúp nhận diện chủ thể sở hữu bao gồm các thông tin đầy đủ và chi tiết theo quy định của pháp luật. Nó không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin mà còn cung cấp sự an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử.
Khi sử dụng chữ ký số các nhân trong tổ chức sẽ giúp việc kiểm soát thông tin của tất cả các bộ phận và nhân viên một cách tiện lợi và nhanh chóng, tối ưu được năng suất làm việc hoạt động hiệu quả.
Cách hoạt động của chữ ký cá nhân trong tổ chức
Chữ ký số các nhân cũng hoạt động dựa trên thuật toán KPI, sử dụng các private key của chủ sở hữu để mã hóa cùng với file đính kèm khi gửi đi.
Nhìn chung về công dụng thì chữ ký số các nhân cũng như chữ ký tay thông thường đảm nhiệm các chức năng và có giá trị ngang nhau chỉ khác ở chỗ chữ ký số chỉ dụng trên nền tảng điện tử, có khả năng sử dụng linh hoạt và tối ưu bảo mật cao hơn.
Chữ ký số các nhân cũng như chữ ký tay thông thường
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức chứa các thông tin nào?
- Tên CBNV
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu
- Chức vụ của CBNV trong tổ chức, doanh nghiệp
- Tên tổ chức, doanh nghiệp và phòng ban trực thuộc
- Số hiệu chứng thư số (Serial number)
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Khóa công khai của chứng thư số
- Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
Quy trình thực hiện triển khai chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Bước đầu tiên là xác định mục đích và nhu cầu của tổ chức về việc cho các cá nhân sử dụng chữ ký các nhân trong tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định tài liệu và thông tin của các nhân có trong tổ chức, xác định các quy trình kỹ thuật số cần triển khai chữ ký số cá nhân, và đảm bảo rằng sự triển khai này tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Tổ chức cần huấn luyện và hướng dẫn nhân viên về việc sử dụng chữ ký số cá nhân
Sau đó, tổ chức cần thực hiện quá trình đăng ký chữ ký số cá nhân cho từng nhân viên. Điều này đòi hỏi việc thu thập thông tin cá nhân cần thiết từ mỗi nhân viên và tạo ra một chữ ký số duy nhất cho họ.
Quá trình này có thể bao gồm xác minh danh tính, tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật cho mỗi nhân viên, và lưu trữ thông tin chữ ký số cá nhân một cách an toàn và riêng tư.
Tiếp theo, tổ chức cần huấn luyện và hướng dẫn nhân viên về việc sử dụng chữ ký số cá nhân. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng nhân viên hiểu cách tạo và sử dụng chữ ký số cá nhân, quy trình xác thực và bảo mật dữ liệu, và tuân thủ các quy tắc và quy định liên quan.
Cuối cùng, tổ chức cần tiến hành việc triển khai chữ ký số cá nhân trong tổ chức theo các quy trình kỹ thuật số và quản lý dữ liệu. Điều này bao gồm việc tích hợp chữ ký số cá nhân vào các hệ thống và ứng dụng quan trọng, như mail, hệ thống quản lý tài liệu, hoặc các giao dịch điện tử.
Tổ chức cần đảm bảo rằng chữ ký số cá nhân được sử dụng một cách đúng đắn và bảo mật trong các quy trình này.
Quy định của pháp luật với chữ ký cá nhân trong tổ chức
Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì:
Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
Như vậy, pháp luật đã công nhận và chấp nhận chữ ký số cá nhân như một phương tiện pháp lý trong các giao dịch điện tử. Các quy định này thường xác định rõ ràng về vai trò, giá trị và hiệu lực của chữ ký số cá nhân và công nhận nó như một hình thức xác nhận nguyên bản và chứng minh quyền hạn của người ký.
Pháp luật cũng quy định về việc xác thực và kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số cá nhân trong tổ chức. Các quy định này thường yêu cầu việc sử dụng các phương pháp mật mã và công nghệ xác thực để đảm bảo tính toàn vẹn và không thể giả mạo của chữ ký số cá nhân. Đồng thời, pháp luật cũng quy định về việc xác định và xử lý các trường hợp vi phạm hoặc lạm dụng chữ ký số cá nhân.
Các quy định này yêu cầu việc lưu trữ và bảo mật chữ ký số cá nhân một cách an toàn và riêng tư, đảm bảo rằng thông tin không bị truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích.
FastCA – Đơn vị cung cấp chữ ký số cá nhân uy tín
Chữ ký số dành cho CBNV được cung cấp bởi Nhà cung cấp chữ ký số công cộng FastCA đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật giao dịch điện tử về chữ ký số, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BTTT. Đồng thời với đội ngũ tư vấn và hỗ trợ nhiệt huyết, tận tình giúp mang lại cho người dùng trải nghiệm hài lòng về tốc độ phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp cũng như các tiện ích trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ chữ ký số.
